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TL;DR
- Qu’est-ce que c’est ? L’analyse des dépenses est un processus structuré qui collecte, nettoie, classe et analyse les données d’achats afin d’identifier où, comment et pourquoi l’argent est dépensé.
- Pourquoi c’est essentiel ? Elle aide à réduire les coûts, améliorer l’efficacité, assurer la conformité et optimiser les relations fournisseurs.
- Comment ça marche ? Collecte de données, nettoyage, classification, normalisation des fournisseurs, analyse et suivi continu.
- Exemple concret : Une entreprise industrielle a réduit de 15 % ses coûts d’approvisionnement en consolidant ses fournisseurs après une analyse détaillée.
- Avec l’IA : Les solutions d’analyse automatisée comme Zycus Spend Analysis offrent une classification intelligente, une visualisation des données et une identification rapide des opportunités d’économies.
Qu’est-ce qu’une analyse des dépenses ?
L’analyse des dépenses est le processus par lequel les achats collectent, nettoient, classifient et analysent les dépenses historiques des produits et services.
Ces données sont collectées et agrégées à l’échelle de l’organisation et classées par utilisateurs, fournisseurs, catégories d’articles, unités commerciales, régions, unités commerciales internes, etc.
Ce guide d’analyse des dépenses peut aider les grandes organisations à identifier les opportunités de réduction des coûts, d’amélioration de l’efficacité et d’atténuation des risques.
Il s’agit de comment, de quoi et où l’argent est dépensé.
Au cours des dernières décennies, le service des achats de nombreuses organisations est passé d’une fonction principalement logistique (effectuant des achats uniquement à la demande des responsables du budget) à une fonction plus stratégique qui guide les cadres supérieurs et les gestionnaires de budget dans l’optimisation de la valeur pour l’entreprise.
Il s’agit de mettre en place un processus proactif au sein de la direction des achats, en parallèle du processus réactif toujours nécessaire de réponse aux demandes des responsables de budget.
L’analyse des dépenses est l’un des outils les plus importants que les organisations d’approvisionnement utilisent dans ce processus parallèle pour identifier de manière proactive les opportunités d’optimisation de leurs organisations.
Pourquoi l’analyse des dépenses est-elle importante ?
Dans de nombreuses grandes entreprises, les achats étaient décentralisés par le passé, ce qui rendait très difficile la tenue d’un registre unique, consolidé et cohérent des dépenses à l’échelle de l’entreprise dans différentes régions, unités commerciales et départements.
- Les données provenant de différentes régions contiennent souvent du texte cryptique, abrégé ou mal orthographié dans les descriptions des éléments
- Différentes langues et devises
- Codage des catégories ou conventions de nommage incohérents pour les fournisseurs,
- Codes de comptabilité incorrects/incohérents/en double pour le même article dans différentes régions
- Taxonomie de classification inefficace/incohérente
- La classification lourde, laborieuse, sujette aux erreurs, manuelle/basée sur des règles qui est la plus courante se traduit par des analyses de mauvaise qualité alors que des données de mauvaise qualité arrivent.
Lisez notre blog sur le thème : L’analyse des achats renforce l’avenir des achats.
Comment effectuer une analyse des dépenses?
Comme pour tout autre processus, la première étape de ce processus consiste à comprendre l’objectif. Que voulez-vous réaliser avec votre analyse des dépenses ? Voulez-vous réduire les coûts, améliorer l’efficacité ou minimiser les risques ? Une fois que vous connaissez vos objectifs, vous pouvez ajuster le reste du processus en conséquence. Ce guide complet d’analyse des dépenses répond à toutes vos questions.
Étapes du processus d’analyse des dépenses
- Identifiez toutes les sources disponibles pour vos données de dépenses dans tous vos départements, usines et unités commerciales. Il s’agit notamment des comptes fournisseurs, du grand livre, de la carte P, des systèmes d’approvisionnement électronique, etc.
- Collectez et consolidez toutes vos données de dépenses dans une base de données centrale. Cela peut être difficile si vos données sont dans des formats, des langues et des devises différents.
- Nettoyez vos données. Cela comprend la recherche et la correction des erreurs dans les descriptions et les transactions, ainsi que la normalisation des données sur les dépenses pour une visualisation facile.
- Normalisez vos fournisseurs pour une meilleure gestion des fournisseurs. Les achats auprès d’IBM, d’IBM Corp. ou de Cognos doivent tous être regroupés, car ils proviennent du même fournisseur.
- Catégorisez vos dépenses. Que vous utilisiez UNSPSC, eClass ou vos propres catégories spécifiques à votre entreprise, vous devez être en mesure de déterminer où votre argent est dépensé. Les fournitures de bureau, les voyages de marketing, les dépenses juridiques, directes et indirectes doivent tous être classés de manière appropriée.
- Analysez vos données de dépenses. Assurez-vous d’avoir négocié les meilleures conditions contractuelles par fournisseur, car toutes vos dépenses par fournisseur sont identifiées. Assurez-vous que tous vos acheteurs achètent auprès de fournisseurs préférés. Réduire le nombre de fournisseurs par catégorie.
- Répétez. Effectuer une analyse des dépenses ponctuelles est un bon début pour identifier les économies, mais vous devez continuellement mettre à jour vos données pour vous assurer que les conditions contractuelles sont respectées, que les acheteurs achètent auprès de fournisseurs privilégiés et que les opportunités d’économies sont identifiées.
Voici une approche 4c que vous pouvez utiliser pour effectuer votre analyse des dépenses.
Exemple d’analyse des dépenses
Voyons un exemple pratique de la façon dont l’analyse des dépenses peut bénéficier de manière significative à une entreprise. Imaginez une entreprise manufacturière de taille moyenne confrontée à une augmentation des coûts et essayant d’améliorer sa stratégie d’approvisionnement. L’équipe d’approvisionnement de l’entreprise décide de mettre en œuvre une analyse des dépenses pour découvrir les économies potentielles et augmenter l’efficacité.
Étape 1 : Collecte des données
L’équipe commence par collecter des données provenant de diverses sources, notamment des bons de commande, des factures et des contrats avec les fournisseurs. Ces données comprennent plusieurs catégories, telles que les matières premières, les fournitures de bureau et la logistique.
Étape 2 : Nettoyage et classification des données
Ensuite, l’équipe nettoie les données pour s’assurer de leur exactitude et de leur cohérence. Les doublons, les erreurs et les incohérences sont corrigés. Les données sont ensuite divisées en catégories et sous-catégories, ce qui facilite l’analyse et la comparaison.
Étape 3 : Analyse des dépenses
Avec des données propres et classifiées, l’équipe utilise des outils d’analyse des dépenses pour créer des rapports et des visualisations. Ils identifient les tendances, telles que les catégories où les dépenses sont les plus élevées et les fournisseurs les plus utilisés. Par exemple, ils constatent que 40 % de leurs dépenses en matières premières sont concentrées chez trois fournisseurs.
Étape 4 : Perspectives et opportunités
L’analyse révèle plusieurs possibilités d’économies. L’équipe note que la consolidation des commandes avec les fournisseurs privilégiés peut entraîner des remises sur volume. Ils identifient également certains fournisseurs dont les prix sont plus élevés que d’autres qui offrent des produits de qualité similaire.
Étape 5 : Stratégies réalisables
Sur la base de ces informations, l’entreprise négocie de meilleures conditions avec les principaux fournisseurs, consolide les commandes et recherche d’autres fournisseurs à de meilleurs prix. En conséquence, ils parviennent à une réduction de 15 % des coûts d’approvisionnement au cours de la première année.
Qu’est-ce qui vous aidera dans l’analyse des dépenses?
Le processus d’analyse des dépenses vous aidera, vous et votre équipe, à :
- Faire des économies : À l’heure actuelle, on demande à tout le monde de faire plus avec moins. On vous demandera de faire des économies tout en fournissant les mêmes biens et services à vos parties prenantes (clients internes et vos électeurs). Il n’y a qu’un nombre limité de négociations que vous pouvez avoir avec vos fournisseurs pour obtenir la meilleure offre possible. L’analyse des dépenses vous donne un bon aperçu de vos données de dépenses et peut vous aider à identifier des opportunités dont vous ignoriez l’existence.
- Améliorer les processus : les données d’analyse des dépenses vous permettent de prendre une décision éclairée sur la façon d’améliorer les processus de votre organisation. Qu’il s’agisse de mettre en place un système d’approvisionnement électronique, de mieux utiliser les PCards ou de consolider les factures avec des fournisseurs individuels, les données d’analyse des dépenses permettent d’identifier ces opportunités.
- Gestion des dépenses non-conformistes : Tout le monde conclut des contrats, mais une fois signés, ils sont généralement relégués dans un classeur ou un système d’enregistrement électronique, qui ne sont consultés qu’en cas de problème ou que le contrat est sur le point d’expirer. L’analyse des dépenses vous permet d’en faire le suivi et d’identifier les dépenses auprès des fournisseurs non contractuels dans les catégories où un contrat est disponible, ou dans les catégories de dépenses où il peut y avoir trop de fournisseurs et aucun contrat n’existe. Lisez ici : Cinq façons de prendre le contrôle de Maverick Spend !
- Gestion de la relation avec les fournisseurs : En général, vos fournisseurs en savent plus que vous sur combien et ce que vous dépensez avec eux. L’analyse des dépenses peut aider à corriger ce déséquilibre d’une manière ou d’une autre. Lorsqu’il est temps de négocier un nouveau contrat avec un fournisseur, après une analyse complète des dépenses, vous obtiendrez plus d’informations sur vos dépenses avec ce fournisseur particulier et aurez un aperçu du montant de vos dépenses avec les concurrents de ce fournisseur que votre fournisseur n’a pas. Lisez ici : Une procédure pas à pas de l’analyse des dépenses des fournisseurs : Améliorer la gestion des fournisseurs
- Gestion des risques : Dans certains cas, le fournisseur peut trop compter sur votre entreprise pour son chiffre d’affaires annuel. Des dépenses excessives auprès d’un seul fournisseur peuvent entraîner des risques de deux manières. Tout d’abord, s’ils dépendent de vos dépenses et que vous prenez la décision commerciale de retirer vos dépenses de ce fournisseur, ils pourraient potentiellement faire faillite, créant ainsi un problème de relations publiques, même si la décision d’approvisionnement était la bonne en soi, ce qui peut entraîner des commentaires négatifs ou de la publicité pour votre entreprise. Deuxièmement, si vous êtes trop dépendant d’un seul fournisseur et qu’il fait des affaires pour d’autres raisons, votre entreprise pourrait se retrouver sans les biens ou services essentiels dont vous avez besoin.
À lire ici : Guide complet de la gestion des risques liés aux fournisseurs - Plus d’approvisionnement local : les données sur les dépenses enrichies d’informations géographiques vous permettent de comprendre combien vous dépensez actuellement localement, puis d’agir en conséquence. Trop souvent, les équipes d’approvisionnement public sont critiquées pour ne pas dépenser suffisamment pour les entreprises locales sans que personne ne sache réellement combien d’argent est dépensé pour les entreprises locales ou à quoi elles dépensent. Quelle que soit votre position sur vos préférences ou vos outils définis, il peut être utile d’avoir des informations précises en main pour établir votre position comme crédible.
Mais l’analyse manuelle des dépenses a ses propres défis
Relevés de dépenses incohérents :
- Sources de données disparates
- Conventions de nommage des fournisseurs incongrues
- Données inexactes et incomplètes
- Incapacité à extraire des données
- Différentes langues dans le monde entier
Incapacité à identifier les opportunités d’économies :
- Processus chronophage pour identifier les économies à partir d’une variété de rapports
- Manque de connaissance des tendances des catégories ou des informations sur le marché
Rapports incorrects :
- Normes de reporting multiples
- Compétences insuffisantes en matière de rapports (principalement au niveau du fournisseur ou de la classe)
Classification peu fiable :
- Plusieurs codes comptables pour le même article
- Schéma de classification inefficace
- Processus de classification à forte intensité de main-d’œuvre
- Manque de savoir-faire en matière première
Ce dont le marché a besoin :
- Classification basée sur l’intelligence artificielle
- Création sur mesure d’une taxonomie hybride
- Capacités d’extraction de données flexibles
- Rapports et tableaux de bord intuitifs pour une visibilité détaillée des dépenses
- Visualisation intuitive des données pour l’analyse
- Identification automatisée des opportunités d’économies
Importance de l’analyse des dépenses mondiales
Si vous limitez la portée de votre analyse à une subdivision de l’organisation, il est important de comprendre que les dépenses associées à cette subdivision peuvent ne pas être représentatives de l’organisation.
Par conséquent, les actions prioritaires que vous identifiez pour améliorer la performance sociale, environnementale et économique des dépenses de cette sous-section ne sont peut-être pas les actions les plus stratégiques pour améliorer la performance des dépenses de l’ensemble de l’organisation.
Quelques termes clés à comprendre
Dépenses directes ou indirectes
Approvisionnement direct : Désigne l’achat de biens et de services qui sont directement intégrés dans un produit à fabriquer. Il s’agit par exemple de matières premières, de services de sous-traitance de fabrication, de composants, de matériel, etc.
Lire la suite : Un guide sur le sourcing direct à l’ère du numérique
- Les dépenses indirectes sont gérées avec soin depuis des années et, en moyenne, les économies potentielles sur les dépenses directes ne sont que de 3 %. Même si les dépenses directes représentent 50 % des dépenses totales, cela signifie que le potentiel d’économie total des dépenses directes n’est que de 1,5 %.
- Approvisionnement indirect : Désigne l’achat de biens et de services qui ne sont pas directement intégrés dans un produit à fabriquer. Il s’agit par exemple d’ordinateurs, de lunettes de protection, de formulaires imprimés, de fournitures de bureau, de services d’entretien, d’appareils électroménagers, de meubles, etc.
- Si les dépenses indirectes représentent 20 % du chiffre d’affaires et que l’opportunité d’économies est de 10 %, les dépenses indirectes peuvent rapidement faire économiser 2 % à l’entreprise.
Dépenses directes et indirectes (perspective des achats) :
- Les domaines de dépenses indirectes offrent un potentiel d’amélioration plus élevé, ce qui est souvent plus facile à réaliser.
- Ces dépenses non stratégiques sont facilement négligées.
- Le manque de surveillance fait souvent en sorte que ces catégories ne sont pas gérées de manière professionnelle, ce qui entraîne une visibilité et un contrôle médiocres.
- Cela peut être très coûteux pour une entreprise, car les dépenses indirectes représentent généralement 13,5 % à 22 % des revenus, selon le secteur d’activité.
- En moyenne, 12 % des économies négociées dans les catégories de dépenses indirectes sont perdues parce que les tarifs convenus contractuellement n’ont pas été respectés.
- Les entreprises de classe mondiale ont des coûts de processus d’approvisionnement indirect inférieurs de 45 % à ceux de leurs concurrents, ainsi que des coûts de produits et de services inférieurs.
Guide pour maximiser les économies grâce à la gestion des dépenses indirectes
Avantages de l’analyse automatisée des dépenses :
L’analyse avancée des dépenses peut contribuer à une extraction rapide, flexible et reproductible des données de dépenses. L’automatisation du processus d’analyse des dépenses offre plusieurs autres avantages
- Visibilité des dépenses à l’échelle mondiale.
- Des vues précises, détaillées, cohérentes et opportunes des dépenses. – Des prévisions de production qui suivent le rythme de l’évolution des affaires et du marché.
- Des vues de dépenses qui suivent le rythme de l’évolution des entreprises et des marchés.
- Créez des rapports complets et exportables avec un minimum d’effort.
- Aperçu rapide et accès facile aux informations pertinentes.
- Alignement cohérent des activités de travail sur les objectifs commerciaux globaux.
- Amélioration de la qualité des données et réduction des dépenses non conformistes.
- Identification et hiérarchisation rapides et faciles des opportunités.
- Intégrez sans effort les dépenses à d’autres modules d’approvisionnement, aux ERP et aux informations de marché externes.
Lisez notre blog sur : Comment l’analyse automatisée des dépenses révolutionne les stratégies d’approvisionnement
Quelques conseils supplémentaires pour réussir l’analyse des dépenses
- Alignez-vous sur les parties prenantes : le soutien de la direction peut faire ou défaire le succès de l’analyse des dépenses de votre entreprise. Les lancements pour faire comprendre à tout le monde l’objectif de l’analyse des dépenses peuvent aider à aligner les objectifs au niveau organisationnel.
- Assurez-vous que la qualité des données est élevée : le résultat de votre analyse des dépenses dépend de la qualité des données traitées. Assurez-vous que vos données sont exactes, complètes et à jour.
- Utilisez des outils innovants pour des résultats précis : un outil d’analyse des dépenses alimenté par l’IA peut vous aider à classer les données avec une précision maximale. Il peut également aider à automatiser de nombreuses tâches opérationnelles manuelles, ce qui peut vous aider à économiser du temps et des efforts.
- Transformez les informations en actions : ne laissez pas ces données sur la table. Assurez-vous de prendre les mesures appropriées. Obtenez des résultats sur le terrain en suivant les recommandations visant à réduire les coûts, à accroître l’efficacité et à atténuer les risques.
- Logiciel d’analyse des dépenses Zycus : Zycus Spend Analytics transforme complètement l’analyse des dépenses en évaluant facilement les opportunités de dépenses, en minimisant les dépenses non conformistes et en identifiant les économies en fonction de stratégies d’épargne prêtes à l’emploi.
Logiciel d’analyse des dépenses Zycus
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FAQs
Q1. Qu’est-ce que l’analyse des dépenses en achats ?
C’est le processus qui consiste à collecter, classer et analyser les données d’achats afin d’identifier des économies potentielles, améliorer la conformité et renforcer la visibilité des dépenses.
Q2. Pourquoi l’analyse des dépenses est-elle importante pour les entreprises ?
Elle permet de mieux contrôler les coûts, d’optimiser les processus, de réduire les risques fournisseurs et d’obtenir des données fiables pour la prise de décision stratégique.
Q3. Quelles sont les étapes clés d’une analyse des dépenses réussie ?
Identifier les sources de données, les collecter et consolider, nettoyer les incohérences, normaliser les fournisseurs, classifier les dépenses, analyser et mettre en place des actions correctives.
Q4. Quels sont les avantages de l’automatisation dans l’analyse des dépenses ?
L’automatisation via l’IA réduit les erreurs manuelles, accélère la classification, améliore la qualité des données et identifie plus rapidement les opportunités d’économies.
Q5. Quelle est la différence entre dépenses directes et indirectes ?
- Directes: Biens et services intégrés directement dans la production (matières premières, composants).
- Indirectes: Biens et services de support (informatique, fournitures de bureau, maintenance).
Q6. Comment l’analyse des dépenses aide-t-elle à la gestion des fournisseurs ?
Elle identifie les dépenses consolidées par fournisseur, détecte les achats hors contrat et permet d’optimiser les négociations et la gestion des risques.
Q7. Quels outils peuvent améliorer l’analyse des dépenses ?
Des plateformes comme Zycus Spend Analysis apportent une visibilité mondiale, une classification basée sur l’IA et des rapports dynamiques pour optimiser les achats.
Lectures complémentaires:
