Skip to content 
Découvrez les étapes essentielles et les meilleures pratiques pour mettre en place un processus de source de paiement efficace. Découvrez comment rationaliser l’approvisionnement, optimiser les relations avec les fournisseurs et réaliser des économies grâce à ce guide complet sur le Source-to-Pay.
TL; DR
- Source-to-pay processus : un cycle complet d’approvisionnement couvrant l’identification des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, les achats et le paiement final, assurant visibilité et contrôle.
- S2P vs P2P : le source-to-pay commence plus tôt que le procure-to-pay en intégrant la sélection fournisseurs et la négociation, pour des décisions plus stratégiques.
- Automatisation : l’automatisation du source-to-pay processus accroît la vitesse, la précision, la conformité et réduit les coûts ainsi que les erreurs manuelles.
- Plateformes unifiées : les suites S2P améliorent la visibilité des données, accélèrent les contrats, renforcent la conformité et soutiennent des prévisions fiables.
- ROI concret : des entreprises comme Delta Air Lines ont réduit de 81 % le temps de cycle projet après avoir adopté une solution S2P, démontrant la valeur de la transformation numérique.
Qu’est-ce que Source to Pay ?
Le S2P, ou source-to-pay, fait référence à l’ensemble du processus d’approvisionnement de bout en bout. Elle commence par l’identification des fournisseurs et se termine par le paiement des biens et services. Plusieurs étapes/actions cruciales sont impliquées entre les deux processus, notamment les achats, la gestion du flux de travail d’approvisionnement, les comptes fournisseurs, l’approvisionnement stratégique, la gestion des fournisseurs et la gestion des contrats.
Regarder : Un guide de 2 minutes sur le processus Source-to-Pay
Cycle de vie de l’approvisionnement au paiement
Les étapes suivantes font partie du processus S2P :
1. Définir les exigences et établir les attentes des fournisseurs :
Définissez les attentes en matière de performance des fournisseurs et expliquez précisément les critères requis. Définissez clairement les objectifs du projet, les exigences techniques, les objectifs de livraison et les normes de qualité.
2. Identification des fournisseurs potentiels répondant à l’exigence :
Identifiez et évaluez efficacement les fournisseurs potentiels qui répondent aux besoins spécifiés. Tenez compte de facteurs tels que la réputation de l’industrie, la capacité, les performances passées et la capacité à répondre aux conditions préalables techniques et de livraison.
3. Examen d’une liste de fournisseurs potentiels :
Analysez en détail la liste compilée des fournisseurs potentiels. Examinez les qualifications, l’expérience, la situation financière et les antécédents de chaque fournisseur. En plus d’évaluer leur réactivité, leur adaptabilité et leur possibilité de collaboration continue, évaluez dans quelle mesure ils correspondent à vos critères de sourcing.
4. Une procédure de sélection pour choisir le fournisseur idéal :
Utilisez un processus de sélection systématique pour choisir le meilleur fournisseur. Utiliser des normes préétablies, notamment l’abordabilité, l’assurance de la qualité, la compétence technique et les capacités de livraison. Pour comparer équitablement les fournisseurs, effectuez des évaluations approfondies qui peuvent inclure des appels d’offres ou des demandes d’informations.
5. Négociation et approbation des contrats :
Engagez des discussions stratégiques avec le fournisseur sélectionné afin de créer des conditions générales acceptables pour les deux parties. Faites attention aux coûts, aux délais de livraison, aux indicateurs de performance et aux procédures de résolution des conflits. Pour vérifier l’exactitude et la conformité des contrats, collaborez avec les équipes juridiques et d’approvisionnement. Une fois qu’il a été terminé, obtenez les approbations nécessaires des parties appropriées.
6. Création de bons de commande :
Créez des bons de commande complets pour établir officiellement la procédure d’approvisionnement. Incluez des informations cruciales telles que les descriptions de produits, les quantités, les prix convenus, les calendriers de livraison et les détails du fournisseur. Cette phase est rationalisée grâce à l’intégration à votre système d’approvisionnement, ce qui améliore l’efficacité et réduit le risque d’erreur humaine. Pour contrôler les inventaires, suivre les achats et assurer le bon déroulement des activités du cycle S2P, des bons de commande clairs et précis sont une documentation cruciale.
