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TL;DR
- L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) réduit les erreurs, accélère les paiements et améliore la conformité.
- Les technologies comme OCR, RPA, IA et blockchain transforment la saisie de données, la sécurité et la transparence financière.
- Elle permet de gagner du temps, réduire les coûts et libérer les équipes des tâches manuelles répétitives.
- Les défis des processus manuels (retards, erreurs, fraude, manque de visibilité) sont éliminés grâce à l’automatisation.
- Les entreprises bénéficient de meilleure visibilité sur les flux de trésorerie, de relations fournisseurs renforcées et d’une conformité accrue.
- Avec Zycus AP Smart Desk, le processus passe d’un modèle manuel chronophage à une gestion automatisée, stratégique et performante.
Introduction
Les comptes fournisseurs sont un aspect crucial de la gestion financière de toute entreprise. Il s’agit du processus de gestion et de paiement des factures, des factures et des dépenses encourues par une entreprise. Un système automatisé de comptes fournisseurs peut améliorer les flux de trésorerie, réduire le risque de pénalités de retard et augmenter l’efficacité opérationnelle. Dans ce blog, nous allons nous pencher sur le processus de comptabilité fournisseurs, ses composants et les avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs.
Qu’est-ce qu’un processus de comptes fournisseurs ?
Le processus de comptabilité fournisseurs fait référence à la série d’étapes impliquées dans le paiement des factures, des factures et des dépenses encourues par une entreprise. Elle commence par la réception d’une facture fournisseur et se termine par le paiement de la facture. Le processus comporte plusieurs étapes clés, notamment les bons de commande, les factures des fournisseurs, la réception des rapports, le rapprochement tripartite, l’examen et l’approbation, ainsi que le traitement des paiements.
En quoi consistent les comptes fournisseurs ?
1. Commandes
Un bon de commande (PO) est un document qui décrit les détails d’un achat effectué par une entreprise. Il comprend le type et la quantité de biens ou de services à acheter, le prix convenu et les conditions de paiement. Les solutions de bons de commande sont importantes car elles permettent de s’assurer que les bons biens ou services sont reçus au bon prix.
2. Factures fournisseurs
Une facture fournisseur est un document qu’un fournisseur envoie à une entreprise pour demander le paiement de biens ou de services fournis. Il contient les détails des biens ou des services fournis, le montant dû et les conditions de paiement. Les factures fournisseur sont importantes car elles permettent d’enregistrer les transactions entre une entreprise et ses fournisseurs.
3. Réception des rapports
Un rapport de réception est un document qui confirme la fourniture de biens ou de services. Il contient le détail des biens ou services reçus, les quantités et les conditions. La réception des rapports est importante car elle permet de s’assurer que les biens ou services reçus répondent aux spécifications énoncées dans le bon de commande.
4. Correspondance à trois voies
Le rapprochement à trois facteurs est un processus qui permet de s’assurer que le bon de commande, la facture fournisseur et le rapport de réception correspondent. Ce processus permet d’éviter les erreurs et de s’assurer que les bons biens ou services sont payés. S’il y a des divergences, elles peuvent être résolues avant le paiement.
Essais et homologation :
Une fois le rapprochement à trois facteurs terminé, la facture du fournisseur est examinée et validée pour paiement. Cette étape consiste à vérifier l’exactitude de la facture, à vérifier que les biens ou les services ont été reçus et à s’assurer que la facture est conforme aux politiques et procédures de l’entreprise.
Consultez notre blogue – Modernisez votre processus de comptes fournisseurs en 2023
5. Traitement des paiements
Une fois la facture du fournisseur approuvée, elle est traitée pour le paiement. Cette étape consiste à générer un fichier de paiement, à imprimer des chèques ou à initier un paiement électronique. Le paiement est ensuite envoyé au fournisseur et le processus de comptabilité fournisseur est terminé.
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Qu’est-ce que l’automatisation de la comptabilité fournisseurs ?
L’automatisation des comptes fournisseurs est l’utilisation de la technologie pour rationaliser et simplifier le processus des comptes fournisseurs. Au lieu de s’appuyer sur des processus manuels tels que les factures papier, la saisie manuelle des données et les approbations physiques, les entreprises peuvent utiliser des outils d’automatisation pour numériser et automatiser bon nombre de ces tâches. L’automatisation de la comptabilité fournisseurs peut inclure des fonctionnalités telles que la facturation électronique, la collecte automatique de données et les flux de travail automatisés pour l’approbation et les paiements de factures. En automatisant ces tâches, les organisations peuvent réduire considérablement le temps, les efforts et les ressources nécessaires à la gestion de leurs processus de comptabilité fournisseurs.
Pourquoi les entreprises devraient-elles passer à un système automatisé de comptabilité fournisseurs ?
Il existe plusieurs raisons impérieuses pour lesquelles les organisations devraient envisager de passer à l’automatisation des comptes fournisseurs. Tout d’abord, l’automatisation peut aider à réduire les erreurs et les inexactitudes dans le processus de comptabilité fournisseurs. La saisie manuelle des données peut souvent entraîner des erreurs qui peuvent entraîner des retards de paiement et des litiges avec les fournisseurs. L’automatisation permet de capturer et de transmettre les données par voie électronique, ce qui réduit le risque d’erreur humaine. En outre, l’automatisation peut contribuer à améliorer la conformité et la préparation aux audits, car les systèmes automatisés peuvent fournir une piste vérifiable de toutes les transactions.
Un autre avantage de l’automatisation des comptes fournisseurs est qu’elle peut aider les entreprises à économiser du temps et de l’argent. L’automatisation peut réduire le temps consacré aux tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et les approbations, libérant ainsi les employés pour qu’ils se concentrent sur des activités plus stratégiques. Cela peut aider les entreprises à fonctionner plus efficacement et à se concentrer sur leurs activités principales. De plus, l’automatisation des comptes fournisseurs peut aider les entreprises à économiser de l’argent en réduisant les coûts de traitement et en évitant les frais de retard ou de paiement en double. Compte tenu de ces avantages, il n’est pas surprenant que de plus en plus d’organisations commencent à adopter l’automatisation des comptes fournisseurs dans le cadre de leurs efforts globaux de transformation numérique.
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Les défis de la comptabilité fournisseurs
L’automatisation des comptes fournisseurs présente de nombreux avantages, mais elle s’accompagne également de certains défis que les organisations doivent gérer avec soin pour réaliser leur plein potentiel :
- Processus manuels et cycles de paiement lents : Le recours à des processus manuels peut entraîner des délais de traitement lents, car les documents sont déplacés d’un service à l’autre. Non seulement cela retarde les paiements, mais cela peut également avoir un impact sur les flux de trésorerie de l’entreprise et les relations avec les fournisseurs en raison de remises et de frais manqués.
- Saisie de données sujette aux erreurs : la saisie manuelle des données est sujette à des erreurs qui peuvent entraîner des inexactitudes de paiement telles que des trop-payés ou des paiements en double. Ces erreurs prennent souvent du temps à corriger et peuvent entraîner des pertes financières importantes.
- Risques de fraude : les systèmes manuels et disjoints augmentent la vulnérabilité à la fraude interne et externe. En l’absence de contrôles et de surveillance solides, les activités frauduleuses telles que la double facturation et les achats non autorisés peuvent passer inaperçues, ce qui entraîne des pertes financières.
- Gestion complexe des fournisseurs : la gestion de plusieurs relations avec les fournisseurs et des conditions de paiement peut s’avérer difficile, en particulier lorsqu’il s’agit d’une variété de méthodes de paiement et d’exigences de conformité. Cette complexité peut entraîner des erreurs de gestion et des inefficacités si elle n’est pas gérée correctement avec des outils d’automatisation.
- Conformité réglementaire et préparation aux audits : il peut être difficile d’assurer la conformité aux normes réglementaires et de maintenir la préparation aux audits avec des processus manuels ou obsolètes. L’automatisation permet de tenir des registres précis et de rationaliser les processus de conformité.
Lire la suite : Le défi des comptes fournisseurs et comment le résoudre
En relevant ces défis en mettant en œuvre stratégiquement des solutions d’automatisation des comptes fournisseurs, les organisations peuvent accroître leur efficacité, réduire les erreurs et améliorer les relations avec les fournisseurs et la conformité. Ces améliorations sont essentielles au maintien de flux de trésorerie sains et à la robustesse des opérations financières.
Avantages de l’automatisation des comptes fournisseurs
1. Précision et efficacité améliorées :
L’automatisation du processus de comptabilité fournisseurs peut aider à réduire les erreurs et à améliorer la précision. Les systèmes automatisés peuvent faire correspondre automatiquement les factures avec les bons de commande et les rapports de réception, réduisant ainsi le risque d’erreur humaine. Cela peut conduire à des délais de traitement plus rapides, à une efficacité accrue et à une amélioration des flux de trésorerie.
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2. Une meilleure transparence et un meilleur contrôle :
Le système automatisé de comptabilité fournisseurs offre une visibilité en temps réel sur l’état des factures et des paiements. Cela permet aux entreprises de mieux contrôler leurs flux de trésorerie et de prendre des décisions éclairées concernant leurs finances.
3. Amélioration de la conformité :
Un système automatisé de comptes fournisseurs peut aider à assurer la conformité aux réglementations et aux politiques de l’entreprise. Les systèmes automatisés peuvent appliquer des flux de travail d’approbation et s’assurer que les factures
Le plus grand avantage de l’automatisation est l’efficacité : elle libère un temps précieux pour les équipes de comptabilité fournisseurs qui s’enlueraient autrement dans des tâches manuelles fastidieuses. Dans nos études de valeur client, les équipes de comptabilité fournisseurs sont en mesure d’économiser 40 à 60 % de leur temps sur diverses activités répétitives et manuelles. Ce temps peut être utilisé pour un travail plus stratégique.
Source : Enquête comparative 2022 de l’IOFM sur les comptes fournisseurs
En examinant les factures de bons de commande payées à temps en fonction du volume de factures par rapport aux données IOFM, nous constatons que les grandes organisations sont en mesure de le faire à tout moment et plus fréquemment que leurs homologues plus petites. Cependant, les petites entreprises s’en sortent légèrement mieux lorsque l’on examine les données agrégées pour celles qui paient à temps à une fréquence de 90 % ou plus.
Source : Enquête comparative 2022 de l’IOFM sur les comptes fournisseurs
Lorsque la ponctualité de paiement des factures sans bon de commande est corrélée au volume de factures, nous constatons qu’il s’agit du plus grand défi pour les entreprises confrontées à des volumes élevés de factures. Cela est probablement dû au fait que ces factures nécessitent des recherches pour identifier les approbateurs et obtenir leur approbation, ce qui peut être plus difficile dans les grandes organisations.
L’automatisation réduit les erreurs humaines, qui peuvent être un problème majeur avec de grandes quantités de factures ou des ensembles de données complexes. Enfin, l’automatisation assure la cohérence dans un environnement autrement chaotique. Chaque facture est traitée de la même manière à chaque fois, ce qui permet d’éviter d’éventuelles divergences entre les factures.
Pour en savoir plus sur la façon dont l’automatisation des comptes fournisseurs peut être un moteur commercial pour votre entreprise, consultez : Comment les organisations peuvent utiliser l’automatisation des comptes fournisseurs comme moteur commercial stratégique.
Des technologies de pointe qui transforment l’automatisation des comptes fournisseurs
Le paysage de l’automatisation des comptes fournisseurs est pris en charge par une variété de technologies avancées qui rationalisent et améliorent l’efficacité des opérations financières :
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : La technologie OCR est fondamentale pour automatiser les comptes fournisseurs. Il permet la numérisation et la conversion numérique des factures papier en données modifiables et consultables. Cette technologie minimise les erreurs de saisie manuelle des données et accélère le temps de traitement en extrayant rapidement et précisément les informations importantes des factures.
- Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique (ML) : L’IA et le ML sont au cœur des systèmes modernes de comptabilité fournisseurs, offrant des fonctionnalités telles que l’analyse prédictive pour la gestion des flux de trésorerie et la collecte intelligente de données qui s’améliorent au fil du temps grâce à des algorithmes d’apprentissage. Ces technologies permettent d’identifier des modèles, de prédire les résultats futurs et d’automatiser les tâches de routine, réduisant ainsi considérablement les temps de traitement et améliorant la prise de décision.
En savoir plus : Libérer l’IA générative dans les comptes fournisseurs - Automatisation des processus robotiques (RPA) : LA RPA, utilise des robots pour automatiser des tâches répétitives qui étaient auparavant effectuées manuellement, telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et le traitement des transactions. Non seulement cela accélère les opérations, mais cela réduit également le risque d’erreur humaine et permet au personnel des comptes fournisseurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Technologie blockchain : La blockchain est de plus en plus étudiée pour son potentiel à sécuriser les transactions et à accroître la transparence du processus AP. En fournissant un registre décentralisé et infalsifiable, la blockchain peut permettre des approbations et des paiements plus rapides et réduire le risque de fraude.
- Capacités d’intégration : Les solutions modernes d’automatisation des comptes fournisseurs sont conçues pour s’intégrer de manière transparente aux systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) et aux logiciels financiers existants. Cette intégration permet d’obtenir une vue unifiée des données financières, de rationaliser les flux de travail et d’améliorer la précision et la conformité du reporting financier.
Ensemble, ces technologies améliorent l’impact stratégique des comptes fournisseurs, ce qui en fait des plaques tournantes précieuses pour l’optimisation financière et les informations commerciales stratégiques.
L’outil d’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour les entreprises : Zycus AP Smart Desk et son impact
L’AP Smart Desk automatise l’ensemble du cycle de facturation du début à la fin. Cela commence par l’extraction automatique des données des factures envoyées par e-mail. Cela permet d’éviter les problèmes de saisie manuelle des données et d’OCR tout en réduisant les erreurs dans le processus. Une fois les données extraites, elles peuvent être automatiquement mises en correspondance avec des bons de commande ou des contrats, éliminant ainsi les processus de rapprochement manuels souvent fastidieux et chronophages. Si des escalades ou une intervention manuelle sont nécessaires, le Smart Desk permet au responsable des comptes fournisseurs de passer outre l’outil ou d’envoyer la facture pour approbation de l’escalade.
En plus d’éliminer les processus manuels, le Merlin AP Smart Desk offre une visibilité sur les dépenses et la conformité de Maverick en fournissant des conseils sur les conditions de paiement basées sur les contrats ou les obligations de bon de commande. Ceci est particulièrement avantageux pour les entreprises qui ont un processus d’achat décentralisé, car cela donne aux équipes des comptes fournisseurs une visibilité complète sur leurs habitudes de dépenses.
Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez le blog sur les prochaines étapes de l’automatisation des comptes fournisseurs et leurs tendances. Inscrivez-vous dès maintenant pour une démo gratuite du Zycus AP Smart Desk.
FAQs
1. Qu’est-ce que l’automatisation des comptes fournisseurs ?
C’est l’utilisation de technologies comme l’OCR, la RPA et l’IA pour numériser, simplifier et accélérer le traitement des factures et paiements fournisseurs.
2. Quels sont les principaux avantages de l’automatisation AP ?
Elle réduit les erreurs humaines, améliore la conformité, accélère le traitement des factures, optimise les flux de trésorerie et permet des économies de temps et d’argent.
3. Quels défis l’automatisation des comptes fournisseurs aide-t-elle à surmonter ?
Elle élimine les retards liés aux processus manuels, réduit les risques de fraude, simplifie la gestion multi-fournisseurs et facilite la préparation aux audits.
4. Quelle est la différence entre un processus AP manuel et automatisé ?
Le processus manuel repose sur la saisie et les approbations papier, souvent lentes et sujettes aux erreurs. L’automatisation digitalise les factures et applique des workflows automatisés pour un traitement plus rapide et fiable.
5. Comment Zycus AP Smart Desk se distingue-t-il ?
Il automatise l’ensemble du cycle de facturation, de l’extraction des données à l’appariement avec les bons de commande et contrats, tout en offrant visibilité, conformité et contrôle renforcé.
6. Les petites entreprises peuvent-elles aussi bénéficier de l’automatisation AP ?
Oui. Même avec un volume réduit de factures, l’automatisation permet d’éviter les erreurs coûteuses, de renforcer la trésorerie et de gagner du temps sur les tâches administratives.
Lectures complémentaires:
