Das Was, Warum & Wie der strategischen Beschaffung

Nachdem die heutige Unternehmen die Möglichkeiten der voranschreitenden Globalisierung weiter zum Ausbau ihres Leistungsspektrum nutzen, hat die effektive Beschaffung von Waren und Dienstleistungen durch Lieferanten eine große Rolle zu spielen begonnen. Darüberhinaus verwandelt sich die Beschaffung in eine stärker auf strategische Unternehmensziele und Aufgaben ausgerichtete Funktion. Zusätzlich führen Probleme wie wirtschaftliche und politische Ungewissheiten, technologische Umwälzungen  usw. zu einer verschärften Konkurrenz. Folglich ist es für heutige Unternehmen wichtig, über effektive, strategische Beschaffungsfähigkeiten und Prozesse zu verfügen, die zur Optimierung ihrer Unternehmensleistung und Effizienz sorgen und ihnen Wettbewerbsvorteile verschaffen..

Was ist strategische Beschaffung?

Begriffsdefinition

Strategische Beschaffung bezieht sich auf den Prozess der Identifizierung des Ausgabenprofils eines Unternehmens und seiner Lieferantenbasis, um zu gewährleisten, dass dessen geschäftliche Anforderungen mit den Lieferanten abgestimmt werden.

Die Aufschwung bei der Übernahme einer strategischen Beschaffung ist Nachweis dafür, dass fast jeder schon dieser bewusst ist. Aufgrund der Tatsache, dass dieser Begriff eine Vielzahl von Unterbegriffen beinhaltet, kann das Verständnis von allem, was sich hinter einer strategischen Beschaffung versteckt, ziemlich komplex sein. Aus diesem Grund wird bei diesem Beitrag versucht, Erklärungen über strategische Beschaffung zu machen, z.B. wie diese sich von einer operativen Beschaffung unterscheidet und welches ihre treibenden Kräfte und Prozesse sind.

Unterschiede zwischen operativer und strategischer Beschaffung

.Strategische Beschaffung  

Zur strategischen Beschaffung gehört die Erstellung einer proaktiven, ganzheitlichen und kontinuierlichen Bewertung und Neubewertung aller Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Die Aufgabe einer strategischen Beschaffung ist das Erzielen niedrigster  Gesamtbetriebskosten zusammen mit einem minimalen Lieferkettenrisiko. Infolgedessen spiegelt sie die Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Sourcing-Partnern in Gestalt einer geschlossenen Schleife anstelle eines Einwegprozesses. Dazu wird ein ausführliches  Lieferantenprofil und Profil Ihrer Kernkapazitäten entwickelt, das in regelmäßigen Abständen den Beschaffungsanforderungen des Unternehmens angepasst wird. Bei der strategischen Beschaffung, deren Ziel der Aufbau nachhaltiger, kooperativer Beziehungen ist, gelten Lieferanten als wichtige und wertwolle Partner. Die Kunden-Lieferanten-Schleife wird in jeder Phase des Lebenszyklus bewertet, um sicherzustellen, dass die Anforderungen des Unternehmens kontinuierlich auf effiziente Art erfüllt werden. Zum Erreichen von diesem Ziel werden bei der strategischen Beschaffung  Ausgabenanalysen, Lieferantenbewertungen, Lieferantenbeziehungsmanagement und detaillierte Marktrecherchen verwendet. Zusammengefasst handelt es sich bei der strategischen Beschaffung um einen langfristigen Prozess, für dessen Durchführung kompetentes Personal und die entsprechenden Technologieplattformen und Tools erforderlich sind.  

Operative Beschaffung  

Im Gegensatz zur strategischen Beschaffung gehört zur operativen Beschaffung ein kurzfristiger  und gewöhnlich reaktiver Ansatz beim Verwalten der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens. Das Ziel enthaltet hierbei Ermöglichung geringstmöglicher Kosten ohne dabei andere Faktoren in Betracht zu ziehen, wie Lieferantenbeziehungsmanagement, Risikominderung  bei der Lieferkette usw. Folglich spielt auch hier der Aufbau langfristiger Lieferantenbeziehungen und das Verständnis, wie diese mit ihren Kernkompetenzen die Mindestanforderungen des Unternehmens erfüllen können, eine untergeordnete Rolle, nachdem die Kommunkation mit den Lieferanten minimal ist und sich nur auf das Eintreten von Problemen beschränkt. Während die operative Beschaffung kurzfristige Gewinne bringt, verhindert diese eine nachhaltige Optimierung der Beschaffungsaktivitäten. Darüberhinaus werden hierbei, verglichen mit der strategischen Beschaffung, keine umfangreichen Investitionen in Technologieplattformen und kompetente Fachkräfte benötigt.

Warum benötigen wir strategische Beschaffung?

.DDDie 4 wichtigsten Vorteile der strategischen Beschaffung

Nachdem das Konzept der strategischen Beschaffung nun klar ist, ist es wichtig zu erfahren, durch welche Vorteile sie sich auszeichnet und warum es für Unternehmen sinnvoll ist zu einer strategischen Beschaffung überzugehen.  Ein von Zycus veröffentlichtes Whitepaper beschäftigt sich mit den zahlreichen Vorteilen, den sich ein Unternehmen durch die Durchführung eines strategischen Einkaufs zu Nutze machen kann:

• Höhere Kostenersparnisse

Der offenkundigste Vorteil, der ein Unternehmen aus strategischer Beschaffung zieht,  sind höhere Kosteneinsparungen. Durch die Identifizierung und Auswahl von Lieferanten, die für die günstigsten Preise optimale Werte bereitstellen können, ermöglicht strategische Beschaffung einem Unternehmen, kontinuierlich höhere Kosteneinsparungen zu erzielen. Das gewinnt weiter an Bedeutung, nachdem laut Zycus’ Pulse of Procurement 2018, 54 % der Spitzen-Beschaffungsexperten sich darin einig sind, dass Kosteneinsparungen ein Schlüsselbereich der Beschaffung sind.

• Bessere Koordination von Beschaffungs- und Geschäftszielen

Ein Abstimmen der Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens auf seine Unternehmensziele und Aufgaben ist der springende Punkt einer strategischen Beschaffung. Eine bessere Koordination verhilft einem Unternehmen zu höheren Geschäftsergebnissen mit einer besseren Effizienz und minimalen Risiken bei der Lieferkette.

• Optimierung idealer Lieferanten

Um die strategische Beschaffung effektiv beim Unternehmen implementieren zu können, müssen Lieferanten einschließlich ihre Profile und Kernkompetenzen analysiert werden. Nach einem solchen Schritt ist ein Unternehmen mit Informationen ausgerüstet, die es ihm erlauben, einen für seine Geschäftsziele idealen Lieferanten zu finden. Das wiederum bedeutet, größtmögliche Werte zu niedrigstmöglichen Kosten zu schaffen.

• Aufbau langfristiger Lieferantenbeziehungen

Die strategische Beschaffung hilft einer Organisation beim Aufbau langfristiger Lieferantenbeziehungen. Durch eine verstärkte Konzentration auf die Kernkompetenzen der Lieferanten und die Sicherstellung der richtigen Lieferanten zum Erreichen des richtigen Beschaffungsziels trägt die strategische Beschaffung dazu bei, eine Synergie zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten zu schaffen.  Nachhaltige Beziehungen zwischen Unternehmen und Lieferanten bedeutet auch, dass Lieferanten geschätzt und in Beschaffungsentscheidungen einbezogen werden. Das wiederum motiviert sie, zur Erfüllung der Unternehmensanforderungen optimale Leistungen bereitzustellen.

Wie können wir strategische Beschaffung durchführen?

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7 Schritte zu effektiver Durchführung der strategischen Beschaffung beim Unternehmen  

Nachdem wir die Vorteile einer strategischen Beschaffung erkannt haben, folgt als nächster Schritt  die Konzipierung eines Prozesses zur Durchführung der strategischen Beschaffung bei einem Unternehmen. Während es keinen einheitlichen Prozess gibt, bei dem die spezifischen Bedingungen einer jeden Organisation berücksichtigt werden, gibt es eine Grundstruktur, die diese durch den strategischen Beschaffungsprozess führen kann.

• Identifizierung und Kategorisierung der Ausgabenprofile

Zu Beginn des Vorgangs von strategischer Beschaffung müssen als erstes die im Unternehmen vorhandenen Ausgabenbereiche identifiziert und nach unternehmenskritischen/nicht-unternehmenskritischen Bereichen kategorisiert werden. Durch Kategorisierung können Beschaffungsaktivitäten bei jedem Ausgabenbereich priorisiert werden.

Falls erforderlich können auch noch andere Kategorisierungskriterien festgelegt werden, die den Geschäftsanforderungen besser entsprechen (wie Inlands-/Auslandsausgaben, direkte/indirekte Ausgaben). In einem solchen Fall ist es wichtig, zum Priorisieren und Entwickeln von Strategien eine Risikoanalyse zu den ausgewählten Ausgabenkategorien durchzuführen.

• Entwickeln einer Beschaffungsstrategie

Zum zweiten Schritt gehört das Erstellen einer Strategie dafür, wie jeder der kategorisierten Ausgabenbereiche in Angriff genommen werden soll. Dazu gehört das Ermitteln der Anforderungen der Geschäftseinheiten, für die Ausgaben  erforderlich sind und das Festlegen von Zielen und die Erfüllungsfristen. Das macht ebenso den Aufbau von einem Kommunikationsworkflows erforderlich, damit sich alle an den jeweiligen Beschaffungsprojekten beteiligten Akteure ein klares Bild von bevorstehenden Verbesserungen verschaffen können.

• Analyse des Lieferantenmarktes  

Bei der dritte Schritt geht es um eine detaillierte Analyse derzeitiger und zukünftiger Lieferanten, um relevante Lieferantenprofile zu ermitteln und bewerten. Das schließt eine Analyse des Umsatzes oder Marktanteils des Lieferanten ein, um ihre Marktposition und industrielle Leistung zusammen mit den Risiken und Möglichkeiten auf dem Lieferantenmarkt zu ermitteln.

• Anfrage zu Lieferanteninformationen und Festlegung der Auswahlkriterien

Der vierte Schritt nach Abschluss der Lieferanten-Marktstudie beinhaltet die Anfrage zu RFIs/RFPs/RFQs von den Lieferanten. Es ist wichtig, genaue Angaben über die Anforderungen des Unternehmens und seine Endziele sowie die erwarteten Leistungen zu machen, damit sich Lieferanten eine klare Vorstellung von den Unternehmensbedürfnissen machen können. Das ist wichtig, um einen genauen Plan bereitstellen und Strategien zur Erfüllung der Geschäftsziele entwickeln zu können.

Durch die eingereichten Informationen werden aufschlussreiche Angaben wie Preisstrukturen, Liefer- und Gewährleistungsbedingungen, Produkt-/Leistungsvorgaben usw. erhalten. Nach Erhebung der Daten können dann Kriterien für die Lieferantenauswahl festgelegt werden.

• Auswahl der Lieferanten und Vertragsabschluss

Nach der Festlegung der Auswahlkriterien folgt als nächster Schritt die Auswahl von Lieferanten, die ohne Beeinträchtigung der Qualität höchste Kosteneinsparungen bereitstellen können. Nach Auswahl der für die jeweiligen Ausgabenbereiche relevanten Lieferanten wird der Vertrag abgeschlossen und die Lieferanten können an Bord geholt werden.

• Messung und regelmäßige Überprüfung der Lieferantenleistung

Die Einführung einer strategischen Beschaffung endet aber nicht mit der Auswahl des Lieferanten. Zum sechsten Schritt gehört eine effektive Messung der vom Lieferanten erbrachten Leistungen, anhand der Unternehmensanforderungen und Ziele. Eine regelmäßige Rückverfolgung der Lieferantenleistungen und das Identifizieren von verbesserungsbedürftigen Bereichen ist von größter Bedeutung und kann einem Unternehmen in großem Umfang helfen, Lieferantenrisiken zu erkennen und Minderungsstrategien zu entwickeln, um möglichen Störungen der Lieferkette vorbeugen zu können.  .

• Durchführung vom Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Der siebente Schritt beinhaltet die Integrierung des Lieferantenbeziehungsmanagements (SRM)  in den Prozess der strategischen Beschaffung, was die Beziehung zwischen Unternehmen und Lieferanten von einem Einweg-Prozess in einen Schleifen ausführenden Prozess verwandelt. Das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) verbessert das Niveau der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Lieferanten, indem es eine reine Kunden-Käufer-Beziehung in eine strategisch wertvolle Partnerschaft verwandelt. Beide Parteien sind an der Erstellung von Angeboten und Erarbeitung innovativer Strategien beteiligt, die zur Optimierung der Beschaffungsbedürfnisse des Unternehmens führen. Die sich aus einer solchen synergetischen Zusammenarbeit ergebenden Beziehungen sind langfristig und können zu weiterer Verbesserung der Lieferantenleistung genutzt werden. SRM ist nicht nur der letzte Schritt beim strategischen Beschaffungsprozess, sondern verbindet Lieferanten und Unternehmen miteinander in einer Weise, die es ermöglicht, derzeitige und zukünftige Anforderungen auf höchst effiziente und wertmaximierende Art zu erfüllen.

Faktoren, die Automatisierung der strategischen Beschaffung vorantreiben

Automatisierung ist heute überall zu sehen, und auch der Prozess der Beschaffung ist dabei keine Ausnahme. Unternehmen bringen eSourcing (elektronische Beschaffung) ins Spiel, um ihre strategischen Beschaffungsmethoden  zu rationalisieren und diese weniger komplex zu gestalten. Beim CIPS-Blog-Beitrag „E-Sourcing kann Ihrem Unternehmen helfen, die Zusammenarbeit im Beschaffungsprozess zu realisieren“ von Alun Morris wird erläutert, wie sich die Beschaffung nicht nur darauf beschränkt, den für die Beschaffungsbedürfnisse richtigen Lieferanten zu finden, sondern dass dadurch werden auch Geschäftseinheiten eines Unternehmens ermöglicht, damit die Beschaffungsaktivitäten zusammenarbeiten. Die Zusammenarbeit ist notwendig, denn jede Abteilung hat ihre eigenen spezifischen Anforderungen. Unternehmen, die die eSourcing-Software benutzen, ermöglichen es den „Endbenutzern, unter Einhaltung der dazu erforderlichen Beschaffungs- und Compliance-Vorschriften ihre eigenen Lieferanten zu finden. Endbenutzer können eSourcing-Tools problemlos zum Erheben von Informationen über wettbewerbsfähige Preisgestaltung der verfügbaren Lieferanten nutzen und über eine elektronische Angebotserstellung den richtigen Lieferanten auswählen.

Nachfolgend sind die Schlüsselfaktoren aufgeführt, die den verstärkten Einsatz von eSourcing vorantreiben:

• Bessere Berichterstattung über Daten und transparentere Beschaffungsprojekte  

Plattformen zum eSourcing erzeugen nützliche Daten über die Ausgabenvorgänge eines Unternehmens, über Lieferantenleistungen und über Risikobewertungen bei der Lieferkette. Diese Daten ermoöglichen bessere Transparenz eine ganzheitliche Beurteilung aktueller  Beschaffungsaktivitäten und befähigen Unternehmen, fundiertere Beschaffungsentscheidungen zu treffen.

• Ein umsichtige Verwaltung der wichtigsten Ausgabenkategorien

Die Automatisierung strategischer Beschaffungsaktivitäten hilft immer die unternehmensweit in den verschiedenen Geschäftseinheiten vorhandenen Ausgabenkategorien zu identifizieren und kategorisieren. Eine verbesserte Ausgabentransparenz ermöglicht einem Unternehmen, Ausgabenvorgänge zu rationalisieren und zu steuern.

• Lieferkettenrisikobewertung

eSourcing ermöglicht einem Unternehmen, lieferkettenbedingte Risiken zu erkennen, bewerten und mindern, was zu besserer Compliance führt. Das wiederum ist für das Geschäftsergebnis förderlich, reduziert durch Störungen des Supply-Chain verursachte übermäßige Ausgaben und hilft Unternehmen, mit einer Vielzahl von externen und internen umweltbedingten Störungen umzugehen. Als zusätzlicher Pluspunkt einer Automatisierung der strategischen Beschaffung wurde von  Pulse of Procurement 2018 das Risikomanagement bzgl Lieferung als einer der Schlüsselbereiche beim Beschaffungsvorgang identifiziert.

• Verstärkte Rechenschaftspflicht beim Umsetzen von Projekten

Bei einem eSourcing-Plattform wird den Workflow der Beschaffungsaktivitäten und ihrer jeweiligen Akteure aufgewiesen. Dadurch wird die Transparenz, Verantwortbarkeiten und Compliance aller an den jeweiligen Beschaffungsprojekten beteiligten Akteur verbessert. .

Fazit

Bei diesem Beitrag wird versucht, die verschiedenen Aspekte einer strategischen Beschaffung zu erkunden – was sich hinter diesem Begriff verbirgt und wie er sich von operativer Beschaffung unterscheidet; Vorteile, die Unternehmen durch eine strategische Beschaffung erwachsen;  Prozesse und Faktoren, die die Automatisierung bei diesem Prozess vorantreiben.

Unternehmen gehen zu einer strategischen Beschaffung über, um einen ganzheitlichen Ansatz zur Verwaltung ihrer Beschaffungserfordernisse einzuführen und ein prokativeres Verhalten bei Störungen der Lieferkette zu entwickeln. Indem sie sich mit Lieferanten zusammentun, die auf ihre Geschäftsziele und Anforderungen ausgerichtet sind und über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, können Unternehmen ihre Leistung optimieren und sich einen Wettbewerbsvorteil über ihre Konkurrenten verschaffen. Darüber hinaus versetzt der Einsatz von Automatisierungstechnik bei der strategischen Beschaffung Geschäftseinheiten in die Lage, ihre Beschaffung zu optimieren.

Die strategische Beschaffung ist heute ein Muss — dadurch werden Kosteneinsparungen ohne Beeinträchtigung der Qualität ermöglicht. Haben Sie das berücksichtigt?