Wir wissen schon, dass die Beschaffung intelligente Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile erfordert. Die Fähigkeit, standardisierte Abläufe und Verfahren aufrechtzuerhalten sowie externe Beziehungen effizient zu verwalten, stellt das Rückgrat der Beschaffungsfunktion dar. Wie jedes Projekt müssen diese Prozesse verwaltet werden. Allerdings fällt es den Projektmanagern schwer, den komplexen Anforderungen der Beschaffungsprojekte gerecht zu werden.
Projektmanager müssen Aufsicher der Aufgaben und Phasen vollständig erhalten und deren Status verfolgen können. Sie müssen außerdem agil sein und auf dem Laufenden bleiben. Zu diesem Zweck muss ein Projekt gut definiert werden, und die erforderlichen Schritte und Verantwortlichkeiten müssen von Anfang bis Ende eines Projekts klar festgelegt werden.
Ein Projekt besteht aus vier Teilen – i) Umfang, ii) Zeitplan, iii) Kosten und iv) Zeitrahmen. Diese vier Aspekte müssen von den Projekteignern effizient verwaltet werden, um ein rechtzeitiges und günstiges Ergebnis zu gewährleisten. Mit den richtigen Werkzeugen kann die Projektmanagement bei der Beschaffung effizient und nahtlos sein.
Projektmanager sollten nach Projektmanagement-Funktionen und Vorteilen suchen, die ein Projekt beschleunigen und automatisieren können. Standardmäßige Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile tragen dazu bei, die Prozesse transparenter zu machen, um eine einfache Leistungsverfolgung zu ermöglichen. Moderne Werkzeuge dienen als eine einzige Plattform zur Überwachung des Projekts auf Phasen- und Aufgabenebene sowie zur Bereitstellung dynamischer Berichte, grafischer Ansichten und mehrdimensionaler Analysen.
Ein Projektmanagement-Tool mit vielversprechenden Eigenschaften und beträchtlichen Vorteilen ist aus folgenden Gründen ein Muss:
- Die Gewissheit, dass die durchgeführten Projekte immer auf das strategische Gesamtziel Ihres Unternehmens ausgerichtet sind
- erhöhte Einsparungen durch Standardisierung von Kosten und Beseitigung zusätzlicher Betriebskosten, und
- Sichtbarkeit von Ressourcenbeschränkungen und Fortschrittsverfolgung in Echtzeit.
Vier Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile zum Erfolg bei der Beschaffung :
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Vorlagen
Es ist wichtig, einen Beschaffungsprozess beim gesamten Unternehmen zu standardisieren, um Beschaffungsaktivitäten mit optimaler Effizienz durchführen zu können. Ein Unternehmen kann über unzählige Geschäftseinheiten verfügen. Diese Geschäftseinheiten können eine Reihe von Richtlinien haben, die unterschiedlich sind. Um die Konsistenz zu wahren, müssen ‘Vorlagen’ erstellt werden, die folgendes definieren:
- Zeitpläne
- Kosten
- Genehmigungen und Abhängigkeiten
- Stufendauer und
- Visualisierung bei Gantts zur Berichterstattung und Verfolgung
Bei ihrer jeweiligen Geschäftseinheit können Geschäftsanwender die Vorlage zusammen mit den oben genannten Informationen erstellen. Das Projektmanagement-Tool sollte über Funktionen zur Planung und Festlegung von Zeitplänen ihrer Beschaffungsaktivitäten selbst in der Vorlage verfügen, damit es bei einem neuen Projekt hilft. Die Vorlagen müssen nach “Kategorie” und “Geschäftsbereich” getaggt sein.
Die Verwendung einer Standardvorlage stellt die Standardisierung aller Projekte sowie die Einhaltung der Richtlinien sicher. Darüber hinaus helfen voranalysierte Vorlagen, Fehler zu vermeiden. Dies sichert den Erfolg und die Akzeptanz des Projekts und spart somit Ressourcen.
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Arbeitsabläufe
Im Rahmen eines Projektmanagementplans bezieht sich der Arbeitsablauf auf die Reihe von Schritten, die zum Abschluss der Phasen unternommen werden müssen, und auf die Art und Weise, wie die verantwortliche Person zwischen diesen Phasen wechseln muss. Durch ein Tool mit intelligenten Projektmanagement-Funktionen und -Vorteilen wird den Arbeitsablauf rationalisiert und Aufgaben und Aktivitäten zwischen wichtigen Meilensteinen in eine effiziente und sinnvolle Reihenfolge geordnet.
Ein Projektmanagement-Tool muss über ein automatisiertes Arbeitsablaufsystem verfügen, mit dem die Benutzer Folgendes tun können:
- Automatisches Senden und Empfangen von Aufgaben zur Genehmigung
- Genehmigungen direkt per E-Mail erteilen und die Kommunikation verfolgen, und
- Mitarbeiter, die auf Reisen oder außerhalb des Standorts sind, können den Projektstatus überprüfen und ihren eigenen Status aktualisieren. Das Tool muss auch auf dem Mobiltelefon ausgeführt werden können.
Ein automatisiertes und gut definiertes Arbeitsablaufssystem ermöglicht vollständige Zusammenarbeit und verbessert die Gesamteffizienz.
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Benutzerdefinierte Felder
Zwischen Projektteams gibt es Unterschiede; jedes Team muss Informationen verfolgen, die spezifisch zu Projekten, Prozessen oder Unternehmen sind. Projektmanagement-Werkzeuge funktionieren oft nicht gut mit den angebotenen Standardfeldern, da jedes Team und jede Aufgabe besondere Anforderungen stellt. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen es den Benutzern, die Felder an bestimmte Geschäfts- und Projektanforderungen anzupassen. Bei benutzerdefinierten Feldern können Benutzer Folgendes tun:
- Arbeit beauftragen- Der Projektleiter kann die anstehende Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt beauftragen und die Projektaufgaben und -Zuweisungen priorisieren
- Budget verwalten- Benutzerdefinierte Felder zur Verfolgung von Budgets und Kosten im Zusammenhang mit Ihrem Projekt, und
- Den Fortschritt angeben- Zu den standarden Fortschrittsoptionen gehören “Nicht gestartet”, “In Bearbeitung” und “Abgeschlossen”. Bei den benutzerdefinierten Feldern können die Benutzer ihre einzigartige Dropdown-Liste mit den spezifischen Status, die zum Arbeitsablauf des Projekts relevant sind, einrichten.
Da keine zwei Organisationen ähnlich sind, könnte es eine Vielzahl von Geschäftsprozessen geben, die Erfassung und Berichterstattung bei verschiedenen Bereichen erfordern würden. Jede Unternehmen benötigt diesbezüglich starke Unterstützung, bei der der Benutzer aus einer Vielzahl von Optionen für Feldtypen wählen kann.
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Berichterstattung
Ein Projektbericht umfasst Berichte, die Einzelpersonen oder Gruppen verwenden können, um eine klare, präzise und gültige Darstellung des Projektverlaufs zu erhalten.
Zur effektiven Projektberichterstattung sollten die Projektmanagement-Funktionen und -Vorteile Folgendes umfassen:
- Grafische Darstellung– Grafiken und Diagramme stellen große Datenmengen klar und übersichtlich dar. Betrachten Sie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm, das einen Projektplan grafisch darstellt. Die Grafiken und Diagramme sind einfach zu benutzen und sehr wirkungsvoll.
- Vorverarbeitete Berichte– Mit generischen Berichten wird die Zeit der Benutzer gespart. Diese Berichte dienen sowohl als Nachverfolgungssystem als auch als Kontrollmethode für die Projektinhaber.
- Erkenntnisse– Die Berichtsfähigkeit eines Tools sollte die Generierung wertvoller Erkenntnisse unterstützen, die dem Gesamtprojekt zugute kommen.
- Modulübergreifende Berichterstattung- Die Beschaffungsteams müssen eine vollständige Sichtbarkeit der umgesetzten Initiativen haben. Zum Beispiel, was zu Einsparungen geführt hat und wie viele Beschaffungsprozesse/Verträge/Anfragen erforderlich waren, um diese Einsparungen zu erzielen.
Schließlich wird durch ein effektives Projektmanagement-Berichtssystem effektive Kommunikation zwischen allen verschiedenen Interessengruppen des Projekts und des Unternehmens sichergestellt. Diese sorgt auch für effiziente Ressourcennutzung, indem sie Überlastung vermeidet und Transparenz fördert. Sie sollten immer nach einem Werkzeug mit großartigen Projektmanagement-Funktionen und -Vorteilen zur Verbesserung Ihrer Beschaffungsfunktion suchen.