7. Traitement des bons de commande et des demandes d’achat :
Pour assurer l’approvisionnement en temps opportun, gérer efficacement le traitement des bons de commande et des demandes. Vérifiez les spécificités de la demande, comparez-les aux contrats existants et transformez les demandes approuvées en bons de commande. Utilisez l’automatisation pour accélérer les opérations tout en préservant la précision. Collaborez avec les services concernés pour résoudre toute ambiguïté ou clarification.
8. Réception des biens et services :
Vérifier l’exactitude de la documentation de réception des produits et services. Examinez la qualité, la quantité et la conformité des articles après la livraison. Pour un suivi et un rapprochement efficaces, utilisez les technologies numériques. Dans le système Source to Pay, la résolution rapide des problèmes est rendue possible par l’enregistrement en temps opportun des produits et services reçus, la garantie de registres financiers précis, l’aide à la gestion des stocks et la promotion de processus d’approvisionnement fluides.
9. Approbation de la livraison et paiement de la facture :
Démarrez le processus d’approbation de la livraison après avoir vérifié la réception des biens ou des services. Vérifiez la conformité en comparant les produits reçus avec les bons de commande. Une fois l’acceptation acceptée, passez à la vérification des factures pour vous assurer de l’exactitude et du respect des conditions convenues. Lancez le traitement rapide des paiements après vérification, en respectant les cycles de paiement prédéterminés. Cette technique méthodique simplifie les transactions financières, confirme les résultats de l’approvisionnement et maintient les relations avec les fournisseurs, autant d’éléments cruciaux pour le processus Source to Pay.
Différence entre Source to Pay et Procure to Pay
Le Source-to-Pay (S2P) et le Procure-to-Pay (P2P) sont deux processus distincts mais interconnectés qui constituent l’épine dorsale des opérations d’approvisionnement et financières efficaces au sein d’une organisation. Bien que les deux incluent l’achat de produits et de services, ils le font de différentes manières et avec des objectifs différents, démontrant une approche globale de la gestion efficace des ressources.
S2P adopte une approche proactive, en commençant le processus d’achat en déterminant les besoins de l’organisation en biens ou services. Les parties prenantes internes doivent créer les attentes des fournisseurs et travailler ensemble pour définir les besoins dans cette situation. S ‘ensuit la phase d’évaluation des fournisseurs de S2P, au cours de laquelle la documentation pour les demandes d’informations (RFI), les demandes de devis (RFQ) ou les demandes de propositions (RFP) est créée. Les fournisseurs potentiels sont invités à soumissionner, puis le processus de qualification est lancé pour s’assurer qu’ils répondent aux exigences de l’organisation. S’ensuit la rédaction et la négociation du contrat, ce qui ouvre la voie à un consensus clair avant l’approvisionnement lui-même.
Cependant, le P2P reprend là où le S2P se termine. Le P2P commence par l’élaboration de bons de commande (PO) basés sur les demandes d’achat une fois que les besoins d’approvisionnement ont été créés et que les fournisseurs ont été choisis. Cette phase est supervisée par l’équipe d’approvisionnement, qui transforme les demandes internes en commandes réelles qui reflètent les spécifications, les montants et les conditions convenues. Les phases suivantes sont ensuite construites sur ces bons de commande.
Dans le processus P2P, les comptes fournisseurs entrent en jeu, gérant la facturation des fournisseurs et le décaissement des paiements. Avant de traiter le paiement, les factures sont comparées aux bons de commande associés et leur exactitude est vérifiée. En validant méticuleusement chaque article, on s’assure que seuls ceux qui ont été approuvés et facturés avec précision seront payés, minimisant ainsi les erreurs et améliorant les procédures financières.
S2P jette essentiellement les bases d’un approvisionnement efficace, y compris la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et la rédaction des contrats. Le cycle d’approvisionnement est ensuite complété par le P2P, qui se concentre sur l’exécution réelle des bons de commande, le traitement des factures et le paiement. Assurer une approche approfondie de l’approvisionnement, de l’approvisionnement et de la gestion financière grâce à cette séparation distincte des deux processus encourage la transparence, l’exactitude et l’utilisation efficace des ressources au sein d’une entreprise.
Opportunités d’automatisation dans le source-to-pay processus
En tirant parti de l’automatisation, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire leurs coûts et améliorer la transparence, de l’approvisionnement au paiement.
- Réduction des coûts : L’automatisation réduit le besoin d’intervention manuelle, ce qui peut être à la fois chronophage et sujet à des erreurs. Les systèmes automatisés peuvent effectuer des tâches telles que le rapprochement à trois voies, le traitement des factures et les paiements plus rapidement et avec plus de précision, ce qui permet de réaliser des économies substantielles.
- Précision accrue : La saisie manuelle des données est l’une des plus grandes sources d’erreurs dans les processus d’approvisionnement. L’automatisation garantit que les données circulent de manière transparente d’une étape à l’autre, ce qui réduit le risque d’erreurs et garantit la conformité aux politiques de l’entreprise et aux réglementations externes.
- Amélioration des relations avec les fournisseurs : Un traitement plus rapide et plus précis des commandes et des paiements améliore la satisfaction des fournisseurs. L’automatisation permet également une meilleure communication avec les fournisseurs grâce à des plateformes intégrées, fournissant des mises à jour en temps réel sur l’état des commandes, les écarts et les paiements.
- Analyse des données et informations : Les outils automatisés collectent et analysent les données en continu, fournissant des informations précieuses sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et les goulets d’étranglement potentiels. Ces informations sont cruciales pour prendre des décisions éclairées et planifier stratégiquement.
Avantages d’une plateforme Source to Pay
1. Réalisez davantage d’économies sur l’approvisionnement grâce à une meilleure visibilité des achats
Vous pouvez augmenter les économies d’approvisionnement grâce à une meilleure visibilité sur les processus d’approvisionnement. L’amélioration des relations avec les fournisseurs, l’identification des opportunités de réduction des coûts et une meilleure prise de décision sont toutes rendues possibles grâce à une transparence accrue. Grâce à cela, votre entreprise est mieux à même de prendre des décisions stratégiques qui maximisent les économies et améliorent l’efficacité globale des achats.
2. Intégrer les procédures cruciales sur une plateforme unique pour accélérer la signature des contrats
Votre flux de travail peut être rendu plus efficace en combinant les procédures clés en une seule plateforme. Cette intégration accélère le parcours depuis les étapes initiales jusqu’à la signature des contrats. Vous pouvez réduire les retards et assurer une exécution plus rapide et plus efficace des contrats en supprimant les transferts manuels et en favorisant le travail d’équipe. Cela permet à votre organisation d’atteindre ses objectifs plus rapidement tout en maintenant un processus Source-to-Pay (S2P) fluide et bien organisé. Il améliore également la précision et la conformité.
3. Renforcer la conformité procédurale, réglementaire et contractuelle
Améliorez la conformité aux politiques, aux lois et aux contrats à l’aide d’une stratégie S2P intégrée. Vous pouvez garantir le respect des procédures internes et des exigences externes en centralisant les données et en automatisant les processus. Les erreurs, les incohérences et les violations sont ainsi réduites au minimum. La transparence et la responsabilisation s’accroissent à mesure que l’audit et l’établissement de rapports deviennent plus efficaces. Ce renforcement approfondi de la conformité protège non seulement vos opérations, mais renforce également la confiance des parties prenantes et renforce votre réputation, jetant ainsi les bases d’un succès à long terme.
4. Stimulez la collaboration, la confiance et les dépenses des partenaires commerciaux
Augmentez la dynamique de dépenses, la collaboration et la confiance des partenaires commerciaux grâce à une mise en œuvre efficace du Source-to-Pay. Les relations s’améliorent en favorisant une communication ouverte et le partage des données sur une plateforme unique. La compréhension mutuelle des processus favorise la confiance et favorise une coopération plus stratégique. Une fidélité accrue des fournisseurs, des habitudes de dépenses rationalisées et des solutions créatives sont les résultats de cette synergie. En fin de compte, le cadre S2P favorise un écosystème prospère pour toutes les parties prenantes, jetant les bases d’un succès à long terme.
