Évaluation de la performance des fournisseurs – Une liste de contrôle rapide

Les entreprises multinationales trouvent que la gestion d’une base de fournisseurs et des ensembles correspondants de règles commerciales variables est assez délicate. Il est indispensable de disposer d’un plan d’évaluation des fournisseurs solide pour assurer la responsabilité interne et externe et justifier la continuité de la relation.

Selon le contexte, un plan concret d’évaluation des fournisseurs peut vous aider dans des scénarios tels que:

• Planifier un achat répété
• Choisir le meilleur fournisseur parmi un ensemble de “bons” fournisseurs dans une catégorie donnée
• Ecarter les fournisseurs peu performants et les remplacer par d’autres plus performants
• Initier une pratique régulière d’analyse coûts-bénéfices

Mesurer et évaluer la performance des fournisseurs est primordial pour réduire les coûts, augmenter l’efficacité des processus et la performance de l’entreprise. Elles permettent de prévenir les problèmes liés aux produits et les défauts après paiement et d’améliorer la chaîne d’approvisionnement.

Etape 1 : Etablir des indicateurs de performances

Tout d’abord, il faut créer un plan d’évaluation des fournisseurs réalisable afin de définir des paramètres généraux et précis. Sans cela, les étapes qui suivent n’ont aucun sens ou, dans le pire des cas, pourraient refléter des idées fausses et contre-productives pour votre entreprise. Voici quelques paramètres à inclure impérativement dans votre liste de contrôle des indicateurs clés de performance des fournisseurs:

• Prix

Parce que les négociations font ou défont les accords avec les fournisseurs, c’est un point à observer. Grâce aux économies à l’échelle, votre organisation peut certainement créer une situation gagnant-gagnant avec les fournisseurs qui sont prêts à baisser leurs prix. De ce fait, vous pouvez capitaliser sur des contrats importants ou réguliers avec eux. Surveillez de près dans quelle mesure une entreprise s’en tient à ses estimations  – si des frais supplémentaires, des taxes imprévues ou des coûts inattendus sont monnaie courante, vous devriez tirer la sonnette d’alarme contre le fournisseur en question.

• Le Coût

Un autre aspect est le coût (monétaire et non monétaire) supporté par votre organisation lorsqu’elle traite avec des fournisseurs. Si la composante principale est le prix des biens ou des services achetés, d’autres incluent les coûts périphériques associés à la livraison, au transport, à l’emballage et à l’élimination.

• Quantité

Une comparaison entre les quantités commandées et reçues est également à prendre en considération. Parfois, les fournisseurs envoient un ASN (Préavis d’expédition) confirmant et expliquant les anomalies de la livraison.

• Qualité

Les inspections permettent de détecter les défauts visibles du produit, les rejets, les retours, etc.

• Le Service

Parmi les indicateurs de bonne qualité de service figurent, les délais de réponse pour la résolution des problèmes et l’engagement constant en faveur de la satisfaction du client.

• Refoulement

Les délais du processus de commande et la période d’attente avant la livraison sont directement liés à votre satisfaction à l’égard du fournisseur.

• Les Modalités de paiement

Des méthodes et des modalités de paiement souples offrent une flexibilité au paiement des organisations approvisionnante, ce qui est bien plus préférable qu’un processus de paiement rigide.

• Les Certifications

Des certifications spécifiques à un secteur ou à un domaine ne se contentent pas de cocher une case de plus. Elles garantissent un niveau de confiance et un seuil d’attente de qualité minimale de la part du fournisseur concerné.

• Valeur ajoutée

Les valeurs ajoutées peuvent sembler être des plaisirs rares chez la plupart des fournisseurs. Pour certains, la valeur ajoutée est intégrée. Il peut s’agir de la résolution de problèmes et de conflits, des délais de réponse, des réactions aux révisions de commandes, etc.

• L’innovation

Un fournisseur qui innove dans divers aspects de ses offres l’emporte sur les autres qui n’y croient pas à long terme.

• Santé financière

Des finances saines permettent aux fournisseurs de mieux servir, de mieux innover et de mieux s’adapter à des cycles de paiement plus longs.

• La Conformité

Certaines indicateurs à vérifier sont la conformité fiscale, la conformité réglementaire et la conformité contractuelle. Il existe également d’autres exigences régionales et plus spécifiques liées au domaine.

En savoir plus: Logiciel de gestion des fournisseurs

Etape 2 : Classification des fournisseurs

Pour commencer à comparer les fournisseurs, commencez par les classer dans des catégories similaires. Une façon de procéder est de les classer par zone géographique, et une autre façon est de les classer par types de produits.

Etape 3 : Centralisation et intégration des données

20 % des fournisseurs correspondent généralement à 80 % des besoins de l’entreprise. Cependant, votre organisation peut avoir des centaines ou des milliers de fournisseurs dans diverses fonctions. Rassemblez-les tous sur un seul portail centralisé. Par conséquent, un outil d’évaluation des fournisseurs comme iPerform fonctionne très bien pour cela.

Etape 4 : Développer une approche d’évaluation solide

Avant tout, pour développer une approche d’évaluation solide, commencez par choisir une période, puis passez à la méthode d’évaluation. Voici quelques exemples:

• Cartes de pointage des fournisseurs
• Gestion des contrats
• Six sigma

Etape 5 : Collaboration avec les fournisseurs pour examen/rétroaction

Toutes les évaluations ne doivent pas nécessairement être chiffrées. Au contraire, une collaboration constante entre fournisseurs et acheteurs peut parfois faire apparaître les blocages de manière beaucoup plus visible. S’il est essentiel de tenir des réunions régulières, il est également indispensable de prêter attention à l’équipe adverse. Grâce aux conversations de rétroaction, de nombreux problèmes sont éliminés.

Etape 6 : Créer un plan d’action

Enfin, il est temps de créer un plan viable et réalisable avec des moyens d’action pour les relations individuelles avec les fournisseurs. Il est également nécessaire d’agir en fonction de vos conclusions afin de boucler la boucle de vos efforts d’évaluation. La performance des fournisseurs, lorsqu’elle est réalisée de la bonne manière grâce à une combinaison optimale de personnes, de processus et de technologies, fait des merveilles. En outre, elle permet d’identifier les écarts de performance et de concevoir des stratégies pour les combler.

Par conséquent, pour un compte rendu plus détaillé de cette liste de contrôle et d’autres commentaires sur les technologies émergentes pour l’évaluation des fournisseurs, téléchargez “A Quick and Effective Guide To Evaluating Supplier Performance”