TL;DR
- Ausgabenmanagement umfasst die End-to-End-Verwaltung von Unternehmensausgaben – von Analyse, Beschaffung und Verträgen bis zu Lieferantenmanagement und Compliance.
- Warum es wichtig ist: Bessere Transparenz, Kostenoptimierung, Risikominimierung und strategische Lieferantenpartnerschaften.
- Herausforderungen: Unstrukturierte Daten, Tail Spend, manuelle Prozesse, ungenaue Klassifizierung, ineffiziente Transaktionen.
- Best Practices: Zentrale Spend-Management-Software, Automatisierung, kontinuierliches Monitoring, standardisierte Prozesse und datenbasierte Entscheidungen.
- Zukunft mit KI: KI, NLP und Deep Learning transformieren das Ausgabenmanagement – mit präziser Klassifizierung, intelligenter Analyse und Echtzeit-Einblicken für strategische Entscheidungen.
Was ist Ausgabenmanagement?
Das Ausgabenmanagement im Zusammenhang mit der Beschaffung bezieht sich auf die End-to-End-Verwaltung der Ausgaben einer Organisation. Es umfasst die Prozesse, Methoden und Tools, die verwendet werden, um das Geld zu verwalten, zu kontrollieren und zu optimieren, das ein Unternehmen ausgibt.
Zu den wichtigsten Komponenten des Ausgabenmanagements gehören:
Ausgabenanalyse: Identifizieren Sie die Ausgabendaten des Unternehmens, um die Geldallokation zu verstehen, Trends zu analysieren und Kosteneinsparungsmöglichkeiten aufzudecken.
Lesen Sie unseren Blog auf: Umfassender Leitfaden zur Ausgabenanalyse
Strategische Beschaffung: Erstellen Sie Strategien, die Kosten, Qualität und Risiko in Einklang bringen, einschließlich Lieferantenauswahl und -verhandlung.
Weitere Informationen finden Sie unter: Umfassender Leitfaden für strategisches Sourcing
Beschaffungsprozessmanagement: Optimieren Sie den Beschaffungsprozess von der Anforderung bis zur Zahlung, stellen Sie Compliance, Effizienz und Genauigkeit sicher.
Vertragsmanagement: Verwalten Sie Verträge effektiv, um günstige Bedingungen, Compliance und Lieferantenleistung zu gewährleisten.
Hier ist der ultimative Leitfaden für das Vertragsmanagement: Vorteile und Best Practices
Lieferantenmanagement: Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Lieferanten, Leistungsbewertung sowie Bewertung und Minderung von Lieferantenrisiken.
Entdecken Sie Lieferantenmanagement – Vorteile, Prozesse und Best Practices
Budgetierung und Planung: Richten Sie die Beschaffungsaktivitäten an den allgemeinen finanziellen Zielen und Budgetbeschränkungen des Unternehmens aus.
Einhaltung von Richtlinien: Stellen Sie sicher, dass die Beschaffungsaktivitäten mit internen Richtlinien und externen Vorschriften konform sind.
Häufige Herausforderungen und Schwerpunkte des Ausgabenmanagements
Intelligentes Ausgabenmanagement ist für Beschaffungsteams von entscheidender Bedeutung. Wir versuchen, die primären Schwerpunktbereiche abzudecken, die für Kostenoptimierungsstrategien von zentraler Bedeutung sind, und sie mit den Problemstellungen zu verknüpfen, die dazu beitragen, die Herausforderungen und Schwerpunktbereiche für Verbesserungen miteinander in Beziehung zu setzen.
1.Eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben für mehr TransparenzProblemaussage: Ohne eine einheitliche Sicht auf die Ausgabendaten können Beschaffungsteams
Schwierigkeiten haben Sie, Ausgaben effektiv zu verfolgen und zu verwalten.
Unterschiedliche Datenquellen und -systeme führen oft zu einer gestörten Transparenz.
Es ist schwierig, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und die Einhaltung von Vorschriften durchzusetzen.
Schwerpunkt: Der Fokus sollte auf der Implementierung einer integrierten Ausgabenmanagementlösung liegen , die Daten aus verschiedenen Quellen konsolidiert. Die einheitliche Kostenoptimierung erhöht die Transparenz und ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und strategische Planung.
Auswirkungen: Unternehmen mit einer integrierten Spend-Management-Lösung berichten von einer Effizienzsteigerung von bis zu 25 % bei der Verfolgung und Verwaltung von Ausgaben (Quelle: Gartner, “Spend Management Trends and Benchmarks”).
