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Définition de la gestion des fournisseurs
La gestion des fournisseurs est un processus qui permet à une organisation de prendre des mesures appropriées pour contrôler les coûts, réduire les risques potentiels liés aux fournisseurs, assurer une excellente prestation de services et tirer de la valeur des fournisseurs à long terme. Il s’agit notamment de rechercher les fournisseurs les mieux adaptés, de trouver et d’obtenir des informations sur les prix, de mesurer la qualité du travail, de gérer les relations en cas de multiples fournisseurs, d’évaluer les performances en fixant des normes organisationnelles et de veiller à ce que les paiements soient toujours effectués à temps.
C’est là que le système de gestion des fournisseurs ou VMS entre en jeu.
Un système de gestion des fournisseurs est un outil en ligne basé sur le web qui agit comme un nœud unique pour gérer toutes les activités liées aux fournisseurs dans toute organisation ou entreprise, tout en assurant une efficacité accrue et une croissance à long terme de manière rentable.
En savoir plus: Logiciel de gestion des fournisseurs
Avantages de la gestion des fournisseurs
En mettant en place une gestion des fournisseurs adéquate, une organisation peut bénéficier des avantages suivants:
(1) Meilleure sélection
En mettant en place une gestion appropriée des fournisseurs, votre organisation peut bénéficier d’une plus grande sélection de fournisseurs, ce qui se traduit par un plus grand choix et, en fin de compte, de meilleurs coûts.
Votre organisation peut bénéficier d’une guerre d’enchères entre les fournisseurs tout en s’assurant que vous en avez pour votre argent.
(2) Une meilleur gestion des contrats
Dans un scénario à fournisseurs multiples, l’absence de système de gestion des fournisseurs aggrave le problème de la gestion des contrats, de la documentation et d’autres informations vitales dans votre organisation.
En mettant en place un VMS approprié, votre organisation peut bénéficier d’une vue centrale de l’état actuel de tous les contrats et d’autres informations utiles qui lui permettront de prendre de meilleures décisions et de gagner un temps précieux.
(3) Meilleure gestion des performances
La mise en œuvre d’un système de gestion des fournisseurs permet d’obtenir une vue intégrée de la performance de tous les fournisseurs.
Cela peut donner à votre organisation une vision claire de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas ! Cela permet d’améliorer l’efficacité et, par conséquent, la performance globale de l’organisation.
(4) Meilleure relation avec les fournisseurs
Il n’est jamais facile de gérer plusieurs fournisseurs en même temps. Si certains vendeurs peuvent s’avérer très productifs, d’autres non. Mais la gestion des relations entre les fournisseurs est la clé de la réussite d’un projet.
En rassemblant toutes les informations relatives aux fournisseurs en un seul endroit, vous bénéficiez de toutes les informations requises en une seule fois et cela peut influencer votre processus de prise de décision, le simplifiant ainsi !
(5) Meilleure valeur
En fin de compte, l’objectif d’un système de gestion des fournisseurs est d’obtenir la meilleure valeur possible pour votre argent. Ainsi, la mise en œuvre d’un système de gestion des fournisseurs, lorsqu’elle est effectuée correctement, peut entraîner des économies à long terme ainsi qu’une amélioration des revenus sur une période donnée.
Les défis dans la gestion des fournisseurs
Bien que les avantages soient nombreux, certains défis doivent être relevés pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation.
Il existe de nombreux défis auxquels une organisation peut être confrontée si la gestion des fournisseurs n’est pas correctement mise en œuvre. Ils sont les suivants.
(1) Risque lié à la conformité des fournisseurs
Définir des normes avant de collaborer avec les fournisseurs peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent. Tous les fournisseurs ne sont pas forcément conformes à vos normes. Il est important de choisir le bon fournisseur parmi de multiples fournisseurs, qui répondent à vos normes et critères organisationnels tout en promettant d’excellentes performances.
(2) Risque lié à la réputation du fournisseur
Traiter avec plusieurs fournisseurs n’est pas une tâche facile. En outre, la qualité du travail doit être évaluée avant de conclure un contrat, ce qui complique le processus.
Si certains fournisseurs peuvent très bien accomplir votre tâche, d’autres peuvent se contenter de performances médiocres et vous faire perdre vos délais. La vérification des antécédents est donc indispensable avant toute sélection. Cela peut vous donner un aperçu de points essentiels qui vous auraient échappé.
(3) Manque de visibilité
S’il est vraiment important de disposer d’une solution de stockage centralisé des données pour gérer les données des fournisseurs, l’organisation bénéficie également d’une vue centralisée et d’une meilleure visibilité, ce qui peut conduire à une meilleure allocation des ressources et à une efficacité accrue.
