Kein Grund zum Trübsinn zu Ausklang des Geschäftsjahres

Und wieder endet noch ein Geschäftsjahr. Die Rollen waren gut verteilt, die Story gut erzählt. Die allgemeine Stimmung ist schon voll von einer gewissen spürbaren Spannung ausgeprägt. Man kann nicht mit Bestimmtheit sagen, wie es dabei ausgehen wird. Ist für „Beschaffung“ und „Finanzen“ ein diabolisches Ende ihrer Beziehung zu erwarten oder werden Sie einvernehmlich dem neuen Geschäftsjahr entgegenmarschieren?

Ein Beschaffungsexperte durchläuft entweder alle fünf Gefühlszustände wie Verleugnung, Zorn, Resignation, Depressionen und Akzeptanz oder er sonnt sich in einem Gefühl der Zufriedenheit.  Das Finale des einjährigen „Umwerbens“ bzgl. Beschaffung und Finanzen ist Ende März angesagt.  Ob sie sich als streitsüchtige oder als vernünftige Partner entpuppen, hängt voll und ganz davon ab, wie stark die Finanzabteilung im Laufe des Geschäftsjahres mit in die Beschaffung einbezogen wurde. Ganz gleich, ob Sie sich augenblicklich in einer schwierigen Lage befinden oder einfach nur Ihre Beziehungen verbessern wollen, auf “TOUCH“ ist immer Verlass.

1. Transparenz

Die Beschaffungsabteilung muss, in Abstimmung mit der Finanzabteilung, den Jahresabschluss erstellen. Alle Einsparungen müssen zum Zeitpunkt ihrer Erwirtschaftung und alle Aufwendungen zum Zeitpunkt ihres Entstehens erfasst werden. Rechnungen zum abzuschließende Geschäftsjahr müssen unter Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Das bedeutet, dass alle Bestellungen und Rechnungen abgeglichen werden müssen. Ausnahmen hinsichtlich Budget müssen mit den jeweiligen Genehmigungen verrechnet werden, gefolgt von einer Genehmigung auf der dritten Ebene, die durch die Buchhaltungsabteilung erteilt wird. Alle von der Beschaffung erzielten Einsparungen müssen unverzüglich erfasst werden, damit die Bücher rechtzeitig abgeschlossen werden können. Das wiederum gewährt ausreichend Zeit, Rechnungsabschlüsse und die Managementberichterstattung gemäß der zu regulatorischen Einhaltung vorgeschriebenen Parameter vorzubereiten.

2. Objektivität

Die Beschaffung muss bei ihrer Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung einen objektiven und inklusiven Ansatz verfolgen. Die Beschaffung muss sich bei der Zuordnung von Ausgaben aller Kategorien ein Ziel stecken. Auf diese Art wird ein Zuordnen der Ausgaben helfen, Risiken und Einsparungsmöglichkeiten zu identifizieren. Das wiederum kann in Perioden, wenn beim Abgleich mit der Finanzabteilung Schwierigkeiten auftreten, als Ausgangspunkt verwendet werden. Damit Ausgaben ordnungsgemäß zugeordnet werden, müssen alle Kosten ihren „Kategorien“ entsprechend klassifiziert und an einem zentralen Speicherort zu einem bequemen Zugriff zu sämtlichen Informatioen gespeichert werden.

3. Verständnis

Für Beschaffungsfachpersonal ist es wichtig, die Unternehmensziele insgesamt zu begreifen. Beschaffungsexperten werden von der Motivation gelenkt, Kosten zu senken und Abweichungen in den Preisen wie auch andere Parameter zu kontrollieren.

Lieferanten, die dank der Motivation seitens der Käufern (Beschaffungsexperten) bis an die Grenzen seiner Leistungsfähigkeit gehen, können Abstriche an der Qualität machen, um ihre Gewinnmargen beizubehalten. Ein anderer Fall kann eintreten, wenn einer Kostenreduzierung übermäßige Bedeutung geschenkt wird. Das kann bewirken, dass die Beschaffungsabteilung bei Großaufträgen vom Lieferanten einen Rabatt verlangt,  was zwar zu einer Senkung der Zulieferkosten führt,  dafür aber auch zu höheren Lagerbeständen und Abwicklungskosten mit beträchtlichen Verlust- und Schadensrisiken. Gelegentlich greift die Beschaffung auch auf eine Verkürzung der Durchlaufzeiten (verkürzte Durchlaufzeiten reduzieren die Lagerhaltungskosten) zurück, was allerdings die Lieferzuverlässigkeit wie auch andere Leistungsfaktoren gefährden kann. In solchen Situationen muss sich die Beschaffung mit der Finanzabteilung und Buchhaltung beraten, um sicherzustellen, dass die Unternehmensziele ordnungsgemäß erfüllt werden können. Die Finanzabteilung zu Rate zu ziehen, bedeutet aber nicht, dass man ihr beim Auftreten von jeglichen Unstimmigkeiten zustimmen muss. Diese Vorgehensweise stellt aber sicher, dass die finanzielle Leistung des Unternehmens bei solchen Trade-Off-Entscheidungen gebührend berücksichtigt wird.

4. Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit mit den Abteilungen Finanz und Buchhaltung sollte für Beschaffungsexperten fester Bestandteil eines proaktiven Ansatzes sein. Finanzexperten sollten es unterlassen, als Diktator aufzutreten, und sollten stattdessen die Rolle eines Kooperationspartners übernehmen. Sie sollten mit der Beschaffung zum Steigern der Rentabilität zusammenarbeiten. Beschaffungsfunktionen müssen in die Planung integriert sein. Die Beschaffung muss ihrerseits alle Ausgaben und Einsparungen anhand den relevanten Dokumenten nachverfolgen, bewerten und erfassen. Die Finanzabteilung ist in eine Menge strategischer Informationen über das Unternehmen eingeweiht. Wenn sie diese Informationen mit der Beschaffung teilt, kann sie alle Ansätze und Funktionen berücksichtigen, die von der Beschaffung zur Förderung von “Einsparungs”-Initiativen eingesetzt werden, und diese mit der Finanzverwaltungspolitik des Unternehmens in Einklang bringen.

5. Ehrlichkeit

Eine zukunftsorientierte Beschaffung muss beim Erfassen von Einträgen aller Lieferantenangebote, Bestellanforderungen & Bestellungen, Zahlungsbelege und Abnahmeerklärungen auf einer einzigen Plattform immer Ehrlichkeit und Ansprechbarkeit sicherstellen. Mit einer standardisierten Source-to-Pay Lösung wird für jede Beschaffungsaktivität ein automatischer Journaleintrag erzeugt. Durch Integrierung der Nachverfolgbarkeit einer jeden Beschaffungsaktivität in einen mehrstufigen Workflow wird die Einhaltung der für den Prüfpfad vorgeschriebenen regulatorischen Anforderungen zu Jahresende zum Kinderspiel.

Abschließend kann gesagt werden, dass Beschaffung und Finanzen zwei wichtige betriebswirtschaftliche Funktionen sind, die Hand in Hand gehen müssen, wenn sie zur Erfüllung der operativen und finanziellen Unternehmensziele einen maßgeblichen Beitrag leisten wollen. Um die Infrastruktur für ein solches „harmoniesüchtiges“ Bündnis bereitzustellen, ist es wichtig, eine Source-to-Pay-Lösung bzgl. des Beschaffungsvorgangs zu haben, die in die Bereiche Finanzen und Rechnungswesen integriert ist, damit beide Funktionen gewinnbringend nebeneinander existieren können, ohne jegliche Nachteile oder Bedenken. Die Auswahl der entsprechenden Technologie für eine solche leistungsfähige, den Geschäftsanforderungen entsprechende Plattform setzt umfassende Kenntnisse über die Beschaffungsbranche voraus. Ideal ist, sich für eine der besten maßgeschneiderten Lösungen zu entscheiden, wie das Zycus S2P suite, das durch einen reibungslosen Datenfluss innerhalb der gesamten Suite schnelle, genaue und „benutzerfreundliche“ Lösungen bereitstellt. Inzwischen bitten Wir Sie, „procure performance“ by Zycus zu lesen.