TL;DR
- Definition: eProcurement ist die elektronische Abwicklung des gesamten Beschaffungsprozesses über digitale Plattformen.
- Prozess: Von E-Informing über E-Sourcing, E-Vergabe und E-Auktionen bis hin zu E-Bestellung.
- Vorteile: Höhere Effizienz, Kosteneinsparungen, bessere Transparenz, Compliance, optimiertes Lieferantenmanagement und schnellere Genehmigungen.
- Herausforderungen: Technologieintegration, Stakeholder-Akzeptanz und Umstellung von manuellen Prozessen.
- Best Practices: Prozesse standardisieren, Automatisierung nutzen, Multi-Sourcing einführen, Transparenz erhöhen und langfristige Lieferantenbeziehungen aufbauen.
- Fazit: eProcurement ist ein strategischer Hebel für Unternehmen, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Was ist eProcurement?
Elektronische Beschaffung oder E-Procurement ist der Prozess, durch den eine Organisation das Internet oder Intranet nutzt, um die für ihren Betrieb erforderlichen Waren und Dienstleistungen zu erhalten. Die Beschaffungstools und Workflows, die diesen Einkaufsprozess ermöglichen, werden zusammenfassend als eProcurement-Software bezeichnet. Diese digitale Strategie optimiert und rationalisiert jeden Schritt des Kaufprozesses, indem ein vollständig elektronischer Workflow anstelle der herkömmlichen papierbasierten Verfahren verwendet wird.
eProcurement-Prozess
Ziel von eProcurement ist es, die Beschaffungsverfahren eines Unternehmens durch den Einsatz von Cloud-basierter Beschaffungssoftware zu standardisieren und zu rationalisieren. Dieser Übergang von manuellen Abläufen zu automatisierten Prozessen kann zu erheblichen Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen führen. Bisher zeitaufwändige Abläufe, wie z. B. die Suche nach Lieferanten für die Vertragsunterzeichnung oder die manuelle Berechnung der Einsparungen für das Jahr, können nun dank einer einzigen Plattform automatisiert werden. Cloud-basierte Software, die eine nahtlose Kommunikation zwischen zahlreichen Unternehmen und Prozessen ermöglicht, verbessert die Effektivität der Beschaffung.
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Der Kern der elektronischen Beschaffung ist das entscheidende Element des Lieferantenmanagements. Zwei wesentliche Bestandteile sind das Supplier Relationship Management und die Verwaltung von Lieferantendaten. Mit einer E-Procurement-Lösung können Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen besser verwalten, indem sie einen schnelleren Zugriff auf Lieferantendaten haben, die Leistung verfolgen und die Zusammenarbeit über eine einzige Plattform fördern können.
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Darüber hinaus eliminiert die automatisierte Lösung zeitaufwändige manuelle Vorgänge wie das manuelle Ausfüllen von Fragebögen für neue Lieferanten, wodurch der Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit Lieferantendaten verringert wird. Durch den Einsatz der Lieferantenmanagementfunktionen der E-Procurement-Lösung können Unternehmen Lieferantenbeziehungen ausbauen, die Lieferantenauswahl verbessern und die Einhaltung von Verträgen und Vereinbarungen sicherstellen, was die Wirksamkeit und den Erfolg der Beschaffung erhöht.
Arten von eProcurement
1. E-informing
Alle elektronischen Beschaffungsprozesse beinhalten die elektronische Information. E-Informing beinhaltet einen wechselseitigen Austausch vertraulicher Daten. Der Austausch findet innerhalb der Organisation zwischen internen und externen Parteien statt, wodurch das Unternehmen seine elektronischen Beschaffungsverfahren optimieren kann.
2. Elektronische Beschaffung
Das E-Sourcing, zu dem auch die Anforderungsspezifikation und das Sourcing gehören, ist die erste Stufe der elektronischen Beschaffung. Um Anbieter für die Bewertungsphase in die engere Wahl zu ziehen, müssen potenzielle Lieferanten entsprechend den Bedürfnissen des einkaufenden Unternehmens vorqualifiziert werden.
3. Elektronische Vergabe
Die elektronische Vergabe von Aufträgen begleitet die Ausschreibung und Bewertung. Dabei werden die in die engere Wahl gezogenen Anbieter um Informationen, Angebote und Angebote gebeten. Dies hilft der Organisation bei der Analyse und Bewertung der Lieferanten. Die Einkaufsorganisation setzt in diesem Schritt Technologien ein, um die Transparenz der Auswahl zu gewährleisten.
4. E-Auktion oder E-Rückversteigerung
Die E-Auktion, auch E-Reverse-Auktion genannt, ist mit der Auftragsvergabe und -bewertung verbunden. In dieser Phase verhandeln die beteiligten Parteien über den Preis und die Parameter des Vertrags. Die Beschaffungseinheit kauft die Waren oder Dienstleistungen nach Abschluss eines Vertrags vom Lieferanten.
Bei E-Auktionen konkurrieren zahlreiche Einkäufer, indem sie ihre Gebote für die Zusammenarbeit mit einem einzigen Lieferanten erhöhen. Bei der E-Reverse-Auktion unterbieten sich jedoch zahlreiche Anbieter, um einen Deal mit einem einzigen Käufer zu erhalten.
5. E-Bestellung
Die Phasen der Verhandlung und des Vertragsmanagements überschneiden sich mit der E-Bestellung. Anforderungen müssen erstellt, genehmigt und ausgeführt werden, bevor Bestellungen aufgegeben und Waren geliefert werden können. Erfüllte Bereitschaftsaufträge werden nun in einem digitalen Katalog erschlossen. Die Mitarbeiter haben jederzeit und überall Zugriff auf diesen Katalog und können Bestellungen aufgeben.
User Journey – Manuelle Beschaffung
In der manuellen Beschaffung bezieht sich die User Journey auf den Schritt-für-Schritt-Prozess, den ein Benutzer bei der Durchführung von Beschaffungsaktivitäten ohne den Einsatz eines automatisierten eProcurement-Systems befolgt. Dies kann Aktivitäten wie die Identifizierung von Bedürfnissen, die Beschaffung von Lieferanten, die Einholung von Angeboten und schließlich einen Kauf umfassen. Im Folgenden finden Sie eine typische User Journey bei der manuellen Beschaffung:
Es ist wichtig zu beachten, dass manuelle Beschaffungsprozesse zeitaufwändig, fehleranfällig und im Vergleich zum Einsatz automatisierter E-Procurement-Systeme ineffizient sein können. Viele Unternehmen sind auf automatisierte E-Procurement-Lösungen umgestiegen , um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und die Gesamteffizienz zu verbessern.
User Journey – E-Procurement
Die User Journey im automatisierten E-Procurement bezieht sich auf das sequentielle Verfahren, das ein Benutzer durchläuft, wenn er ein automatisiertes Beschaffungssystem zur Durchführung von Beschaffungsaufgaben verwendet. Bei diesem Ansatz werden Software oder Cloud-basierte Plattformen verwendet, um den Beschaffungsprozess digital zu rationalisieren und zu steuern. Nachfolgend finden Sie eine typische User Journey im automatisierten E-Procurement:
Automatisierte E-Procurement-Systeme haben viele Vorteile, darunter ein verbessertes Ausgabenmanagement, weniger manuelle Fehler, höhere Effizienz und eine erweiterte Transparenz der Beschaffungsaktivitäten. Der Beschaffungsprozess wurde durch diese Tools stark vereinfacht, was ihn für Unternehmen jeder Größe einfacher und produktiver macht.
Warum sollten Sie von der manuellen Beschaffung auf eProcurement umsteigen?
1. Effektives Datenmanagement
Ein effektives Datenmanagement ist im Rahmen von eProcurement von entscheidender Bedeutung. Unternehmen können Daten nutzen, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, was letztendlich ihr Endergebnis steigert, indem sie digitale Prozesse einführen.
Durch die elektronische Speicherung von Geschäftsdaten werden sie über verschiedene Systeme hinweg zugänglich, wodurch Datensilos aufgebrochen und nahtlose Beschaffungsvorgänge gefördert werden. Die Verfügbarkeit umfassender Datenmetriken ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu optimieren und Verzögerungen zu vermeiden.
2. Optimiertes Lieferantenmanagement
Der Übergang von manuellen Beschaffungsprozessen zu schlanken digitalen Methoden ist für ein dynamisches Lieferantenmanagement unerlässlich. Die manuelle Bearbeitung von sich wiederholenden Aufgaben, wie z. B. Lieferantenkommunikation und Genehmigungen, führt zu zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozessen.
Automatisierte Methoden rationalisieren diese sich wiederholenden Aufgaben und reduzieren Verzögerungen und Missverständnisse. Die Gesundheit der Unternehmen beider Parteien wird durch eine höhere Effizienz des Lieferantenmanagements begünstigt , da sie die Verbindungen zu den Anbietern fördert.
3. Minderung von Nichteinhaltung und rechtlichen Risiken
In Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften stellt die traditionelle papierbasierte Verarbeitung Unternehmen vor erhebliche Schwierigkeiten. Das Führen von Aufzeichnungen in Papierform kann die Prüfung erschweren, die Speicherung weniger effektiv machen und sie anfälliger für Schäden oder Verluste machen, was alle rechtliche Auswirkungen haben kann.
Die elektronische Datenspeicherung bietet eine sichere und robuste Lösung für das Risikomanagement. Unternehmen können Daten sicher auf passwortgeschützten Plattformen speichern und sichern, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal auf sensible Informationen zugreifen kann.
4. Mehr Transparenz
Die Beteiligung zahlreicher Stakeholder am eProcurement, wie z. B. Beschaffungsteams, Genehmiger, Finanzteams und Lieferanten, kann es schwierig machen, während des gesamten Verfahrens Offenheit zu wahren.
Durch die Bereitstellung von Informationen zu verschiedenen Beschaffungsphasen kann die eProcurement-Lösung dieses Problem jedoch lösen. Diese Plattformen ermöglichen eine bessere Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, indem sie Transparenz über Trends, Diskrepanzen und potenzielle Verbesserungsbereiche bieten.
Vorteile von eProcurement
- Effizienz: Durch den Wegfall papierbasierter Verfahren wird der Kaufprozess schneller und einfacher, wodurch manuelle Fehler und Verzögerungen verringert werden.
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Abläufen, die Aushandlung niedrigerer Preise mit Lieferanten und das Erkennen von Möglichkeiten für den Großeinkauf kann E-Procurement zu Kostensenkungen beitragen.
- Verbesserte Transparenz: Die elektronische Natur des E-Procurement bietet Echtzeit-Transparenz in den Beschaffungsprozess und ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und Überwachung von Bestellungen und Ausgaben.
- Verbesserte Compliance: Digitale Systeme können Beschaffungsrichtlinien durchsetzen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, wodurch das Risiko der Nichteinhaltung verringert wird.
- Lieferantenbeziehungsmanagement: E-Procurement erleichtert die Kommunikation mit Lieferanten, fördert stärkere Beziehungen und fördert eine effiziente Zusammenarbeit.
- Datengesteuerte Einblicke: Die von E-Procurement-Systemen generierten elektronischen Daten können analysiert werden, um Trends, Muster und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
- Schnellere Genehmigungen: Automatisierte Genehmigungsworkflows beschleunigen den Genehmigungsprozess, reduzieren Engpässe und beschleunigen den Beschaffungszyklus.
- Reduzierung der Maverick-Ausgaben: Implementieren Sie zentralisierte Beschaffungssysteme und -richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Einkäufe den genehmigten Kanälen entsprechen, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
- Verbesserung der Transaktionsgeschwindigkeit: Automatisierung und effiziente Workflows beschleunigen die Einkaufszyklen und ermöglichen eine schnellere Auftragsabwicklung und -lieferung.
- Aushandlung günstiger Verträge: Nutzen Sie Datenanalysen und Markteinblicke, um vorteilhafte Bedingungen, Preise und Konditionen zu sichern und die Beschaffungsergebnisse weiter zu optimieren.
- Minimierung betrügerischer Einkäufe: Implementieren Sie strenge Kontrollen und Verifizierungsprozesse, um das Risiko betrügerischer Käufe zu minimieren. Nutzen Sie fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen und prüfen Sie regelmäßig die Beschaffungsaktivitäten, um Compliance und Integrität zu gewährleisten.
Insgesamt bietet E-Procurement einen modernen und effizienten Ansatz für den Erwerb von Waren und Dienstleistungen, der es Unternehmen ermöglicht, ihre Einkaufspraktiken zu optimieren, die Kosteneffizienz zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt zu erzielen.
Beispiele für eProcurement-Funktionen
- Vendor Onboarding – der Prozess, bei dem ein Unternehmen Fragebögen an mehrere Anbieter verteilt, um Daten zu sammeln.
- Ausgabenanalyse – das E-Procurement-System zeichnet alle Transaktionen auf. Unternehmen können diese Informationen nutzen, um zukünftige Kaufentscheidungen zu verbessern.
- Online-Informationsanfrage – Unternehmen können eine E-Procurement-Plattform nutzen , um Angebote einzuholen und Vertragsbedingungen auszuhandeln.
- Online-Marktforschung – Die E-Procurement-Plattform ermöglicht es dem Unternehmen, verschiedene Anbieter einfach zu identifizieren und zu vergleichen. Es kann auch mögliche Bewerber in die engere Wahl ziehen, abhängig von den von Ihnen gewählten Kriterien.
- Papierkram – Es gibt keinen Papierkram, da alle Transaktionen online stattfinden. Die Transaktion ist schneller und weniger anfällig für menschliche Fehler.
Einkauf vs. Beschaffung
Einkauf: Ein bestimmter Teil der Beschaffung, der sich auf den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen von Lieferanten konzentriert.
Beschaffung: Der Prozess des Erwerbs von Waren oder Dienstleistungen, die für den Betrieb eines Unternehmens benötigt werden. Es geht um die Planung, Beschaffung und Verwaltung von Lieferanten.
Umfang:
Einkauf: Konzentriert sich auf den eigentlichen Kauf von Waren oder Dienstleistungen auf der Grundlage vordefinierter Anforderungen.
Beschaffung: Deckt den gesamten Prozess ab, einschließlich der Identifizierung von Bedürfnissen, der Auswahl von Lieferanten, der Aushandlung von Verträgen und der Verwaltung von Beziehungen.
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Langfristig vs. kurzfristig:
Einkauf: Konzentriert sich auf den unmittelbaren Bedarf, um Waren oder Dienstleistungen zum besten Preis und in der besten Qualität für den sofortigen Gebrauch zu erhalten.
Beschaffung: Verfolgt einen strategischen Ansatz unter Berücksichtigung langfristiger Ziele und Lieferantenpartnerschaften, um im Laufe der Zeit einen Mehrwert zu schaffen und die Kosten zu optimieren.
Beziehungen:
Einkauf: Befasst sich in erster Linie damit, die besten Angebote für bestimmte Einkäufe zu finden und zu sichern.
Beschaffung: Ziel ist es, starke Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen, um zuverlässige und nachhaltige Quellen für Waren oder Dienstleistungen zu gewährleisten.
Verwicklung:
Einkauf: Wird in der Regel vom Beschaffungsteam oder einer bestimmten Einkaufsabteilung abgewickelt.
Beschaffung: Bezieht mehrere Abteilungen und Stakeholder im gesamten Unternehmen in die Entscheidungsfindung und strategische Planung ein.
Entscheidungsfindung:
Einkauf: Konzentriert sich auf taktische Entscheidungen im Zusammenhang mit einzelnen Einkäufen auf der Grundlage vordefinierter Kriterien.
Beschaffung: Umfasst strategische Entscheidungen über die Lieferantenauswahl, die Vertragslaufzeiten und das Risikomanagement.
Brennpunkt:
Einkauf: Betont den kosteneffizienten Einkauf und die rechtzeitige Erfüllung des unmittelbaren Bedarfs.
Beschaffung: Legt den Schwerpunkt auf die Gesamtkostenoptimierung, die Lieferantenleistung und die Ausrichtung an den Unternehmenszielen.
Herausforderungen im eProcurement
E-Procurement bietet zwar erhebliche Vorteile, bringt aber auch mehrere Herausforderungen mit sich, wie z. B.:
1. Das System verstehen:
Viele Einkäufer und Lieferanten sind mit eProcurement-Systemen nicht vertraut, was zu Verwirrung und Verzögerungen führen kann.
2. Zustimmung der Stakeholder:
Es ist von entscheidender Bedeutung, alle internen und externen Stakeholder in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten.
3. Technologie-Integration:
Unternehmen müssen eine nahtlose Integration in bestehende Systeme sicherstellen, was aufgrund unterschiedlicher Standards und häufiger technologischer Änderungen eine Herausforderung darstellen kann.
4. Hürden bei der Umsetzung:
Fehler in der Ersteinrichtungsphase können zu Verzögerungen und Ineffizienzen führen. Daher ist eine gründliche Planung und Ausführung für eine erfolgreiche Umsetzung notwendig.
Best Practices im eProcurement
Klare Definition von Zielen: Formulieren Sie die Ziele Ihrer E-Procurement-Initiative. Richten Sie sie an der gesamten Geschäftsstrategie aus, um eine fokussierte und effektive Umsetzung zu gewährleisten.
- Prozesse standardisieren: Etablieren Sie standardisierte Beschaffungsprozesse im gesamten Unternehmen. Definieren Sie klare Richtlinien, um Konsistenz und Effizienz bei den Beschaffungsaktivitäten zu gewährleisten.
- Transparenz: Fördern Sie einen transparenten Beschaffungsprozess, indem Sie Transparenz über den gesamten Beschaffungslebenszyklus bieten. Kommunizieren Sie Anforderungen, Kriterien und Entscheidungsprozesse an alle beteiligten Stakeholder.
- Automatisierung: Nutzen Sie Technologie, um E-Procurement-Prozesse zu automatisieren. Implementieren Sie eProcurement-Systeme und Beschaffungstools, die Arbeitsabläufe rationalisieren, Genehmigungen automatisieren und sich für einen nahtlosen Datenaustausch in andere Systeme integrieren lassen.
- Datengesteuerte Bestandsentscheidungen: Nutzen Sie Datenanalysen, um fundierte Bestandsentscheidungen zu treffen. Analysieren Sie historische Daten, Nachfrageprognosen und Markttrends, um Lagerbestände zu optimieren, Fehlbestände zu reduzieren und die Gesamtleistung der Lieferkette zu verbessern.
- Multi-Sourcing-Strategie: Implementieren Sie eine Multi-Sourcing-Strategie, um Lieferanten zu diversifizieren und Risiken zu mindern. Identifizieren Sie alternative Quellen für kritische Güter oder Dienstleistungen, um die Kontinuität der Versorgung auch bei Störungen oder Änderungen der Marktbedingungen zu gewährleisten.
- Langfristige Lieferantenbeziehungen: Pflegen Sie langfristige Beziehungen zu strategischen Lieferanten. Investieren Sie in den Aufbau starker Partnerschaften, die Zusammenarbeit bei der kontinuierlichen Verbesserung und die gemeinsame Erkundung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten.
- Schulung des Beschaffungspersonals: Bieten Sie regelmäßige Schulungen und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten für das Beschaffungspersonal an. Halten Sie sie über Branchentrends, Best Practices und sich entwickelnde Technologien auf dem Laufenden, um ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu verbessern.
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Durch die Einbeziehung dieser Best Practices können Unternehmen die Beschaffungseffizienz steigern, den manuellen Aufwand reduzieren, die Entscheidungsfindung verbessern, die Transparenz fördern, Risiken mindern und stärkere Lieferantenbeziehungen aufbauen, um letztendlich die betriebliche Effektivität zu steigern und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Schlussfolgerung
E-Procurement verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Einkaufsaktivitäten verwalten. Durch die Rationalisierung von Arbeitsabläufen, die Verbesserung der Transparenz und die Ermöglichung von Entscheidungsfindung in Echtzeit bieten eProcurement-Systeme eine umfassende Lösung für die Herausforderungen im Beschaffungswesen. Die Einführung dieses digitalen Ansatzes ermöglicht es Unternehmen, die betriebliche Effizienz zu maximieren, Kosten zu senken und langfristige Lieferantenbeziehungen zu pflegen. Mit der wachsenden Bedeutung der datengesteuerten Beschaffung wird eProcurement für Unternehmen, die ihre Lieferketten optimieren und wettbewerbsfähig bleiben wollen, immer wichtiger.
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Häufig gestellte Fragen
F: Was ist eProcurement?
E-Procurement ist der Prozess des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen auf elektronischem Wege, häufig über eine spezielle Beschaffungssoftware.
F: Wie steigert eProcurement die Effizienz?
eProcurement rationalisiert Beschaffungsprozesse durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die Reduzierung von Papierkram und die Echtzeit-Nachverfolgung.
F: Was sind die Vorteile des Einsatzes von eProcurement-Lösungen?
Zu den Vorteilen gehören Kosteneinsparungen, ein verbessertes Lieferantenmanagement, eine verbesserte Transparenz und eine bessere Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien.
F: Können eProcurement-Systeme in bestehende ERP-Lösungen integriert werden?
Ja, moderne eProcurement-Systeme sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in bestehende ERP- und Finanzsysteme integrieren lassen.
F: Wie verbessert eProcurement die Zusammenarbeit mit Lieferanten?
eProcurement fördert eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten, indem es eine zentralisierte Plattform für Kommunikation, Vertragsmanagement und Leistungsbewertung bietet.
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