5. Négociez de meilleurs prix et ayez des prévisions plus précises
Les données et l’analyse centralisées des achats permettent des négociations stratégiques et basées sur les données. Cela vous donne la possibilité de tirer parti des relations avec les fournisseurs, de négocier des réductions de volume et de trouver des possibilités de réduction des coûts inexploitées. L’accès simultané à des données historiques et en temps réel précises permet à votre entreprise d’estimer la demande avec plus de précision et de prendre des décisions qui optimisent les niveaux de stock et réduisent les coûts tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
6. Économisez de l’argent dès le début du processus d’approvisionnement
Le S2P fonctionne avec tous les fournisseurs, mais l’idée P2P ne fonctionne qu’avec les vendeurs actuels. En élargissant le marché, vous posez les bases d’une tarification équitable et compétitive. Vous économiserez immédiatement de l’argent en faisant cela. Vos coûts seront considérablement réduits si vous intégrez l’automatisation dans le mélange !
Optimisez votre processus d’approvisionnement dès aujourd’hui grâce à notre logiciel avancé Source to Pay de Zycus et prenez le contrôle de la gestion de votre chaîne d’approvisionnement !
Étude de cas Zycus
Pour illustrer davantage l’impact de la mise en œuvre d’un processus Source-to-Pay robuste, examinons quelques exemples de réussite concrets qui démontrent comment les solutions Zycus ont transformé les opérations d’approvisionnement.
Étude de cas Delta Air Lines
Delta Air Lines a été confrontée à d’importants défis avec son système Ariba obsolète, ce qui a entraîné des processus manuels lourds et des processus d’enchères inefficaces. En intégrant la suite Source-to-Pay de Zycus, Delta a réussi à centraliser la gestion des prises et de la demande, ainsi que l’eSourcing automatisé et la gestion du cycle de vie des fournisseurs. Cette décision stratégique a permis de réduire de 81 % la durée du cycle des projets et de 60 %, ainsi qu’une augmentation de 60 % des événements de sourcing. Ces résultats impressionnants soulignent le pouvoir de l’automatisation et de l’intégration dans l’optimisation de l’efficacité des achats.
En exploitant la puissance des solutions Source-to-Pay de bout en bout comme celles proposées par Zycus, les entreprises peuvent réaliser des gains d’efficacité significatifs, rationaliser leurs processus d’approvisionnement et renforcer leurs relations avec les fournisseurs. La transformation observée dans des entreprises comme Delta Air Lines et Abdul Latif Jameel Motors met en évidence les avantages tangibles de l’adoption de stratégies d’approvisionnement complètes et automatisées.
Conclusion
L’adoption d’une plateforme Source-to-Pay fournit aux organisations les outils nécessaires pour améliorer la visibilité des achats, intégrer les procédures cruciales, favoriser la conformité et renforcer les relations avec les fournisseurs. En automatisant les tâches de routine et en exploitant les informations basées sur les données, les entreprises peuvent non seulement réaliser des économies, mais aussi se positionner stratégiquement sur le marché.
Avec l’avantage supplémentaire des avancées technologiques comme l’IA, l’avenir de l’approvisionnement semble prometteur, permettant aux entreprises de prendre des décisions éclairées, d’anticiper les tendances du marché et de maintenir des avantages concurrentiels. En déployant une approche S2P bien intégrée, les organisations sont bien équipées pour mener leurs opérations d’approvisionnement vers le succès et la durabilité à long terme.
Planifiez votre démo exclusive dès aujourd’hui et découvrez la puissance de l’automatisation et de l’intégration.
Foire aux questions
Q1. Qu’est-ce que le Source-to-Pay (S2P) ?
Source to Pay (S2P) est un processus de bout en bout qui intègre les fonctions d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs, couvrant tout, de la sélection des fournisseurs au traitement des paiements.
Q2. Pourquoi Source to Pay est-il important pour les entreprises ?
Le S2P rationalise les opérations d’approvisionnement, augmente la transparence et améliore les relations avec les fournisseurs, ce qui permet de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité de l’entreprise.
Q3. Quelles sont les étapes clés du processus Source to Pay ?
Le processus S2P comprend généralement la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats, la création de bons de commande, le traitement des factures et l’émission des paiements.
Q4. Comment la technologie améliore-t-elle le processus Source to Pay ?
Les technologies, telles que les logiciels S2P, automatisent les tâches manuelles, fournissent des analyses de données et améliorent la collaboration entre les services achats et financiers.
Q5. Quels sont les défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées lors de la mise en œuvre d’une solution Source to Pay ?
Les défis courants comprennent l’intégration avec les systèmes existants, la gestion du changement, l’exactitude des données et l’adoption par les utilisateurs dans l’ensemble de l’organisation.
Lectures complémentaires:
