Skip to content 
Vous vous souvenez de l’époque où le système d’approvisionnement de votre entreprise ressemblait à un labyrinthe ancien ? Vous êtes entré avec une simple demande d’achat, pour réapparaître des heures plus tard avec des documents en main, en vous demandant si vous n’aviez pas accidentellement voyagé à l’ère pré-numérique. Si ce scénario vous semble familier, vous n’êtes pas seul. C’est là que l’histoire de la gestion de l’admission commence, non pas avec un coup d’éclat, mais avec un soupir de frustration collective de la part des utilisateurs professionnels du monde entier.
TL; DR
- L’intake achats est un processus structuré qui centralise et standardise la gestion des demandes d’achat, améliorant visibilité et conformité.
- Pourquoi c’est essentiel : il aligne les achats sur les besoins métier, améliore l’expérience utilisateur et applique la conformité.
- Grâce à l’IA et au GenAI, des solutions comme Zycus Merlin Intake transforment les formulaires statiques en flux de travail dynamiques et conversationnels.
- L’intake achats combine efficacité et contrôle : il réduit les dépenses non conformes et génère des données exploitables pour la prise de décision stratégique.
- La nouvelle porte d’entrée des achats devient prédictive, intuitive et démocratise l’accès aux services d’approvisionnement.
La naissance d’une solution
Imaginez : nous sommes au début des années 2000. Les entreprises travaillent avec des logiciels d’entreprise puissants, mais qui offrent la facilité d’utilisation d’un mur. Les équipes d’approvisionnement assistent impuissantes à la fuite de ces systèmes par les utilisateurs professionnels, ce qui entraîne un effet boule de neige : faible visibilité des dépenses, contrôle minimal et professionnels de l’approvisionnement frustrés.
Le chemin vers l’excellence en matière d’achats numériques a été long. Une enquête menée en 2019 par Deloitte Global Chief Chief Procurement Officer a révélé que seulement 6 % des responsables des achats estiment posséder d’excellentes compétences en matière d’approvisionnement numérique. Cette statistique dresse un tableau clair de la fracture numérique qui a longtemps souffert dans le monde des achats.
Face à ce défi, les entreprises avaient deux options :
- Arrachez l’ancien système et installez-en un nouveau et brillant (coûteux et ennuyeux)
- Trouver un moyen de rendre l’ancien système plus acceptable (Commencer avec la gestion de l’accueil)
La gestion des enregistrements s’est avérée être le juste milieu intelligent – le rouge à lèvres proverbial sur le cochon, si vous voulez. Tout a commencé avec un concept simple : créer des formulaires et des flux de travail faciles à utiliser qui s’appuient sur les systèmes encombrants existants et les rendent plus faciles à utiliser, sans qu’il soit nécessaire de procéder à une refonte complète.
Des formulaires statiques à l’admission intelligente : observez l’évolution
Qu’est-ce que la gestion de l’accueil ? Consommation de Zycus Merlin
La gestion de l’admission est une solution logicielle qui simplifie et automatise le processus d’initiation, d’acheminement et de suivi des demandes d’approvisionnement dans les systèmes d’une entreprise. Il sert d’interface conviviale entre les employés et les flux de travail d’approvisionnement complexes, améliorant ainsi l’adoption par les utilisateurs, la conformité et la transparence des données.
Découvrez la gestion de l’admission Zycus GenAI en action : des flux de travail plus rapides et plus intelligents
L’évolution de la gestion des entrées
Ce qui n’était au départ qu’une solution provisoire s’est transformé en une approche sophistiquée de la gestion des achats. Les solutions de gestion inbound d’aujourd’hui sont bien loin de leurs humbles origines sous forme de formulaires et de flux de travail. Vous avez grandi, vous êtes allé à l’université et vous en êtes revenu avec un doctorat en expérience utilisateur.
Les systèmes modernes de gestion des entrées utilisent des technologies de pointe telles que l’intelligence artificielle et le traitement du langage naturel. Imaginez pouvoir demander de l’aide à votre système d’approvisionnement aussi facilement que vous demanderiez à Siri les prévisions météorologiques. C’est la réalité dans laquelle nous entrons.
Avance rapide jusqu’en 2024. Selon l’ enquête Deloitte de 2023 , presque tous les directeurs des achats comprennent le pouvoir de la numérisation, c’est pourquoi la transformation numérique est la deuxième stratégie d’approvisionnement la plus citée (après la collaboration avec les fournisseurs), mettant en œuvre de manière agressive l’automatisation, la mise à l’échelle de la RPA et d’autres technologies de nouvelle génération telles que l’IA et GenAI.
Par exemple, Zycus a intégré l’IA conversationnelle dans sa solution Source-to-Pay , transformant l’expérience utilisateur de « cliquez ici, cliquez là » en « Hey, système, je dois commander 100 ordinateurs portables pour les nouveaux employés ».
Téléchargez le livre blanc : Votre compagnon GenAI : Libérer une valeur profonde dans la gestion de l’admission avec Merlin Intake
Pourquoi la gestion de l’accueil est plus importante que jamais
- La main-d’œuvre d’aujourd’hui, qui a grandi avec les smartphones et les achats en un clic, s’attend à la même expérience transparente dans sa vie professionnelle. Un rapport Gartner de 2020 a prédit que d’ici 2025, 75 % des dépenses d’approvisionnement B2B seront effectuées par le biais de canaux numériques. À l’approche de cette année de référence, les tendances actuelles suggèrent que cette prédiction est sur la bonne voie, voire conservatrice, compte tenu de l’accélération rapide du numérique ces dernières années. La gestion entrante comble le fossé entre ces attentes et la réalité des systèmes d’entreprise complexes.
- L’énigme de la conformité Un grand pouvoir d’achat s’accompagne d’une grande responsabilité et d’un tas d’exigences de conformité. Les systèmes de gestion des entrées agissent comme des conseils doux qui guident les utilisateurs à prendre des décisions d’achat conformes sans leur donner l’impression d’être dans un champ de mines juridique.
- La mine d’or des données Pour reprendre les mots du gourou du management Peter Drucker, « si vous ne pouvez pas les mesurer, vous ne pouvez pas les améliorer. » Les systèmes de gestion de l’admission sont des trésors de données d’approvisionnement. Ils fournissent des informations sur le comportement d’achat, les performances des fournisseurs et l’analyse des dépenses qui peuvent prendre des décisions stratégiques et favoriser l’amélioration continue.
- Le temps , c’est de l’argent ; dans le domaine des achats, une perte de temps peut signifier une perte de millions. Une étude réalisée par Hackett Group a révélé que les organisations d’approvisionnement de premier plan fonctionnent à des coûts de main-d’œuvre inférieurs de 21 % à ceux de leurs pairs. La gestion des appels entrants joue un rôle essentiel dans l’obtention de cette efficacité en automatisant les tâches de routine et en rationalisant les processus.
Téléchargez notre livre blanc : L’impératif de l’intégration : transformer l’efficacité des achats grâce à la gestion intégrée des appels entrants
L’avenir est axé sur le dialogue
À l’avenir, la frontière entre la gestion entrante et l’écosystème des achats au sens large s’estompe.
L’avenir de la gestion des appels entrants ne consiste pas seulement à simplifier les interfaces utilisateur. Il s’agit de créer un écosystème intelligent et proactif qui anticipe les besoins et façonne la demande. Un système d’approvisionnement qui ne se contente pas d’attendre les demandes, mais qui s’engage activement avec les parties prenantes par le biais de plusieurs canaux, en prédisant et en influençant les habitudes de dépenses avant même qu’elles ne se produisent.
Ce n’est pas de la science-fiction, c’est la direction dans laquelle nous nous dirigeons déjà. L’enquête menée par Fortune/Deloitte auprès des chefs de la direction à l’hiver 2023 montre que les dirigeants considèrent l’IA comme une plateforme puissante pour l’analyse prédictive avancée. Dans le monde de l’approvisionnement, cela signifie des chatbots et des assistants virtuels alimentés par l’IA qui non seulement traitent les demandes, mais fournissent également des conseils stratégiques, mettent en évidence les risques potentiels et identifient les opportunités d’optimisation.
Au cours des derniers mois, nous nous sommes entretenus avec des dizaines de responsables des achats, clients et prospects, à ce sujet. Ils sont de plus en plus à la recherche d’une technologie permettant de transférer plus de responsabilités et d’un soutien alimenté par l’IA directement aux parties prenantes, c’est-à-dire une véritable démocratisation des achats. Un système capable de gérer de manière autonome des tâches de routine telles que « l’achat » d’articles standard, l’approvisionnement rapide pour des besoins simples, la négociation en leur nom et même le lancement d’événements d’approvisionnement stratégiques pour des exigences complexes. Des systèmes capables de tout gérer, des demandes de contrat et de l’intégration des sous-traitants aux audits des fournisseurs et à la configuration des nouveaux employés, le tout avec un minimum d’intervention humaine.
Télécharger le livre blanc: Démocratiser le Source-to-Pay grâce à l’IA générative : le prochain grand bond en avant dans le domaine des achats
Essentiellement, l’avenir de la gestion entrante consiste à créer un écosystème dynamique et intelligent qui non seulement répond aux besoins en matière d’approvisionnement, mais les façonne activement et génère de la valeur stratégique dans l’ensemble de l’organisation. Il ne s’agit pas seulement de contrôler l’enregistrement, mais aussi d’orchestrer la valeur d’une manière que nous commençons à peine à imaginer.
Conclusion : Du plâtre à la percée
La gestion entrante a parcouru un long chemin depuis qu’elle était une solution rapide aux systèmes encombrants. Il est devenu un élément clé de la stratégie d’approvisionnement moderne qui favorise l’efficacité, la conformité et la satisfaction des utilisateurs.
Pour les responsables des achats qui cherchent à favoriser le changement et à ajouter de la valeur, investir dans des solutions telles que Zycus Merlin Intake n’est plus facultatif, mais essentiel. Il ne s’agit pas seulement de simplifier l’approvisionnement ; Il s’agit de faire de l’approvisionnement une fonction stratégique qui favorise la réussite de l’entreprise. Et la gestion des entrées est en tête.
Découvrez le pouvoir transformateur de Zycus Merlin Intake : planifiez une démo dès aujourd’hui et découvrez comment il peut révolutionner votre stratégie d’approvisionnement pour réussir.
Foire aux questions
Question 1. Qu’est-ce que la gestion des achats entrants ?
La gestion des achats entrants consiste à capturer, organiser et acheminer les demandes liées aux achats, telles que les demandes d’achat ou les demandes d’approvisionnement, par le biais d’un système centralisé et facile à utiliser pour garantir l’efficacité, la conformité et la transparence.
Question 2. Pourquoi la gestion inbound est-elle importante pour les équipes achats ?
Il améliore la précision des demandes, fait respecter la conformité, optimise les approbations et centralise la demande, ce qui aide les équipes d’approvisionnement à mieux hiérarchiser, planifier et exécuter les activités d’approvisionnement. Question
Question 3. Comment la gestion inbound améliore-t-elle l’expérience utilisateur ?
En remplaçant les systèmes complexes ou les processus décousus par des formulaires intuitifs, des flux de travail guidés ou des interfaces pilotées par l’IA, la gestion des appels entrants permet aux utilisateurs professionnels de soumettre des demandes rapidement et avec précision.
Question 4. Quels types de demandes peuvent être gérés par l’approvisionnement ?
Les cas d’utilisation typiques incluent les demandes d’achat, les événements d’approvisionnement, la création de contrats, l’intégration des fournisseurs, les approbations budgétaires et même les exigences de service ou d’installation pour standardiser la réception dans toutes les fonctions.
Question 5. Comment l’IA améliore-t-elle la gestion des achats ?
L’IA permet des interfaces conversationnelles, un routage automatique, un remplissage intelligent de formulaires et des analyses prédictives, ce qui réduit la saisie manuelle, améliore la qualité des demandes et accélère la prise de décision.
Question 6. Quels sont les avantages commerciaux de la mise en œuvre de la gestion de l’admission ?
Les entreprises obtiennent une meilleure compréhension de leurs dépenses, réduisent les achats non conformistes, raccourcissent les temps de cycle et améliorent la qualité des données pour le reporting et l’approvisionnement stratégique.
Question 7. Comment l’inbound management accompagne-t-il la transformation des achats ?
Il agit comme une passerelle numérique vers l’approvisionnement, en connectant les exigences commerciales aux processus d’approvisionnement, en augmentant l’automatisation et en permettant la transition vers un approvisionnement démocratisé et axé sur les parties prenantes.
Lectures complémentaires:
