Als Beschaffungsprofi sind Sie schon oft auf Ausreißer-Ausgaben gestoßen. Was meinen Sie über diese Ausgaben? Warum halten Sie diese Ausgaben für Ausreißer-Ausgaben und was sind die Kriterien zur Einstufung einer bestimmten Kategorie von Ausgaben als Ausreißer?
Dieser Beitrag enthält Informationen über Samuel Augustus Maverick, der in den 1800er Jahren, nachdem er Jura studiert hatte, als prominenter Landbaron und Politiker arbeitete und zum Bürgermeister der Stadt San Antonio in Texas ernannt wurde.
Als Rückzahlung bot einer seiner Schuldner Maverick 400 Rinder an, statt des Geldes, das er dem Schuldner geliehen hatte. Maverick nahm das Angebot, wenn auch widerwillig, an. Er machte sich jedoch nie die Mühe, seine Herde zu kennzeichnen, um seine Eigentumsrechte diesbezüglich durchzusetzen, wie es damals bei den anderen Viehzüchtern üblich war.
Als die Rinder anfingen, sich zu vermehren, stieg ihre Zahl natürlich. Aber weil es keine Kennzeichnung gab, waren die anderen Viehzüchter verwirrt darüber, wer welches Vieh besaß. Im umgangssprachlichen Zusammenhang wurde in Amerika diese Eigenschaft, das eigene Vermögen nicht zu kennzeichnen, als “Maverick” bezeichnet, was wörtlich übersetzt “Rinder ohne Etikett” bedeutet.
Samuel Maverick hatte schon gültigen Grund dafür, sich nicht um die Kennzeichnung seiner Rinder zu kümmern, da er der Meinung war, dass der Prozess des Aufdrucks des Eigentumsetiketts auf die Rinderhaut für das Tier sehr schmerzhaft wäre. Welchen Grund haben Sie jedoch in Ihrer Unternehmensorganisation, nicht über die Ausreißer-Ausgaben bei der Beschaffung Buch zu führen?
Ausreißer-Ausgaben: Was dies bei der Beschaffung bedeutet
In einfachen Worten ausgedrückt, beziehen sich die Ausreißer-Ausgaben auf den Kauf von Waren/Dienstleistungen von Lieferanten, die über die vorher festgelegte Beschaffungspolitik eines Unternehmens hinausgehen. In diesem Fall profitiert ein Unternehmen nicht von der Glaubwürdigkeit und den Rabatten der Lieferanten. Stattdessen wird die Lieferantenbeziehung des Unternehmens aufgrund unmoralischer geschäftlichen Handlungen stark beeinträchtigt.
Fünf Möglichkeiten, Ausreißer-Ausgaben zu beherrschen
Sichtbarkeit der Ausgaben
Fehler treten bei geringer Sichtbarkeit eines Prozesses auf. Sie können die Ausreißer-Ausgaben durch größere Sichtbarkeit der Ausgaben effektiv beherrschen. Sicherstellung der Sichtbarkeit von Ausgaben ist der erste Schritt um zu verhindern, dass die Ausgaben zu Ausreißer-Ausgaben werden. Die Vorstellung davon, welche Kosten Ausreißer-Ausgaben bei einem Unternehmen verursachen und in welchen Bereichen solche Ausgaben überhand nehmen, kann uns helfen, die Situation in den Griff zu bekommen. Eine Ausgabenanalyseprüfung kann uns dabei helfen, Schlupflöcher bei den verschiedenen Ausgabendatenkategorien zu identifizieren und anschließend den Maßnahmenplan zu erstellen, der umgesetzt werden muss, um die Ausreißer-Ausgaben in den Griff zu bekommen.
Schulung
Einer der Hauptfaktoren, der die Mitarbeiter dazu veranlasst, sich beim Einkauf von Waren/Dienstleistungen mit „Nicht-Beschaffungspraktiken“ zu begnügen, ist der Zeitaufwand aufgrund veralteter Technologie – eProcurement-Software, die einschüchternd, langweilig und nicht benutzerfreundlich ist. Sie wissen auch nicht, welche Kosten mit der Rechnungs- und Zahlungsabwicklung oder der Kostenerstattung verbunden sind. Hierbei müssen die Beschaffungsexperten die Mitarbeiter über den Beschaffungsprozess aufklären und, was noch wichtiger ist, warum sie sich an das bestehende Verfahren halten sollten. Regelmäßige Schulungen wird dazu beitragen, das gesamte Kaufverhalten des Unternehmens neu zu gestalten.
Technologie
Wie im vorigen Abschnitt beschrieben, weisen – wenn ein Unternehmen nicht über ein benutzerfreundliches eProcurement-System verfügt – reine Schulungssitzungen selten gute Ergebnisse vor, denn diese allein sind nicht genug wirksam. Um dieses Problem zu lösen, müssen wir nach einer einfach zu bedienenden eProcurement-Lösung suchen, die sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben umfasst und sich nahtlos in ein bestehendes Unternehmenressourcenplanungssystem (ERP) integrieren lässt. Wenn eine solche Lösung gefunden und umgesetzt wird, werden sich die Mitarbeiter nicht über mangelnde Informationen zum erforderlichen Zeitpunkt beschweren.
Geteilte Verantwortlichkeit
Es ist wichtig zu beachten, dass es zwar in der Verantwortung eines Beschaffungsprofis liegt, ein umfassendes Beschaffungsverfahren zu entwickeln, dass aber das Ausgabenmanagement eine geteilte Verantwortung ist, bei der sich jeder Einzelne innerhalb des Unternehmens der Ausgaben in seiner jeweiligen Abteilung bewusst sein sollte – Personen, die die Transaktionen durchführen, die Menge an der Beschaffung außerhalb des Lieferantennetzwerks usw. Wenn die Mitarbeiter über die verfügbaren Rabatte informiert sind, wird die Zahlung des vollen Preises an einen anderen Lieferanten verhindert.
Andere Maßnahmen
Hier sind drei zusätzliche Maßnahmen, um das Beherrschen der Ausreißer-Ausgaben sicherzustellen.
- Die Unternehmen sind dabei, die Verwendung von P-Karten schrittweise abzuschaffen, da solche Transaktionen schwer zu überwachen sind. Die Beschaffungsabteilung sollte eine Sitzung einberufen, um über diesen Aspekt zu entscheiden.
- Standardisierung des Onboarding-Verfahrens bei Lieferanten und Beschränkung des Zugangs zum wahllosen Einsteigen neuer Lieferanten.
- Anwendung einer C-Suite-Genehmigungsmetrik bei allen vertragsunabhängigen Ausgaben und Ausgaben außerhalb des Lieferantennetzwerks.
Was Samuel Maverick nicht interessiert hat, aber Sie müssen
Es dauerte nicht allzu lange, bis die texanischen Viehzüchter erraten konnten, warum Samuel Maverick zögerte, seine Rinder zu etikettieren, obwohl die Viehzüchter über ihre eigene Viehzahl verwirrt waren. Tatsächlich behauptete Maverick, dass sogar die Rinder ohne Kennzeichnungen automatisch als seinen eigenen Besitz angesehen werden können.
Aber im Beschaffungswesen können wir die Dinge nicht einfach auf sich beruhen lassen und Ausgaben nach Lust und Laune entstehen lassen. In der Tat ist es nicht nur Geld, das in diesem Fall zu einem Problem wird; Ausreißer-Ausgaben führen auch zum Verstoß vieler öffentlichen und staatlichen Vorschriften, was für das Unternehmen einen Verlust an Geld, Ansehen und Geschäften insgesamt bedeutet. Die in diesem Artikel beschriebenen Methoden sind daher die richtigen Methoden, mit denen ein Beschaffungsprofi die Herausforderungen, die Mitarbeiter während eines Einkaufsprogramms erleben, verfolgen und angehen kann.
