Der Einkauf wird gewöhnlich als betriebliche prozessorientierte Funktion definiert, bei der nur wenige strategische Entscheidungen getroffen werden. Der Einkauf galt im herkömmlichen Sinne als eine wesentliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsabteilung beschrieben, der sicherstellt, dass das Unternehmen die Branchennormen einhält und die Auditierung des Unternehmens ermöglicht. Die Beschaffung kann in zwei Kategorien unterteilt werden – Direkter Einkauf und Indirekter Einkauf.
Dieser Blog versucht, den indirekten Einkauf zu entmystifizieren, zu erklären, worin sich indirekter und direkter Einkauf voneinander unterscheiden und wie sie sich auf das Geschäftsergebnis auswirken. Darüber hinaus werden wir die Herausforderungen untersuchen, vor die ein Unternehmen beim Verwalten des indirekten Einkaufs gestellt wird. Worum geht es
- Die Bedeutung des Einkaufs als Geschäftsprozess
- Direkter und indirekter Einkauf mit Beispielen
- Ist indirekter Einkauf genauso wichtig wie direkter Einkauf?
- Die geschäftlichen Auswirkungen des Einkaufs auf das Unternehmen
- Herausforderungen des indirekten Einkaufs
- Verwalten des indirekten Einkauf
Begriffserklärung indirekter Einkauf
Indirekter Einkauf bezieht sich auf den Prozess, mit dem die für den Fortbestand des Unternehmens erforderlichen Ressourcen beschafft werden. Beispiel eines indirekten Einkaufs Ein Unternehmen, das Smartphone Apps entwickelt, braucht nur wenige, durch direkten Einkauf bezogene Ressourcen, dafür aber Ressourcen, die über indirekten Einkauf bezogen wurden, wie Büroausrüstungen, Software, Systeme u.ä.
Begriffserklärung direkter Einkauf
Direkter Einkauf bezeichnet den Prozess zur Beschaffung von Ressourcen, die zur Herstellung des eigentlichen Produktes oder zur Bereitstellung der vom Unternehmen angebotenen Dienstleistungen erforderlich sind. Beispiel eines direkten Einkaufs Für ein Unternehmen, das Smartphones herstellt, bedeutet direkter Einkauf das Beschaffen von Ressourcen wie Chips, Prozessoren, Bildschirmen und ähnlichem, die in einem direkten Zusammenhang mit dem Unternehmensangebot stehen. Bei produktorientierten Unternehmen ergänzen sich direkter und indirekter Einkauf und schaffen ein Gleichgewicht für einen reibungslosen Betriebsablauf. Für ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen spielt der indirekte Einkauf im Vergleich zum direktem Einkauf eine größere Rolle.
Indirekter Einkauf – Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb
Indirekter Einkauf bezieht sich auf Ausgaben auf Einzelfallbasis. Der indirekte Einkauf hilft einem Unternehmen, reibungslos zu funktionieren und ist vom Wesen her dezentralisiert. Er ist weniger transparent und erhält einen verhältnismäßig geringeren Anteil an Investitionen. Nichtsdestoweniger können sich nicht ordnungsgemäß verwaltete indirekte Einkäufe negativ auf die Geschäftsergebnisse auswirken. Im Gegensatz zum direkten Einkauf zeichnet sich der indirekte Einkauf durch Vorleistungen aus. Der direkte Einkauf hilft einem Unternehmen, Erträge zu erwirtschaften, Kundenerlebnisse zu prägen, kann einem Unternehmen zu einem guten oder schlechten Ruf verhelfen und ist zentralisiert. Er findet größere Beachtung und zeichnet sich ferner durch einen größeren Anteil an Ausgaben für Ressourcen aus.
Ist indirekter Einkauf genauso wichtig wie direkter Einkauf?
Für viele Fachleute sind Ausgaben gleich Ausgaben, ganz gleich, ob sie durch direkten oder indirekten Einkauf entstehen, während andere behaupten, dass der direkte Einkauf von größerer Bedeutung ist als der indirekte. Ihrer logischen Erklärung liegt die Ansicht zugrunde, dass ohne ein erfolgreiches Produkt/Dienstleistung Ausgaben für indirekte Einkäufe bedeutungslos sind. Ist infolgedessen dem indirekten Einkauf die gleiche Bedeutung zuzuordnen, wie dem direkten Einkauf? Es ist wichtig, zwischen direktem und indirektem Einkauf ein gewisses Gleichgewicht zu wahren. Alle Geschäften schließen einen gewissen Grad an indirektem Einkauf ein, ganz gleich, ob dienstleistungs- oder produktorientiert. Hier ein Beispiel zur Erläuterung. Wenn es sich bei einem direkten Einkauf um ein Fahrzeug handelt, dann ist ein indirekter Einkauf die Beschaffung des Benzins, das das Fahrzeug betreibt. Und damit ist die Frage beantwortet. Beide, indirekter wie direkter Einkauf ergänzen sich gegenseitig und keiner davon ist wichtiger als der andere.
Indirekter Einkauf- Die größten Herausforderungen
Nachdem wir nun den Unterschied zwischen den zwei Arten von Einkauf erklärt haben, wollen wir einen Blick darauf werfen, warum sich Unternehmen nicht um eine Priorisierung des indirekten Einkaufs bemühen. Der indirekte Einkauf ist eine komplexe Unternehmensfunktion, die eine Vielzahl von Herausforderungen mit sich bringt. Eine Untersuchung von NelsonHall ergab, dass 80% der befragten Unternehmen den indirekten Einkauf als Erfüllung von Erwartungen betrachten. Warum eigentlich?
Es ist an der Zeit, einen Blick auf die Hürden zu werfen, die diese Funktion zu überwinden hat.
1) Eine große Zahl von Stakeholdern und Warengruppen
Nachdem der indirekte Einkauf auf den Tagesbetrieb der internen Stakeholder asugerichtet ist, wird er oft dezentralisiert von den einzelnen Abteilungen verwaltet – in der Personalabteilung gehört dazu die Personalbeschaffung und -ausbildung, beim Marketing geht es um Vertragsabschlüsse mit Werbeagenturen usw. Das wiederum bedingt, dass an den Prozessen eine große Zahl interner Gruppen beteiligt sind, von denen eine Vielzahl von Waren der verschiedensten Kategorien bezogen werden.
2) Ungeplante Einkäufe, Maverick-Spending und mangelnde Lieferantentransparenz
Aufgrund der großen Zahl von Stakeholdern und Warengruppen, Mangel an erfahrenen Beschaffungsteams und einer vorgegebenen Ausgabenpolitik ist bei den verschiedenen Unternehmensabteilungen ein sporadisches Kaufverhalten weitverbreitet. Das wiederum legt den Grundstein für komplizierte Lieferantenbeziehungen, die für das Unternehmen keine Werte schaffen, wie auch MaverickSpending. Zycus’ Pulse of Procurement 2018 erwähnt deshalb auch, dass mangelnde Transparenz der Lieferantenleistungen für Einkaufsexperten eine der größten Schwachstellen ist.
3) Mangelnde Transparenz der Ausgabendaten und versäumte Sparmöglichkeiten
Nachdem wir uns jetzt ein Bild von der Komplexität gemacht haben, ist der Mangel an Datentransparenz für den indirekten Einkauf die nächste Hürde. Nachdem der Grund dafür die vielen Kategorien sind, denen Ausgabendaten zugeordnet werden, kann man sich leicht vorstellen, welche Folgen das hat – sie hindern Einkaufteams und das Unternehmen an einer Identifizierung und Nutzung von Kosteneinsparmöglichkeiten. Wie können wir etwas kontrollieren, was wir kaum erkennen können? Bei einer Analyse des direkten Einkaufs kann ferner festgestellt werden, dass es sich gewöhnlich um Transaktionen von hohem monetärem Wert handelt. Die Beziehungen des Einkaufsteams zu ihren Lieferanten sind gewöhnlich solide. Sie erlauben ihnen, höhere Preisnachlässe auszuhandeln und sind folglich diejenigen, die beachtliche Sparmöglichkeiten erkennen können. Auf den indirekten Einkauf dagegen trifft das nicht zu, weil es bei ihm um große Transaktionsvolumen geht, mit einer großen Zahl beteiligter Stakeholder und geringem monetären Wert. Vor diesem Hintergrund wurde von Pulse of Procurement 2018 festgestellt, dass für 54% der globalen Einkaufsexperten Kosteneinsparungen Top-Priorität haben.
4) Mangel an Fachkenntnissen
Zum Verwalten von durch den indirekten Einkauf bedingter Komplexitäten benötigen Unternehmen qualifiziertes Personal, das über Kenntnisse in Bereichen wie Produktgruppen- und Änderungsmanagement verfügen, Auftragsvergabe, Lieferantenbeziehungsmanagement und Datenanalytik. Den meisten Unternehmen mangelt es an Personal, das für direkte Einkäufe zuständig ist und über die für ein effektives Verwalten von indirekten Einkaufsprozessen nötigen Fähigkeiten verfügen. Pulse of Procurement 2018 stellte ebenso fest, dass 2018 der Mangel an Fachkräften/ qualifiziertem Einkaufspersonal eine der größten Schwachstellen war. Die Lage ist also alles andere als rosig. Nichtsdestoweniger, das wahre Potential tritt erst in schwierigen Situationen an den Tag. Einer Untersuchung von EY über ‘Indirect Procurement Optimization’ zufolge können Unternehmen durch eine Optimierung ihrer indirekten Einkaufsprozesse Einsparungen bis zu 25% erzielen. Im derzeitigen globalen Szenario, das durch eine scharfe Konkurrenz und steigende Inflationsraten gekennzeichnet ist, müssen Unternehmen, um nicht unterzugehen, gezielt sparen.
Das Verwalten des indirekten Einkaufs – Best Practices, die den Weg in die Zukunft weisen
Um Herausforderungen zu meistern und Chancen zu nutzen, zählt das Whitepaper von Zycus über ‘Mastering Indirect Spend – Five Keys to Success’ Möglichkeiten auf, wie der indirekte Einkauf optimiert und verwaltet werden kann.
1) Implementieren von Tools zum Ermitteln und Kategorisieren von Ausgaben
Die Achillesferse des indirekten Einkaufs ist die große Zahl nicht klassifizierter, ungeplanter Ausgabenkategorien, die unglaublich schwer zurückzuverfolgen sind. Dazu kommt die große Zahl über das ganze Unternehmen verteilter Stakeholder, ohne Kontrollsysteme und Einkaufsmandate, die die Lage weiter verschärfen. Folglich besteht eindeutig die Notwendigkeit, ein ganzheitliches Tools zum Steuern, Identifizieren und Kategorisieren der Ausgabenkategorien zu implementieren. Es ist wichtig zu wissen, dass Warengruppenmanager, die direkt mit Fertigungsmaterial zu tun haben, für Prozesse wie auch Ausgaben zuständig sind. Manager des indirekten Einkaufs dagegen sind lediglich für die Abwicklung des Einkaufsprozess zuständig, ohne jegliche Verantwortung für den Prozess und Ausgaben. Für sie ist die Implementierung von Best Practices, die Nutzung ihrer Führungseigenschaften und Kompetenzen für eine Reduzierung der Kosten, Einhalten von Fristen und die Arbeit mit den Stakeholdern wichtig. Die Verfügbarkeit eines integrierten und gut strukturierten Expenditure Tools wird dies weiter unterstützen.
2) Aufbau funktionsübergreifender Teams
Nachdem Ihnen nun für eine effektive Kategorisierung ein Expenditure Tool zur Verfügung steht, wird jetzt ein funktions- oder geschäftsübergreifendes Team benötigt. Ein funktionsübergreifendes Team, in dem alle Geschäftsbereiche des Unternehmens vertreten sind, wird die Vision und Aufgaben des Einkaufsprozesses umreißen, die für jede Abteilung Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festlegen, die Anforderungen aller Stakeholder identifizieren und die Koordinierung mit ihnen gewährleisten. Das wiederum ermöglicht den Einkaufteams, die verschiedenen indirekten Ausgabekategorien effektiv zu verwalten und doppelte Kosten und Bemühungen zu vermeiden.
3) Aufbau eines Einkaufteams, dass die Befürchtungen der Stakeholder minimiert
Uns ist bekannt, dass in einer Reihe von Szenarien Einkaufteams von den Geschäftseinheiten als Polizeieinheit betrachtet werden, die eine Einhaltung des Einkaufsprozesses, ethischer Standards usw. erzwingt, was lediglich zu Verzögerungen und unnötigem Verwaltungsaufwand führt. Die Stakeholder befürchten, dass eine strenge Einhaltung des Einkaufsprozesses ihre Beziehungen zu den Lieferanten beeinträchtigen wird. Sie ziehen es vor, anstelle über Ausschreibungsverfahren oder Auktionsverfahren nach ihren eigenen Vorstellungen mit den Lieferanten zu arbeiten. Nun, das macht das Verwalten des indirekten Einkaufs und Erzielen von Preisnachlässen ziemlich schwierig. Deshalb ist es wichtig, ein gutes Einkaufsteam aufzubauen, das nicht nur die Einkaufsprozesse umreißt, sondern auch die Geschäftsanforderungen der Stakeholder versteht. Ein Abbau der Befürchtungen der Stakeholder wird sie zur Übernahme von Best Practices bewegen, die wiederum die Beschaffung indirekter Materialen optimiert. Ferner wird es den Einkaufsteams helfen, eng mit den bereichsübergreifenden Teams zusammenzuarbeiten, um die vollständige Optimierung indirekter Einkaufsprozesse zu gewährleisten.
4) Legen Sie Einsparungsziele fest, damit sich Ihre Einsparungen nicht in Luft auflösen
Es geschieht häufig, dass sich aufgrund einer ungeplanten Nutzung Einsparungen, die über den indirekten Einkaufsprozess erzielt wurden, nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens widerspiegeln. Genauer gesagt, wenn das Einkaufsteam 1000 $ an Verwaltungsausgaben eingespart hat, dann werden diese Ersparnisse vom Verwaltungsteam für Büroausrüstungen für alle Abteilungen ausgegeben, nachdem diese Ausgaben nicht zu einer Überziehung ihres Haushalts führen. Damit sich diese Einsparungen nicht in Luft auflösen, muss von allen beteiligten Stakeholdern entschieden und festgelegt werden, was mit den erzielten Einparungen geschehen soll.
5) Entwickeln einer erfolgsversprechenden Governance-Struktur
Unterstützung durch Führungskräfte ist eine der Voraussetzungen für ein effizientes Management des indirekten Einkaufsprozesses bzw. für alle Unternehmensprozesse überhaupt. In ihrer Abwesenheit ist, auch trotz vorhandener Optimierungsinitiativen, eine Bereitstellung der vom Unternehmen angestrebten Werte nur schwer zu verwirklichen. Es muss eine gut strukturierte Unternehmensführung vorhanden sein, um Strategien, Geschäftsziele und Finanzpläne für die individuellen Geschäftseinheiten zu planen und genehmigen, um zu entscheiden, was mit den Einsparungen geschehen soll, um Projekte zu bewerten und Hürden aus dem Weg zu räumen. Man kann sich gut vorstellen, dass bei mangelnder Unterstützung durch die Unternehmensleitung Stakeholder an Priorität verlieren, kein Interesse mehr an der Implementierung von Best Practices haben und einfach nur das tun, was sie für richtig halten. . Falls Sie an ausführlicheren Informationen über das Verwalten des indirekten Einkaufs interesssiert sind, dann besuchen Sie bitte das Zycus’ On-Demand Webinar mit Bill Michels, CEO, Aripart Consulting.
Fazit
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es wichtig ist, zu verstehen, worin sich indirekte Einkäufe und direkte Einkäufe voneinander unterscheiden. Es zeigt, warum es an der Zeit ist, Unternehmensressourcen in eine Identifizierung der Herausforderungen und Best Practices zum Verwalten eines Phänomens zu investieren, das sich indirekter Einkauf nennt.
Es darf einfach nicht länger ignoriert werden, vor allem, wenn Sie sich auf dem regionalen wie auch globalen Markt behaupten wollen. Es erübrigt sich zu sagen, dass sich Unternehmen nach wie vor auf ihre direkten Einkaufsprozesse konzentrieren müssen und Wege für ihre Optimierung finden müssen. Gebot der Stunde ist, auch den indirekten Einkauf darin einzubeziehen.
Zum Nachdenken Haben Sie, nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, begonnen, sich über die Dichotomie der Beschaffung Gedanken zu machen? Fragen Sie sich, ob es noch immer relevant ist, zwischen Beschaffungsprozessen zu unterscheiden, wie wir es seit Jahren getan haben? Immerhin traf diese Unterscheidung auf Fertigungsunternehmen zu, wo direkter und indirekter Einkauf eindeutig voneinander abgegrenzt waren.
Lohnt es sich aber noch für Unternehmen oder hat es im heutigen Szenario mit einer zunehmend dienstleistungsorientierten Wirtschaft, bei dem diese Linie immer verschwommener wird, noch einen Sinn, Beschaffungsfunktionen aus einer solchen Perspektive zu betrachten oder auszuführen? Lassen Sie uns in der Spalte unten wissen, wie Sie zu diesem Thema stehen.
