Vor kurzem hatte ich das Glück, an einer Veranstaltung zum Thema Beschaffung und Lieferkette in Dubai teilzunehmen. Führende Beschaffungs- und Lieferkettenexperten von vielen erfolgreichen Unternehmen im Nahen Osten nahmen an der Veranstaltung teil, und sie alle wollten sich über die jüngsten Fortschritte auf dem Gebiet der autonomen Beschaffung informieren. Einige Unternehmen, die Vorreiter bei der Einführung von Technologie-Lösungen der nächsten Generation im Beschaffungswesen sind, standen bei der Veranstaltung im Mittelpunkt aller wichtigen Diskussionen über die Umwandlung des Beschaffungswesens.
Die Unternehmen waren von den möglichen Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) bei der Beschaffung begeistert, und gleichzeitig besorgt darüber, aus Angst, etwas zu verpassen. Einige Unternehmen haben jedoch ihren Beschaffungsprozess so gut rationalisiert, dass sie als “Beschaffungsorganisationen von Weltklasse” eingestuft werden können.
Nun, da sich die Diskussion auf den Begriff “Beschaffung von Weltklasse” zubewegt, werden wir diesen Begriff nun definieren. Laut Herrn Lalit Dhamija Lalit Dhamija – einem globalen Beschaffungs- und Lieferkettentrainer und Lösungsanbieter – steht die Beschaffung von Weltklasse für die Erfüllung der Erwartungen des Unternehmens und die Erfüllung der Beschaffungsanforderungen in einer agilen und flinken Art und Weise, um sicherzustellen, dass das Produkt oder die Dienstleistung optimal zu den richtigen Kosten, zur richtigen Zeit, in der richtigen Qualität, in der richtigen Menge und am richtigen Ort beschafft wird.
Die erste Umwandlungswelle im Hinblick auf die Entwicklung des Unternehmens hin zu einer Beschaffung von Weltklasse geschah mit dem Aufkommen von der Software zum Enterprise Resource Planning (ERP). Die Einführungsrate von ERP-Software war hoch, da durch diese Software dazu beigetragen wird, die Komplexität der Datenverwaltung zu verringern, die Unternehmen bei der Ausweitung ihrer Tätigkeiten sowohl in geografischer Hinsicht als auch in Bezug auf die Belegschaft erlebten. Im Zuge der Entwicklung der Unternehmen und der neuen Technologien entstanden jedoch eigenständige Beschaffungslösungen, die als Software-as-Service (SAAS)verfügbar waren:
Die Revolution bei der Beschaffung verlangsamte sich jedoch ein wenig, weil man sich mit den Einschränkungen befassen musste, die ERP-Software sowohl in Bezug auf die Funktionalität, die Flexibilität bei der Anpassung von Prozessen und Funktionen als auch ihren massiven Kostennachteil gegenüber SAAS-basierten Lösungen hat. Andererseits kann eine SAAS-basierte Beschaffungslösung an individuelle Beschaffungsanforderungen angepasst werden, was die operativen Kosten des IT-Managements senkt und Ressourcen für die Umsetzung strategischer Projekte freisetzt.
In letzter Zeit erleben wir einen Anstieg der Zahl neuer technologischer Innovationen im Bereich der autonomen Beschaffung. Um sich wiederholende, alltägliche Beschaffungsaufgaben durchzuführen, bauen Anbieter von Beschaffungslösungen intelligente BOTs auf KI-Basis. Diese BOTs können die Beschaffungsfunktion eines Unternehmens wirklich automatisieren. Die enorme Effizienz, die durch diese autonomen BOTs erreicht wird, ermöglicht es den Mitarbeitern des Beschaffungswesens, Zeit zu gewinnen, um sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, die ihnen helfen werden, ihre Ziele in Bezug auf Einsparungsvorteile, erhöhte Sichtbarkeit oder eine bessere Einhaltung und Risikominderung zu erreichen.
Es gibt einige Statistiken, die ich hervorheben möchte, die auf den enormen Vorteil hinweisen, den die Beschaffungsorganisationen von Weltklasse gegenüber mittelmäßigen Beschaffungsorganisationen haben.
Hier sind 5 Fakten aus der Beschaffungs-Benchmarkstudie von Hackett Group
- Beschaffungsteams von Weltklasse verursachen 21% weniger Arbeitskosten als durchschnittliche Beschaffungsteams
- Amortisation der Investitionen in die Beschaffung für Beschaffungsteams von Weltklasse ist 10,7x im Vergleich zu 4,7x für durchschnittliche Beschaffungsteams
- Der jährliche Gesamtumsatz von Beschaffungsorganisationen von Weltklasse ist 33% höher als der von durchschnittlichen Beschaffungsteams
- Die Kosten pro Auftrag sind bei Beschaffungsorganisationen von Weltklasse 69% niedriger als bei durchschnittlichen Beschaffungsteams
- Bei den Beschaffungsorganisationen von Weltklasse sind 29% weniger Zeitäquivalente (FTE’s) erforderlich, um Dienstleistungen den internen und externen Kunden zu erbringen
Quelle: Bericht von Hackett Group
Nun, da Ihnen der Kosten- und Effizienzvorteil, den eine Beschaffungsorganisation von Weltklasse gegenüber einer durchschnittlichen Beschaffungsorganisation hat, klar geworden ist, werden Sie uns einige der wichtigsten Leistungskennzahlen näher kennen lernen, die die Beschaffungsteams von Weltklasse eingeführt haben, um die Besten ihrer Klasse zu bleiben –
Zustellung und Beantwortung von RFQs/RFPs
Lieferantenleistung
Unternehmensinterne Leistung in Bezug auf die Ausführung des Vertrags/PO
Erzielte Einsparungen
Reduzierung der Gesamtbetriebskosten
Durch ein umfassendes Tool zum Leistungsmanagement von Lieferanten wird sichergestellt, dass die Unternehmen über vordefinierte Metriken und KPIs verfügen, mit denen sie die Leistung eines Lieferanten im Vergleich zu den im Vertrag vereinbarten Parametern in Echtzeit messen und die mit einem nicht konformen und leistungsschwachen Lieferanten verbundenen Risiken verringern können. Bei der Bewertung ihrer Lieferanten halten die Beschaffungsorganisationen von Weltklasse die Six Sigma DMAIC ein. Ein Tool zur Leistungsbewertung von Lieferanten, das auf dem Six-Sigma-DMAIC-Prinzip beruht, kann leicht Folgendes tun:
- Qualitatives und quantitatives Benchmarking und Messung der Lieferantenleistung
- Erstellung konfigurierbarer Lieferanten-Scorecards auf der Grundlage benutzerdefinierter KPIs
- Ad-hoc- und planmäßige Ereignisse zur Leistungsmessung
- Eingehende Leistungsanalysen und intuitive Lieferanten-Dashboard-Funktionalität
- Verfolgung von Leistungstrends über die Zeit
- Ausstellung von Anfragen an Lieferanten zur Behebung von Korrekturmaßnahmen (SCAR) zur dringenden stufenweisen Behebung von Lieferantenproblemen
- Entwicklung von Plänen zur gemeinsamen Leistungsverbesserung bei leistungsschwachen Lieferanten und diversen Lieferanten
Ein weiteres kritisches Leistungskriterium, das die Beschaffungsorganisationen von Weltklasse vollständig erfüllen, ist die unternehmensinterne Leistung bei der Ausführung von Verträgen und Bestellungen. Um dies zu ermöglichen, unternehmen Weltklasse-Beschaffungsorganisationen erhebliche Anstrengungen bei der Einstellung von technisch versierten und datenorientierten Mitarbeitern, die ihnen die Umstellung auf neue Beschaffungsprozesse erleichtern. Sie unternehmen auch beträchtliche Anstrengungen, um den Modellen auf Anforderung zu entsprechen und ihnen dabei zu helfen, Vertrauen und Sicherheit zusammen mit der Einhaltung der Vorschriften aufzubauen.
Immer mehr Organisationen haben jedoch auch damit angefangen, der Weiterbildung ihrer vorhandenen Beschaffungsexperten Priorität einzuräumen. Das gemeinsame Hindernis, mit dem die Beschaffungsteams von ihren derzeitigen Beschaffungsprofis bei der Einführung neuer Technologien konfrontiert sind, ist die Abneigung gegen Veränderungen. Hierbei ist es für Beschaffungsprofis unerlässlich, eine Lösung zu finden, die die Funktionalität bietet, die ihren Bedürfnissen entspricht, zusammen mit einer einfach zu bedienenden Schnittstelle, die zu einer höheren Benutzerakzeptanz beiträgt.
Die derzeitigen Leiter des Beschaffungswesens müssen einen klar definierten Fahrplan haben, wenn sie wollen, dass ihre Beschaffungsfunktion in die Weltklasse-Kategorie fällt. Sie müssen zunächst Prioritäten setzen, wo die Beschaffungsfunktion auf der Skala der strategischen Bedeutung liegt. Wenn von der Beschaffung erwartet wird, dass sie die strategische Rolle bei der Erreichung der Geschäftsziele erfüllt, können sich Unternehmen nicht einfach auf ERP-Software verlassen, um die Aufgabe zu erfüllen.
Der Beschaffungsumfang ist über die ERP-Funktionalität hinausgewachsen, und die Notwendigkeit der Stunde besteht darin, nach speziellen Beschaffungslösungen zu suchen. Dadurch wird das Unternehmen in die Lage versetzt, die enormen Möglichkeiten zu nutzen, die sich innerhalb der Beschaffungsfunktion bieten, und zwar nicht nur im Hinblick auf massive Kosteneinsparungen, sondern auch in Bezug auf die Erzielung erheblicher Effizienz und eine agilere und flinkere Beschaffung.
