Lernen Sie die wesentlichen Schritte und Best Practices für die Einrichtung eines effektiven Zahlungsquellenprozesses kennen. Erfahren Sie in diesem umfassenden Leitfaden zu Source-to-Pay, wie Sie die Beschaffung optimieren, Lieferantenbeziehungen optimieren und Geld sparen können.
TL; DR
- Der Source-to-Pay Prozess ist ein End-to-End-Beschaffungsprozess, der von der Ermittlung des Lieferantenbedarfs bis zur endgültigen Zahlung reicht und strategische Beschaffung, Verträge, Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung abdeckt, um vollständige Kontrolle und Transparenz zu gewährleisten.
- S2P vs. P2P: Source-to-Pay beginnt früher als Procure-to-Pay, indem es die Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen umfasst, sodass strategische Beschaffungsentscheidungen getroffen werden können, bevor Transaktionen beginnen.
- Automatisierung liefert Ergebnisse: Die Automatisierung des S2P-Prozesses erhöht die Geschwindigkeit, Genauigkeit, Compliance und das Vertrauen der Lieferanten und reduziert gleichzeitig manuelle Fehler und Kosten erheblich.
- Einheitliche Plattformen steigern die Leistung: Die Integration von Beschaffungsfunktionen in eine S2P-Suite verbessert die Datentransparenz, beschleunigt Verträge, stärkt die Compliance und unterstützt genaue Prognosen.
- Realer ROI: Unternehmen wie Delta Air Lines haben nach der Implementierung der S2P-Lösungen von Zycus eine Verringerung der Projektzykluszeit um 81 % verzeichnet, was beweist, dass sich die digitale Transformation im Einkauf auszahlt.
Was ist Source to Pay?
S2P oder Source-to-Pay bezieht sich auf den gesamten End-to-End-Beschaffungsprozess. Das beginnt bei der Identifizierung von Lieferanten und endet bei der Bezahlung von Waren und Dienstleistungen. Zwischen den beiden Prozessen sind mehrere entscheidende Schritte/Maßnahmen erforderlich, darunter Einkauf, Beschaffungsworkflow-Management, Kreditorenbuchhaltung, strategische Beschaffung, Lieferantenmanagement und Vertragsmanagement.
Ansehen: Ein 2-minütiger Leitfaden zum Source-to-Pay-Prozess
Procure-to-Pay-Lebenszyklus
Die folgenden Schritte sind Teil des S2P-Prozesses:
1. Definieren Sie die Anforderungen und Erwartungen der Lieferanten:
Legen Sie Erwartungen an die Lieferantenleistung fest und erklären Sie genau, welche Kriterien erforderlich sind. Definieren Sie klar Projektziele, technische Anforderungen, Lieferziele und Qualitätsstandards.
2. Identifizierung potenzieller Lieferanten, die die Anforderung erfüllen:
Identifizieren und bewerten Sie effektiv potenzielle Lieferanten , die bestimmte Anforderungen erfüllen. Berücksichtigen Sie Faktoren wie den Ruf der Branche, die Kapazität, die bisherige Leistung und die Fähigkeit, technische und Bereitstellungsvoraussetzungen zu erfüllen.
3. Überprüfung einer Liste potenzieller Lieferanten:
Analysieren Sie die zusammengestellte Liste potenzieller Lieferanten im Detail. Überprüfen Sie die Qualifikationen, Erfahrungen, die finanzielle Situation und die Erfolgsbilanz jedes Lieferanten. Bewerten Sie nicht nur ihre Reaktionsfähigkeit, Anpassungsfähigkeit und Fähigkeit zur kontinuierlichen Zusammenarbeit, sondern auch, wie gut sie Ihren Beschaffungskriterien entsprechen.
4. Ein Auswahlverfahren zur Auswahl des idealen Lieferanten:
Nutzen Sie einen systematischen Auswahlprozess, um den besten Lieferanten auszuwählen. Verwenden Sie vorab festgelegte Standards, einschließlich Erschwinglichkeit, Qualitätssicherung, technische Kompetenz und Lieferfähigkeiten. Um Lieferanten fair vergleichen zu können, sollten Sie eingehende Bewertungen durchführen, die RFPs oder RFIs umfassen können.
5. Vertragsverhandlung und -genehmigung:
Führen Sie strategische Gespräche mit dem ausgewählten Anbieter, um Bedingungen zu schaffen, die für beide Parteien akzeptabel sind. Achten Sie auf Kosten, Lieferzeiten, Leistungsindikatoren und Streitbeilegungsverfahren. Um die Richtigkeit und Einhaltung von Verträgen zu überprüfen, arbeiten Sie mit den Rechts- und Beschaffungsteams zusammen. Holen Sie nach Abschluss die erforderlichen Genehmigungen der entsprechenden Parteien ein.
6. Erstellung von Bestellungen:
Erstellen Sie umfassende Bestellungen , um den Beschaffungsprozess formell zu etablieren. Fügen Sie wichtige Informationen wie Produktbeschreibungen, Mengen, vereinbarte Preise, Lieferpläne und Lieferantendetails hinzu. Diese Phase wird durch die Integration in Ihr Beschaffungssystem optimiert, wodurch die Effizienz verbessert und das Risiko menschlicher Fehler verringert wird. Um Lagerbestände zu kontrollieren, Einkäufe zu verfolgen und einen reibungslosen Ablauf der S2P-Zyklusaktivitäten zu gewährleisten, sind klare und genaue Bestellungen eine wichtige Dokumentation.
7. Bearbeitung von Bestellungen und Bestellanforderungen:
Um eine rechtzeitige Beschaffung zu gewährleisten, verwalten Sie die Bearbeitung von Bestellungen und Anfragen effektiv. Überprüfen Sie die Einzelheiten der Anforderung, vergleichen Sie sie mit bestehenden Verträgen und wandeln Sie genehmigte Anfragen in Bestellungen um. Nutzen Sie die Automatisierung, um den Betrieb zu beschleunigen und gleichzeitig die Genauigkeit zu erhalten. Arbeiten Sie mit den zuständigen Abteilungen zusammen, um Unklarheiten oder Klarstellungen zu klären.
8. Erhalt von Waren und Dienstleistungen:
Überprüfen Sie die Richtigkeit der Dokumentation für den Erhalt von Produkten und Dienstleistungen. Überprüfen Sie die Qualität, Menge und Konformität von Artikeln nach der Lieferung. Nutzen Sie für eine effektive Nachverfolgung und einen effektiven Abgleich digitale Technologien. Im Source-to-Pay-System wird eine schnelle Problemlösung durch die rechtzeitige Erfassung der erhaltenen Produkte und Dienstleistungen, die Sicherstellung genauer Finanzaufzeichnungen, die Unterstützung bei der Bestandsverwaltung und die Förderung reibungsloser Beschaffungsprozesse ermöglicht.
9. Lieferbestätigung und Zahlung der Rechnung:
Starten Sie den Prozess der Liefergenehmigung, nachdem Sie den Erhalt von Waren oder Dienstleistungen überprüft haben. Überprüfen Sie die Compliance, indem Sie die erhaltenen Produkte mit den Bestellungen vergleichen. Sobald die Annahme akzeptiert wurde, fahren Sie mit der Rechnungsprüfung fort, um die Richtigkeit und Einhaltung der vereinbarten Bedingungen sicherzustellen. Initiieren Sie eine schnelle Zahlungsabwicklung nach der Verifizierung unter Einhaltung vorgegebener Zahlungszyklen. Diese methodische Technik vereinfacht Finanztransaktionen, bestätigt Beschaffungsergebnisse und pflegt Lieferantenbeziehungen, die für den Source-to-Pay-Prozess von entscheidender Bedeutung sind.
Unterschied zwischen Source-to-Pay und Procure-to-Pay
Source-to-Pay (S2P) und Procure-to-Pay (P2P) sind zwei unterschiedliche, aber miteinander verbundene Prozesse, die das Rückgrat effektiver Beschaffungs- und Finanzabläufe innerhalb eines Unternehmens bilden. Beide beinhalten zwar den Kauf von Produkten und Dienstleistungen, aber auf unterschiedliche Weise und mit unterschiedlichen Zielen, was einen umfassenden Ansatz für ein effizientes Ressourcenmanagement zeigt.
S2P verfolgt einen proaktiven Ansatz und beginnt den Kaufprozess mit der Ermittlung des Bedarfs des Unternehmens an Waren oder Dienstleistungen. Interne Stakeholder müssen die Erwartungen der Lieferanten wecken und zusammenarbeiten, um die Bedürfnisse in dieser Situation zu definieren. Daran schließt sich die S2P-Lieferantenbewertungsphase an, in der die Dokumentation für Informationsanfragen (RFIs), Requests for Quotations (RFQs) oder Requests for Proposals (RFPs) erstellt wird. Potenzielle Lieferanten werden zur Abgabe eines Angebots eingeladen, und dann wird der Qualifizierungsprozess eingeleitet, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Es folgt die Ausarbeitung und Verhandlung des Vertrags, die den Weg für einen klaren Konsens vor der eigentlichen Beschaffung ebnet.
P2P setzt jedoch dort an, wo S2P endet. P2P beginnt mit der Entwicklung von Bestellungen (POs) auf der Grundlage von Bestellanforderungen, sobald Beschaffungsanforderungen erstellt und Lieferanten ausgewählt wurden. Diese Phase wird vom Beschaffungsteam überwacht, das interne Anfragen in tatsächliche Bestellungen umwandelt, die die vereinbarten Spezifikationen, Mengen und Bedingungen widerspiegeln. Die folgenden Phasen werden dann auf diesen Bestellungen aufgebaut.
Im P2P-Prozess kommt die Kreditorenbuchhaltung ins Spiel, die die Lieferantenfakturierung und die Zahlungsauszahlung verwaltet. Vor der Verarbeitung der Zahlung werden die Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen und auf ihre Richtigkeit überprüft. Durch die sorgfältige Validierung jedes einzelnen Artikels wird sichergestellt, dass nur diejenigen bezahlt werden, die genehmigt und korrekt in Rechnung gestellt wurden, wodurch Fehler minimiert und die Finanzverfahren verbessert werden.
S2P legt im Wesentlichen den Grundstein für ein effektives Sourcing, einschließlich Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlung und Vertragsgestaltung. Der Beschaffungszyklus wird dann durch P2P abgeschlossen, das sich auf die eigentliche Ausführung von Bestellungen, die Rechnungsverarbeitung und die Zahlung konzentriert. Die Sicherstellung eines gründlichen Ansatzes für Beschaffung, Beschaffung und Finanzmanagement durch diese getrennte Trennung der beiden Prozesse fördert die Transparenz, Genauigkeit und effiziente Nutzung von Ressourcen innerhalb eines Unternehmens.
Automatisierungsmöglichkeiten im Source-to-Pay-Prozess
Durch die Nutzung der Automatisierung können Unternehmen Abläufe rationalisieren, Kosten senken und die Transparenz von der Beschaffung bis zur Zahlung verbessern.
- Reduzierte Kosten: Die Automatisierung reduziert den Bedarf an manuellen Eingriffen, die sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig sein können. Automatisierte Systeme können Aufgaben wie den Drei-Wege-Abgleich, die Rechnungsverarbeitung und Zahlungen schneller und genauer ausführen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
- Erhöhte Genauigkeit: Die manuelle Dateneingabe ist eine der größten Fehlerquellen in Beschaffungsprozessen. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Daten nahtlos von einem Schritt zum nächsten fließen, wodurch das Fehlerrisiko reduziert und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften sichergestellt wird.
- Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Eine schnellere und genauere Bearbeitung von Bestellungen und Zahlungen verbessert die Lieferantenzufriedenheit. Die Automatisierung ermöglicht auch eine bessere Kommunikation mit Lieferanten über integrierte Plattformen, die Echtzeit-Updates über den Bestellstatus, Abweichungen und Zahlungen liefern.
- Datenanalyse und -einblicke: Automatisierte Tools sammeln und analysieren kontinuierlich Daten und liefern wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistung und potenzielle Engpässe. Diese Informationen sind entscheidend, um fundierte Entscheidungen zu treffen und strategisch zu planen.
Vorteile einer Source-to-Pay-Plattform
Sparen Sie mehr bei der Beschaffung durch bessere Transparenz der Beschaffung
Sie können die Einsparungen im Einkauf durch eine bessere Transparenz der Beschaffungsprozesse erhöhen. Die Verbesserung der Lieferantenbeziehungen, die Identifizierung von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und eine bessere Entscheidungsfindung werden durch erhöhte Transparenz ermöglicht. Dadurch ist Ihr Unternehmen besser in der Lage, strategische Entscheidungen zu treffen, die die Einsparungen maximieren und die Gesamteffizienz des Einkaufs verbessern.
Integrieren Sie kritische Prozesse auf einer einzigen Plattform, um die Vertragsunterzeichnung zu beschleunigen
Ihr Workflow kann effizienter gestaltet werden, indem Sie wichtige Verfahren auf einer einzigen Plattform kombinieren. Diese Integration beschleunigt den Weg von der Anfangsphase bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie können Verzögerungen reduzieren und eine schnellere und effizientere Vertragsabwicklung gewährleisten, indem Sie manuelle Übergaben eliminieren und die Teamarbeit fördern. Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen seine Ziele schneller erreichen und gleichzeitig einen reibungslosen und gut organisierten Source-to-Pay-Prozess (S2P) aufrechterhalten. Es verbessert auch die Genauigkeit und Compliance.
Verbesserung der Einhaltung von verfahrenstechnischen, regulatorischen und vertraglichen Vorschriften
Verbessern Sie die Einhaltung von Richtlinien, Gesetzen und Verträgen mit einer integrierten S2P-Strategie. Sie können die Einhaltung interner Verfahren und externer Anforderungen sicherstellen, indem Sie Daten zentralisieren und Prozesse automatisieren. Dadurch werden Fehler, Inkonsistenzen und Verstöße auf ein Minimum reduziert. Transparenz und Rechenschaftspflicht nehmen zu, da Prüfung und Berichterstattung immer effektiver werden. Diese tiefgreifende Compliance-Stärkung schützt nicht nur Ihren Betrieb, sondern stärkt auch das Vertrauen der Stakeholder und stärkt Ihren Ruf und legt so den Grundstein für langfristigen Erfolg.
Fördern Sie die Zusammenarbeit, das Vertrauen und die Ausgaben von Geschäftspartnern
Steigern Sie die Ausgabendynamik, die Zusammenarbeit und das Vertrauen Ihrer Handelspartner durch eine effektive Source-to-Pay-Implementierung. Die Beziehungen verbessern sich, indem die offene Kommunikation und der Datenaustausch auf einer einzigen Plattform gefördert werden. Gegenseitiges Verständnis von Prozessen schafft Vertrauen und fördert eine strategischere Zusammenarbeit. Erhöhte Lieferantenloyalität, optimierte Ausgabengewohnheiten und kreative Lösungen sind die Ergebnisse dieser Synergie. Letztendlich fördert das S2P-Framework ein florierendes Ökosystem für alle Beteiligten und legt den Grundstein für langfristigen Erfolg.
Verhandeln Sie bessere Preise und haben Sie genauere Prognosen
Zentralisierte Beschaffungsdaten und -analysen ermöglichen strategische, datengesteuerte Verhandlungen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit , Lieferantenbeziehungen zu nutzen, Volumenreduzierungen auszuhandeln und ungenutzte Möglichkeiten zur Kostensenkung zu finden. Der gleichzeitige Zugriff auf genaue Echtzeit- und historische Daten ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Nachfrage genauer zu schätzen und Entscheidungen zu treffen, die die Lagerbestände optimieren und die Kosten in der gesamten Lieferkette senken.
Sparen Sie früh im Beschaffungsprozess Geld
S2P funktioniert mit allen Anbietern, aber die P2P-Idee funktioniert nur mit aktuellen Anbietern. Durch die Erweiterung des Marktes legen Sie den Grundstein für eine faire und wettbewerbsfähige Preisgestaltung. Auf diese Weise sparen Sie sofort Geld. Ihre Kosten werden erheblich gesenkt, wenn Sie die Automatisierung in den Mix integrieren!
Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess noch heute mit unserer fortschrittlichen Source-to-Pay-Software von Zycus und übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr Lieferkettenmanagement!
Zycus Fallstudie
Um die Auswirkungen der Implementierung eines robusten Source-to-Pay-Prozesses weiter zu veranschaulichen, werfen wir einen Blick auf einige Erfolgsgeschichten aus der Praxis, die zeigen, wie Zycus-Lösungen die Beschaffungsabläufe verändert haben.
Fallstudie zu Delta Air Lines
Delta Air Lines stand mit seinem veralteten Ariba-System vor erheblichen Herausforderungen, was zu umständlichen manuellen Prozessen und ineffizienten Ausschreibungsprozessen führte. Durch die Integration der Source-to-Pay-Suite von Zycus hat Delta das Catch- und Demand-Management sowie das automatisierte eSourcing und das Lieferantenlebenszyklusmanagement erfolgreich zentralisiert. Diese strategische Entscheidung führte zu einer Reduzierung der Projektzykluszeit um 81 % und einer Reduzierung der Sourcing-Ereignisse um 60 % sowie zu einer Steigerung der Sourcing-Ereignisse um 60 %. Diese beeindruckenden Ergebnisse unterstreichen die Leistungsfähigkeit von Automatisierung und Integration bei der Optimierung der Beschaffungseffizienz.
Lesen Sie hier die ganze Success Story
Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von End-to-End-Source-to-Pay-Lösungen, wie sie von Zycus angeboten werden, können Unternehmen erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, Beschaffungsprozesse rationalisieren und Lieferantenbeziehungen stärken. Der Wandel, der bei Unternehmen wie Delta Air Lines und Abdul Latif Jameel Motors zu beobachten ist, unterstreicht die greifbaren Vorteile der Einführung umfassender, automatisierter Beschaffungsstrategien.
Schlussfolgerung
Die Einführung einer Source-to-Pay-Plattform bietet Unternehmen die Tools, um die Transparenz der Beschaffung zu verbessern, kritische Verfahren zu integrieren, die Einhaltung von Vorschriften zu fördern und die Lieferantenbeziehungen zu stärken. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Nutzung datengestützter Erkenntnisse können Unternehmen nicht nur Geld sparen, sondern sich auch strategisch am Markt positionieren.
Mit dem zusätzlichen Vorteil technologischer Fortschritte wie KI sieht die Zukunft der Beschaffung rosig aus und ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Markttrends zu antizipieren und Wettbewerbsvorteile zu erhalten. Durch den Einsatz eines gut integrierten S2P-Ansatzes sind Unternehmen gut gerüstet, um ihre Beschaffungsabläufe auf langfristigen Erfolg und Nachhaltigkeit auszurichten.
Vereinbaren Sie noch heute Ihre exklusive Demo und erleben Sie die Leistungsfähigkeit von Automatisierung und Integration.
Häufig gestellte Fragen
Q1. Was ist Source-to-Pay (S2P)?
Source to Pay (S2P) ist ein End-to-End-Prozess, der Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsfunktionen integriert und von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlungsabwicklung alles abdeckt.
Q2. Warum ist Source to Pay für Unternehmen wichtig?
S2P rationalisiert die Beschaffungsabläufe, erhöht die Transparenz und verbessert die Lieferantenbeziehungen, was zu niedrigeren Kosten und verbesserter Geschäftseffizienz führt.
Q3. Was sind die wichtigsten Schritte im Source-to-Pay-Prozess?
Der S2P-Prozess umfasst in der Regel die Auswahl von Kreditoren, das Aushandeln von Verträgen, das Erstellen von Bestellungen, das Verarbeiten von Rechnungen und das Ausstellen von Zahlungen.
Q4. Wie verbessert die Technologie den Source-to-Pay-Prozess?
Technologien wie S2P-Software automatisieren manuelle Aufgaben, bieten Datenanalysen und verbessern die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Finanzen.
Q5. Mit welchen Herausforderungen können Unternehmen bei der Implementierung einer Source-to-Pay-Lösung konfrontiert sein?
Zu den häufigsten Herausforderungen gehören die Integration in bestehende Systeme, Änderungsmanagement, Datengenauigkeit und Benutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen.
Verwandte Lektüren:
