Da die Regeln und Vorschriften weltweit immer strenger werden und Unternehmen von den Führungsgremien bestraft werden, wenn sie sich nicht an die geltenden Richtlinien und Verfahren halten, ist es besser, einige Checklisten zur Sicherstellung der Einhaltung zu haben, um finanzielle und Reputationsverluste abzuwenden. Insbesondere im Bereich der Beschaffung ist eine Einhaltungscheckliste ein notwendiges Instrument zum Risikomanagement, das uns hilft, alle Beschaffungsprozesse im Auge zu behalten und Betrug und andere verschiedene Risiken in den verschiedenen Phasen eines Beschaffungszyklus zu erkennen und zu melden. Eine Checkliste zur Einhaltung der Beschaffungsvorschriften ist eine detaillierte Zusammenfassung aller bestehenden Praktiken und Lieferungsnormen, die die Beschaffungsprofis bei einem Unternehmen befolgen sollten.
Im Folgenden werden einige Kontrollpunkte beschrieben, die Ihrem Unternehmen bei der Gestaltung und Umsetzung einer Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften helfen sollen –
Benutzerfreundliches Format
Unternehmen A verfügt über eine Ja-Nein-Checkliste mit Fragen zu jeder Phase seines Beschaffungsprozesses, und Unternehmen B verfügt über eine umfassendere und explizite Auflistung seiner Beschaffungsziele, -Prozesse, -Richtlinien und anderer wichtiger Referenzen. Das bedeutet, dass das Format einer Beschaffungscheckliste variabel ist, keine Einheitsliste. Dies ändert jedoch nichts an der Voraussetzung, dass das Format benutzerfreundlich und leicht verständlich und leicht zu verfolgen sein sollte. Es sollte in der Lage sein, seinen Nutzern Schritt für Schritt Anleitung bei jeder Phase des Beschaffungsprozesses zu geben.
Projektanwendung
Der Prozess kann nicht so einfach sein, wie zu sagen: “Hier ist eine Checkliste, setze diese um “! Die Mitglieder des Beschaffungspersonals sollten wissen, i) wer für die Verwendung dieser Checkliste in Frage kommt, ii) den Prozess der Durchführung von Einhaltungsprüfungen (internes oder externes Personal und Agenturen), iii) die Konsequenzen im Falle von Unregelmäßigkeiten und iv) die Projekte, auf die diese Checkliste zutrifft. Einige Faktoren, die bei der Auswahl von Projekten, die in dieser Checkliste zur Auftragsvergabe systematisch bewertet werden können, berücksichtigt werden können, sind i) die Größe des Auftrags, ii) der Grad der technischen Komplexität, iii) der Grad der Dringlichkeit und iv) der Grad des Ermessensspielraums.
Technologie
Eine erfolgreiche Umsetzung von Einhaltungsrichtlinien ist nur durch den Einsatz der richtigen Technologie möglich. Manuelle und papierintensive Procure-to-Pay (P2P)-Prozesse führen zu einer Fülle von Herausforderungen, darunter mangelnde Transparenz des Ausgabenmanagements und die Unfähigkeit, die Einhaltung von Verträgen sicherzustellen usw. Anhand Ihrer Einhaltungscheckliste müssen Sie daher sicherstellen, dass Sie über eine Technologie verfügen, die Sie vor Vertragsverstößen schützt, sei es mit Ihren Geschäftspartnern oder mit lokalen Vorschriften, die für Ihr Unternehmen in einer bestimmten Region gelten.
Schulung & Durchführung
Beschaffungsprofis, die es gewohnt sind, nach der “alten Methode” zu arbeiten, mögen in dieser Hinsicht nicht so flexibel wirken. Die bestehenden Arbeitsprozesse und -Verfahren werden wahrscheinlich durch die Einführung einer neuen Einhaltungscheckliste bei der Beschaffung beeinträchtigt werden. Zu einer wirksamen Umsetzung sollten Beschaffungsfachleute in Beschaffungsregeln und -Verfahren geschult werden. Um in der Lage zu sein, Betrug zu erkennen und die korrupten Praktiken beim Beschaffungszyklus zu kennzeichnen, sollten Beschaffungsprofis in allen Einhaltungsspezifischen Technologien geschult werden, die in den Prozess einbezogen werden.
Abschließend ist es nicht zu bestreiten, wie wichtig es ist, alle Beschaffungsaktivitäten auf ihre Konformität hin überprüfen zu lassen (natürlich abhängig von den verfügbaren Ressourcen und Kapazitäten). Hierbei sind sowohl personelle als auch finanzielle Investitionen erforderlich, die nur aufgrund des Kostenfaktors nicht übersehen werden dürfen, sondern als Strategie zu einem robusteren und transparenteren Prozess betrachtet werden müssen, der darauf ausgerichtet ist, dem Unternehmen weitere Einsparungen zu sichern.