(4) Stockage des données des fournisseurs
À mesure que votre organisation se développe, il devient essentiel de mettre en place une solution de stockage des données fournisseurs. En l’absence d’un système de gestion des fournisseurs, le stockage et la récupération des données peuvent s’avérer très difficiles, compte tenu du fait que vous pouvez traiter avec plusieurs fournisseurs pour plusieurs projets en même temps.
(5) Risque de paiement des fournisseurs
Certains fournisseurs peuvent avoir des conditions de paiement différentes, tandis que d’autres peuvent adhérer aux conditions standard du secteur. Déterminer les conditions et s’assurer que le paiement est toujours effectué à temps est l’un des principaux problèmes, surtout lorsque vous traitez avec plusieurs fournisseurs en même temps.
Processus de gestion des fournisseurs
À ce stade, nous pouvons en déduire qu’une gestion effective des fournisseurs est primordiale. Une organisation doit planifier et exécuter un processus pour guider la manière dont elle s’engage avec ses fournisseurs à chaque étape.
Bien qu’il ne soit pas possible d’avoir un processus spécifique de gestion des fournisseurs qui englobe toutes les entreprises et tous les fournisseurs, nous pouvons rassembler les étapes de base qui sous-tendent l’engagement d’une organisation avec ses fournisseurs du début à la fin :
(1) Identification et établissement des objectifs commerciaux
Avant de commencer le processus de gestion des fournisseurs, il est essentiel d’identifier et d’établir les objectifs commerciaux qui nécessitent l’implication des fournisseurs. Cela permet de comprendre les besoins de chaque unité commerciale et d’éviter la duplication des efforts et le gaspillage des ressources en termes de sélection et de contrat avec les fournisseurs. Cela aide également dans les étapes ultérieures de mesure et d’évaluation des performances des fournisseurs, car ces objectifs établissent des paramètres appropriés.
(2) Mise en place d’une équipe de gestion des fournisseurs
Après la reconnaissance des objectifs commerciaux, l’étape suivante doit être la création d’une équipe dédiée à la gestion des fournisseurs. Cette équipe centrale doit être compétente pour identifier les objectifs commerciaux et les indicateurs clés de performance (KPI) pour la gestion des fournisseurs, sélectionner les fournisseurs pertinents, négocier le processus contractuel, évaluer périodiquement les performances des fournisseurs et suivre toutes les activités de transaction.
Cette équipe est cruciale car elle servira d’intermédiaire entre les unités opérationnelles et les fournisseurs et assurera la collaboration entre les deux.
Elle empêchera également l’engagement d’un trop grand nombre de parties prenantes – Lorsque la gestion des fournisseurs est décentralisée vers les unités opérationnelles, il en résulte un grand nombre de contrats avec le même fournisseur ou des transactions disparates avec plusieurs fournisseurs. Cela entrave le suivi et l’évaluation des performances des fournisseurs et expose l’organisation au risque lié aux fournisseurs.
(3) Création d’une base de données pour toutes les informations relatives aux vendeurs
Une fois que les objectifs commerciaux sont clairs et que l’équipe de gestion des fournisseurs est en place, l’étape suivante consiste à créer une base de données à jour et catégorisée de tous les fournisseurs pertinents et des informations relatives aux fournisseurs.
Les avantages de cette démarche sont multiples–
(i) elle permet de faire correspondre les besoins des unités commerciales au bon fournisseur. Par exemple, l’administration peut identifier les fournisseurs pertinents pour les fournitures de bureau, le matériel informatique, etc.
(ii) après la catégorisation des fournisseurs en fonction de leur type, la comparaison entre fournisseurs deviendra plus facile pour l’évaluation
(iii) il rationalisera l’information – les informations éparses et disparates sur les fournisseurs seront stockées en un seul endroit et fourniront un aperçu de l’état actuel des fournisseurs, par exemple, les fournisseurs avec un contrat en place, les fournisseurs qui ont besoin d’être renouvelés, etc. et
(iv) il permettra une budgétisation efficace – vous pourrez facilement reconnaître les fournisseurs critiques à long terme et les fournisseurs à court terme et tactiques et évaluer l’affectation budgétaire en conséquence.
(4) L’identification des critères de sélection des fournisseurs
Une fois que toutes les informations relatives aux fournisseurs sont rationalisées, mises à jour et classées par catégories, vous devez sélectionner les critères sur la base desquels tous les fournisseurs pertinents seront choisis.
Si le coût a été le principal critère de sélection des fournisseurs, les entreprises s’intéressent de plus en plus à d’autres critères pour déterminer quel fournisseur répondrait le mieux à leurs besoins – après tout, le coût le plus bas ne garantit pas la meilleure valeur. Un article de CIO1 a reconnu les facteurs non liés au coût qui doivent être pris en compte pour sélectionner les fournisseurs – la stabilité financière, l’expérience antérieure dans le domaine de travail de l’entreprise, les reconnaissances industrielles, les procédures suivies par le fournisseur, les économies d’échelle et leurs dossiers juridiques/réglementaires. Il est important de tenir compte de tous les critères susmentionnés pour avoir une évaluation globale des fournisseurs.
Pour les achats de grande valeur, les entreprises s’engagent également dans des procédures d’appel d’offres qui impliquent des RFQ, RFI et RFP avant de choisir le fournisseur.
(5) Évaluation et sélection des fournisseurs
À ce stade, les fournisseurs doivent être évalués en fonction des critères de sélection et, le cas échéant, du processus d’appel d’offres.
Les offres soumises doivent être évaluées en profondeur afin de comprendre la structure des prix, l’étendue du travail et la manière dont les exigences seront satisfaites, les conditions générales, les dates d’expiration et de renouvellement, etc. Cela vous permettra de vous assurer que votre organisation tire le maximum de profit du fournisseur. Recherchez les possibilités d’économies cachées !
Évaluez les forces et faiblesses internes des fournisseurs et étudiez comment les opportunités et menaces externes peuvent affecter votre transaction ainsi que le processus de gestion des fournisseurs.
Une fois que vous avez assuré un processus d’évaluation complet du début à la fin, il est temps de choisir votre fournisseur.
(6) Élaboration des contrats et finalisation des fournisseurs
Eh bien, maintenant vous avez l’élu. Il est temps d’achever le processus de contractualisation et d’obtenir l’adhésion de votre ou vos fournisseur(s).
En général, l’étape de la contractualisation est confiée à l’équipe juridique et financière et aux cadres supérieurs impliqués dans les fournisseurs. Le reste des unités opérationnelles reçoit le contrat et s’engage avec les vendeurs après le processus de finalisation. Cela tend à être sous-optimal à long terme – les unités opérationnelles sont celles qui collaborent finalement avec les fournisseurs sur une base quotidienne et ont des idées précieuses sur la façon de maximiser la performance opérationnelle des fournisseurs. Par conséquent, toutes les parties prenantes concernées doivent être impliquées, au moins dans le processus de prise de décision.
Meilleures pratiques : Techniques pour améliorer votre stratégie de gestion des fournisseurs
Vous avez mis en place le processus de gestion des fournisseurs le mieux adapté à votre organisation. Cependant, la gestion des fournisseurs ne s’arrête pas au moment où les fournisseurs sont choisis. Il existe des techniques et des
meilleures pratiques qui complètent votre processus et peuvent rendre la gestion des fournisseurs de votre organisation encore plus efficace. Observons cela:
(1) Communiquer clairement vos attentes
Lors de la prise de contact avec les fournisseurs, il est nécessaire de définir clairement les objectifs commerciaux des organisations et les attentes des fournisseurs. Faites savoir aux fournisseurs quelles sont vos besoins actuelles et futures et comment ils s’alignent sur les objectifs de votre organisation. Cela vous permettra, à vous et aux fournisseurs, d’être sur la même longueur d’onde et de mieux collaborer, même à long terme. Cela permet de fixer des repères, de réduire les risques liés aux performances et à la conformité des fournisseurs, et d’évaluer ces derniers.
(2) Veillez à fixer des délais réalisables et réalistes
Compte tenu de l’ensemble des objectifs et des attentes que vous avez, il est important de fixer des délais qui peuvent être respectés, de manière réaliste, par les fournisseurs. Fixer des délais impossibles à tenir n’entrave pas seulement la performance des fournisseurs et la création de valeur, mais augmente aussi les risques et empêche une collaboration significative.
(3) Collaborer avec vos fournisseurs pour entretenir des relations à long terme
Le mot “collaboration” est apparu à plusieurs reprises, n’est-ce pas ? Eh bien, il est important, car le simple fait de négocier avec les fournisseurs sur les prix et les prestations conduit à la conclusion d’une transaction. Mais lorsque vous collaborez et que vous faites participer les fournisseurs à l’élaboration d’une stratégie pour atteindre les objectifs et les attentes, cela permet de construire une relation précieuse à long terme. La collaboration permet à l’entreprise et aux fournisseurs de réfléchir à des idées innovantes sur la manière de maximiser la création de valeur de leur partenariat.
En fait, l’enquête annuelle de Zycus, Pulse of Procurement 22, a reconnu la réalisation de meilleures synergies avec les fournisseurs comme l’une des principales priorités et la collaboration avec les fournisseurs pour améliorer les performances comme un domaine d’intérêt clé pour les professionnels des achats.
(4) Établir des KPI pour mesurer la performance des fournisseurs
Comment savoir si les fournisseurs répondent aux attentes et aux objectifs de l’entreprise ? Nous devons mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer les différentes facettes des fournisseurs et pour savoir en fin de compte si le processus de gestion des fournisseurs est efficace.
Les KPI varient selon les organisations et selon ce qu’elles considèrent comme important dans l’évaluation de la performance des fournisseurs.
Cependant, selon un autre article de CIO sur “Gestion des fournisseurs : How Do You Measure Value for the Money ? “3 a classé diverses méthodes quantitatives et qualitatives pour établir des KPI et mesurer le ROI des fournisseurs :
* Gestion des relations : mesurée par l’engagement, la flexibilité et l’innovation du fournisseur,
* Gestion des coûts ; mesurée par les prix réduits, les coûts de commande, etc,
* Qualité ; mesurée par l’expertise du personnel, l’exactitude des commandes, la conformité aux exigences, les garanties, etc,
* Livraison ; mesurée par la livraison à temps, le temps de réponse aux problèmes de commande et aux urgences, etc.,et
* La satisfaction de la clientelle
(5) Évaluer les risques liés au fournisseur pour permettre de les minimiser
Il s’agit probablement de l’une des techniques les plus importantes pour s’assurer que la gestion des fournisseurs répond aux attentes.
L’évaluation des risques liés à la gestion des fournisseurs n’est pas une étape unique – elle commence dès que vous reconnaissez le besoin d’un fournisseur et ensuite, elle est simplement continue.
Il existe de nombreux types de risques liés à la gestion des fournisseurs – financiers, de paiement, opérationnels, de conformité et de sécurité des données, pour n’en citer que quelques-uns. Vous devez identifier périodiquement tous les risques liés aux fournisseurs à chaque étape du processus de gestion des fournisseurs, évaluer leur impact en fonction de votre appétit au risque et planifier des mesures d’atténuation.
Les menaces qui constituent des risques évoluent en permanence – assurez-vous de surveiller l’environnement interne et externe de l’organisation et d’évaluer les contrôles que vous avez mis en place, leur efficacité et de les mettre à jour si nécessaire. Ce niveau de diligence raisonnable vous aidera à minimiser les risques liés au fournisseur et à vous assurer que la performance du fournisseur est en mesure de satisfaire à toutes les exigences.
Matière à réflexion – Différence entre la gestion des fournisseurs et la gestion des relations fournisseurs
Dans de nombreux scénarios, les termes “gestion des fournisseurs” et “gestion des relations fournisseurs” sont utilisés de manière interchangeable. Un mot supplémentaire crée-t-il vraiment une différence ? Eh bien, c’est le cas. Alors que la gestion des fournisseurs couvre l’intégralité de l’engagement d’une entreprise avec ses fournisseurs,
la gestion des relations fournisseurs est une partie de cet ensemble qui se concentre sur “l’aspect humain” de la gestion des fournisseurs. En fin de compte, les fournisseurs sont représentés par des personnes et nous avons déjà établi la valeur des relations avec les fournisseurs pour une organisation.
L’établissement de relations durables et significatives avec les fournisseurs, en particulier les plus importants, est en train de devenir une priorité pour une organisation qui s’occupe de la gestion des fournisseurs. Les équipes reconnaissent la valeur de la synergie avec leurs fournisseurs – une collaboration significative et soutenue peut avoir un impact positif sur les performances des fournisseurs et peut également contribuer à minimiser les risques liés aux fournisseurs. Pour faciliter cela, il existe un nombre croissant d’outils VRM qui permettent aux entreprises de gérer efficacement leurs relations avec les fournisseurs.
En résumé
Ce billet de blog traite d’un aspect très important du fonctionnement d’une organisation : la gestion des fournisseurs. Dans l’économie mondiale d’aujourd’hui, où les barrières géographiques et économiques ne cessent de diminuer, les organisations doivent travailler avec différents types de fournisseurs du monde entier. Même si vous ne travaillez qu’avec un seul fournisseur, il est essentiel de mettre en place une gestion des fournisseurs efficace, car leurs performances a une incidence sur celles de votre entreprise. Il est important de comprendre les avantages et les défis de la gestion des fournisseurs afin de pouvoir concevoir un processus efficace qui guidera votre engagement avec vos fournisseurs. N’oubliez pas de compléter votre processus par les meilleures pratiques de gestion des fournisseurs afin de vous assurer que ces derniers apportent une valeur maximale à votre entreprise.