2. Tail Spend ManagementProblemstellung: Tail Spends decken einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ab, gehen jedoch oft
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- Tail Spend wird nicht verwaltet, da es wirklich einen geringen Wert hat.
- Die Aufsicht über die Tail-Ausgaben kann zu unkontrollierten und ineffizienten Ausgaben führen.
Schwerpunkt: Nutzen Sie fortschrittliche Analyse- und Konsolidierungsstrategien, um sich auf das Tail-Spend-Management zu konzentrieren. Identifizieren und verwalten Sie kleinere, weniger häufige Transaktionen, um sicherzustellen, dass sie mit den Beschaffungsstrategien des Unternehmens übereinstimmen.
Auswirkung: Die Tail-Ausgaben machen etwa 20 % der gesamten Beschaffungsausgaben aus. Aber in den meisten Unternehmen wird es oft unterverwaltet (Quelle: The Hackett Group, “Procurement Key Issues Study”).
Lesen Sie unseren Blog über: Navigieren Sie durch die Effizienz mit Tail Spend Management-Lösungen
3. Einblick in unstrukturierte Daten Problemstellung: Für größere Unternehmen, wenn die
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- Große Mengen an Beschaffungsdaten sind oft unstrukturiert und nicht leicht zu quantifizieren, wie z. B. E-Mails, Verträge oder Lieferantenkommunikation.
- Es ist schwierig, sie zu analysieren und umsetzbare Erkenntnisse abzuleiten.
Schwerpunkt: Unstrukturierte Daten können durch den Einsatz von KI- und maschinellen Lerntechnologien zur Transformation in strukturierte Erkenntnisse umgewandelt werden. Eine höhere Transparenz unstrukturierter Daten trägt zu einer besseren Risikobewertung, Compliance-Überwachung und Identifizierung von Chancen bei.
Auswirkungen: 80 % der Beschaffungsdaten in großen Unternehmen sind unstrukturiert, was eine Herausforderung bei der Analyse und Einhaltung von Vorschriften darstellt.
4. Sicherstellung der Genauigkeit bei der AusgabenklassifizierungProblemstellung: Die Ausgabenklassifizierung ist ein kritisches Teil des Puzzles zur Kostenoptimierung.
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- Eine ungenaue Klassifizierung kann zu falsch informierten Entscheidungen, Compliance-Risiken und verpassten Einsparmöglichkeiten führen.
- Der Umfang der Transaktionen kann bei einer manuellen Einrichtung zu Ungenauigkeiten führen.
Schwerpunkt: Das Ausgabendatenmanagement erfordert die Implementierung fortschrittlicher Klassifizierungstools und -technologien. Diese Genauigkeit ist für eine effektive Budgetierung, Prognose und Ausgabenanalyse von entscheidender Bedeutung.
Auswirkungen: Unternehmen, die fortschrittliche Klassifizierungstools implementieren, haben eine Verbesserung der Budgetgenauigkeit um 30 % festgestellt.
5. Reduzierung des manuellen Aufwands und FTE Problemstellung:
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- Manuelle Beschaffungsprozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und ineffizient.
- Erfordert die Beteiligung von Vollzeitmitarbeitern (FTE), was die Betriebskosten erhöht.
Schwerpunkt: Automatisierung routinemäßiger Beschaffungsaufgaben, um den manuellen Aufwand und die Abhängigkeit von FTEs zu reduzieren. Die Automatisierung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern ermöglicht es den Beschaffungsteams auch, sich auf strategische Aktivitäten zu konzentrieren.
Auswirkungen: Die Automatisierung in der Beschaffung reduziert 40 % der manuellen Aufgaben und senkt damit die Betriebskosten erheblich.
6. Klassifizierung von Transaktionen mit geringem Wert und hohem Volumen Lieferantenproblemstellung:
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- Verwaltung zahlreicher Transaktionen mit geringem Wert und hohem Volumen
- Prozessineffizienzen und erhöhte Transaktionskosten.
Schwerpunktbereich: Um die Kosten zu rationalisieren und zu optimieren, sollte der Schwerpunkt auf den Transaktionen mit geringem Wert liegen. Gehen Sie strategisch mit Lieferanten mit großen Stückzahlen um, um Prozesseffizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen.
Auswirkungen: Die Rationalisierung des Managements von Transaktionen mit hohem Volumen kann zu Kosteneinsparungen von 15 % bei der Beschaffung führen.
Wie man das Ausgabenmanagement für das Beschaffungsteam in die Praxis umsetzt
Die Umsetzung der Kostenoptimierung im Einkauf sollte einen strengen Prozess durchlaufen. Beschaffungsteams können dies in 5 wichtigen Schritten tun:
- Integration der Ausgabenmanagement-SoftwareZiel dieses Schritts sollte es sein, die Erfassung von Ausgabendaten zu zentralisieren und zu automatisieren, um Echtzeit-Transparenz und eine strengere Kontrolle über die Unternehmensausgaben zu ermöglichen.Wichtigste Maßnahme:
- Wählen Sie ein umfassendes Ausgabenmanagementsystem aus und setzen Sie es ein.
- Die Plattform sollte eine nahtlose Integration in bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Beschaffungssysteme ermöglichen.
- Durchführung einer umfassenden AusgabenanalyseZiel dieses Schritts sollte es sein, ein klares Verständnis der Ausgabenmuster zu erlangen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren und die Bereiche für Prozessverbesserungen aufzuzeigen.Wichtigste Maßnahme:
- Führen Sie eine detaillierte Analyse aller Ausgabendaten durch und kategorisieren Sie die Ausgaben.
- Identifizieren Sie die wichtigsten Ausgabenbereiche.
- Standardisierung von Beschaffungsprozessen und -richtlinien Ziel dieses Schritts sollte es sein, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Beschaffungsaktivitäten zu rationalisieren und unnötige Ausgaben zu minimieren.Wichtigste Maßnahme:
- Entwickeln Sie standardisierte Beschaffungsprozesse.
- Setzen Sie klare Richtlinien im gesamten Unternehmen durch
- Implementieren Sie eine kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung Dieser Schritt sollte sich darauf konzentrieren, ein proaktives Ausgabenmanagement, eine schnelle Identifizierung von Unregelmäßigkeiten und eine datengestützte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.Wichtigste Maßnahme:
- Nutzen Sie das Ausgabenmanagementsystem für die laufende Überwachung von Ausgabenmustern, die Einhaltung
- Politik und Leistung im Vergleich zu den Budgets.
- Fokus auf Lieferantenmanagement und -optimierung Die Lieferantenbindung kann oft abgelenkt werden, aber dieser Schritt wird Ihnen helfen, die Lieferantenausgaben zu optimieren, Risiken zu reduzieren und strategische Lieferantenpartnerschaften zu fördern, die zur Kosteneffizienz und Wertschöpfung beitragen.Wichtigste Maßnahme:
- Bewerten und rationalisieren Sie die Lieferantenbasis, verhandeln Sie günstige Konditionen.
- Implementieren Sie effiziente Praktiken für das Lieferantenbeziehungsmanagement.
Kategorie Spend vs. Tail Spend Management
Während sich das Category Spend Management auf hochwertige, strategische Ausgaben konzentriert, befasst sich das Tail Spend Management mit kleineren, oft übersehenen Transaktionen. Daher ist es wichtig, den Elefanten im Raum anzusprechen.
Kategorie Ausgabenmanagement
Category Spend Management umfasst die Verwaltung und Optimierung der Ausgaben in bestimmten Kategorien von Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen regelmäßig kauft. Diese Kategorien sind oft die großen Posten, die einen größeren Einfluss auf das Geschäft haben.
Hauptmerkmale:
Strategische Ausrichtung:
Das Category Spend Management umfasst strategische Ausgabenkategorien, die für den Geschäftsbetrieb von entscheidender Bedeutung sind und ein Unternehmen zum Stillstand bringen können.
- Hoher Wert und Wirkung: Wie bereits erwähnt, handelt es sich um hochpreisige Käufe, die die Kostenstruktur und die betriebliche Effizienz des Unternehmens erheblich beeinflussen.
- Lieferantenbeziehungen: Konzentriert sich auf die Einbindung von Lieferanten auf strategischer Ebene für langfristige Verträge.
- Verhandlungen und Verträge: Da es sich bei diesen Kategorien um wiederkehrende Kategorien handelt, beinhaltet das Ausgabenmanagement die Aushandlung von Verträgen und Bedingungen für bessere Preise und Bedingungen.
Tail-Ausgaben-Management
Die kleineren Ausgaben, die Sie in einem Lebensmittelgeschäft tätigen, um in letzter Minute etwas zu kaufen und zu vergessen, das ist Tail Spend Management. Es bezieht sich im Wesentlichen auf die Abwicklung kleinerer, oft ad-hoc oder nicht-strategischer Einkäufe, die einzeln einen geringen Wert haben, aber kumulativ einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ausmachen können.
Hauptmerkmale:
- Nicht-strategische Käufe: Das Tail-Spend-Management kann die Verwaltung von Einkäufen mit geringerem Wert umfassen, die nicht zu den wichtigsten strategischen Ausgabenkategorien gehören.
- Fragmentiert und vielfältig: Umfasst viele kleine Transaktionen, oft mit einer Vielzahl von Lieferanten.
- Geringerer individueller Wert: Einzelne Einkäufe sind von geringem Wert, aber zusammen können sie einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben ausmachen.
- Herausforderungen bei der Aufsicht und Kontrolle: Diese Ausgaben können aufgrund des hohen Volumens und des geringen individuellen Werts oft unterverwaltet werden, was eine Herausforderung für die Aufsicht und Kontrolle darstellt.
Verfolgen Sie einen synergetischen Ansatz für das Ausgabenmanagement
- Ganzheitliche Ausgabentransparenz: Sowohl das Kategorie- als auch das Tail-Ausgabenmanagement erfordern eine gute Transparenz der Ausgabenmuster für ein effektives Management.
- Komplementäre Strategien: Strategien in einem Bereich können die Praktiken im anderen Bereich beeinflussen und verbessern. Erkenntnisse aus dem Category Spend Management können beispielsweise dabei helfen, Ansätze für das Tail Spend Management anzupassen.
- Optimierte Beschaffungsfunktion: Das Ausgabenmanagement umfasst ein effektives Management sowohl der Kategorie- als auch der Tail-Ausgaben für eine vollständig optimierte Beschaffungsfunktion, die sicherstellt, dass kein Aspekt der Ausgaben vernachlässigt wird.
Vorteile von KI-gestütztem Ausgabenmanagement
Die Beschaffungspraktiken haben sich von einer reinen Automatisierung zu integrierten Ausgabenmanagement-Tools mit künstlicher Intelligenz (KI) entwickelt. Dieser moderne Ansatz bietet mehrere entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden. Schauen wir uns die Vorteile an:
- Erweiterte Ausgabenanalyse mit Natural Language Processing (NLP)
- Intuitive Dateninteraktion: KI-gestützte Ausgabenmanagement-Tools mit NLP-Funktionen ermöglichen es Geschäftsanwendern, Ausgabenanalysen mithilfe von Konversationsabfragen durchzuführen. Dies fördert die Akzeptanz dieser Tools und hilft bei der Demokratisierung von Daten.
- Effiziente Datenverarbeitung: NLP vereinfacht die Analyse unstrukturierter Daten, denken Sie daran, dass textliche Verträge und Rechnungen automatisch gelesen werden, um schnellere und genaue Einblicke zu ermöglichen.
- Direkte Datenintegration aus Backend-Systemen
- Nahtloser Datenzugriff: KI-gestützte Ausgabenmanagement-Tools können Daten direkt aus verschiedenen Backend-Systemen abrufen und bieten so eine stärker integrierte Echtzeitansicht der Ausgabendaten.
- Eliminierung der manuellen Datenaggregation: Dies reduziert automatisch die Abhängigkeit von manuellen Prozessen, minimiert Fehler und spart Zeit.
- Verbesserte Genauigkeit durch KI und Deep-Learning-Klassifizierung
- Präzision bei der Ausgabenkategorisierung: Eine effektive Ausgabenanalyse kann nur mit einer genauen Ausgabenklassifizierung durchgeführt werden. Die KI-gestützten Ausgabenmanagement-Tools, die Deep Learning nutzen, um dies zu ermöglichen.
- Anpassung und Lernen: Diese Plattformen sind so konzipiert, dass sie kontinuierlich aus neuen Daten lernen, die Klassifizierungsgenauigkeit verbessern und sich gleichzeitig schnell an sich ändernde Ausgabenmuster im Laufe der Zeit anpassen.
- Nutzung umfangreicher Wissensdatenbanken
- Umfassende Dateneinblicke: Auf KI basierende Ausgabenmanagement-Tools nutzen eine umfangreiche Wissensdatenbank, die aus der Analyse umfangreicher Ausgabendaten entwickelt wurde, was zu viel umfassenderen Erkenntnissen führt.
- Benchmarking und Trendanalyse: Aufgrund des Zugriffs auf diese umfangreichen Datenbanken sind KI-gestützte Ausgabenmanagement-Tools in der Lage, ein hocheffektives Benchmarking mit Branchenstandards durchzuführen.
- Kontinuierliche Verifizierung und Überprüfung der Datengültigkeit
- Sicherstellung der Datenintegrität: Obwohl wir alle im Laufe der Jahre viel Vertrauen in KI gewonnen haben, sollten Unternehmen dennoch sicherstellen, dass regelmäßige Überprüfungen und Validierungen durch Experten die Wirksamkeit und Gültigkeit der Daten sicherstellen und hohe Standards für die Datenqualität und -zuverlässigkeit aufrechterhalten.
- Vertrauen in die Entscheidungsfindung: Genaue und validierte Ausgabendaten stärken das Vertrauen in strategische Entscheidungen, die auf der Grundlage der Ausgabenanalyse getroffen werden.
Lesen Sie unseren Blog über: Wie automatisierte Ausgabenanalyse Beschaffungsstrategien revolutioniert
Das KI-gestützte Ausgabenmanagement hat den Beschaffungsbereich komplett weiterentwickelt und bietet erhebliche Verbesserungen bei der Datenverarbeitung, -analyse und -entscheidungsfindung. Es ist ein deutlicher Fortschritt gegenüber der Art und Weise, wie die Dinge im Einkauf traditionell mit viel Struktur und Automatisierung gehandhabt wurden. Die Kombination aus KI, NLP und Deep Learning in intelligenten Ausgabenmanagement-Tools ermöglicht es Unternehmen, Kosteneinsparungen bei Kategorie- und Tail-Ausgaben zu erzielen.
Zycus bietet erstklassige Ansätze für Ausgabenmanagement und Kostenoptimierung, die auf KI und maschinellem Lernen basieren. Zycus hat eine Methodik entwickelt, die in der Lage ist, unstrukturierte Daten durch fortschrittliche selbstlernende Datenmodelle zu analysieren, die auf der Grundlage neuronaler Technologien basieren. Die Methodik umfasst Folgendes:
MERLIN A.I. : GLOBALES AUSGABEN-LERNMODELL
Umfasst linguistische Datenmodelle aus der Branche, die mit KI+ML-basierten statistischen Algorithmen erstellt wurden
ZYCUS LIEFERANTEN-REPOSITORY
Repository von Lieferanten, die ihren Geschäftsbereich und ihre Kategorie gemäß der UNSPSC-Kategoriebaumstruktur enthalten
Das Global Spend Learning Model und das Zycus Supplier Repository können in Verbindung mit dem Know-how von Zycus die Ausgabenklassifizierung erweitern, um sie intuitiver und genauer zu gestalten. In Kombination können diese die dringenden Anforderungen im Zusammenhang mit dem Ausgabenmanagement lösen.
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Häufig gestellte Fragen
Frage 1: Was versteht man unter Ausgabenmanagement?
Ausgabenmanagement ist die systematische Verwaltung und Optimierung aller Unternehmensausgaben. Es umfasst Analyse, Beschaffung, Verträge, Lieferantenmanagement und Compliance, um Kosten zu kontrollieren und Effizienz zu steigern.
Frage 2: Warum ist Ausgabenmanagement für Unternehmen wichtig?
Es hilft, Transparenz über Ausgaben zu schaffen, Einsparmöglichkeiten zu identifizieren, Risiken zu minimieren, die Budgetgenauigkeit zu verbessern und die Compliance sicherzustellen.
Frage 3: Was sind die größten Herausforderungen im Ausgabenmanagement?
Häufige Probleme sind unstrukturierte Daten, ineffiziente Tail-Spend-Transaktionen, manuelle Prozesse, ungenaue Klassifizierung und fragmentierte Systeme.
Frage 4: Was ist Tail Spend Management?
Tail Spend Management bezieht sich auf die Verwaltung kleiner, oft unkontrollierter Ausgaben, die zusammen einen erheblichen Anteil an den Gesamtausgaben ausmachen. Richtig gemanagt, kann es erhebliche Einsparungen bringen.
Frage 5: Wie unterstützt KI das Ausgabenmanagement?
KI-Technologien wie Natural Language Processing (NLP) und Deep Learning ermöglichen präzisere Klassifizierung, Analyse unstrukturierter Daten, Echtzeit-Einblicke und eine höhere Automatisierung.
Frage 6: Was ist der Unterschied zwischen Category Spend und Tail Spend Management?
Category Spend Management konzentriert sich auf strategische, hochvolumige Ausgaben mit großem Geschäftseinfluss. Tail Spend Management adressiert kleinere, verstreute Ausgaben, die meist unkontrolliert bleiben.
Frage 7: Welche Best Practices verbessern das Ausgabenmanagement?
Einsatz integrierter Software, kontinuierliche Datenüberwachung, Standardisierung von Prozessen, Automatisierung manueller Aufgaben sowie ein fokussiertes Lieferantenmanagement.
Frage 8: Welche Vorteile bietet KI-gestütztes Ausgabenmanagement?
Es verbessert die Datenqualität, reduziert manuelle Aufwände, ermöglicht genauere Prognosen, stärkt Lieferantenbeziehungen und schafft Kosteneinsparungen von bis zu 25–40 %.
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