Vous ne connaissiez pas ces 7 étapes d’un processus achat efficace

Qu’est-ce que le processus achat ? Définition, signification, étapes et fonctionnement

L’achat, en tant que fonction, est un aspect inévitable de toutes les organisations commerciales. Pour fonctionner et contribuer à l’expansion et à l’optimisation des performances, les entreprises se procurent divers biens et services auprès de fournisseurs externes – le processus achat. Si les organisations veulent exploiter la puissance de la mondialisation, elles doivent travailler avec les meilleurs fournisseurs locaux au meilleur prix possible. Lorsque l’achat peut aider une organisation à atteindre ses objectifs tactiques et stratégiques, la seule façon d’atteindre la perfection est de le faire correctement ! La réussite d’un processus achat repose sur l’obtention des produits et services appropriés auprès de la bonne source et des bonnes personnes.

Définition du processus achat

Un processus achat est une série d’étapes qu’une organisation identifie et met en œuvre afin d’obtenir des biens ou des services pour ses buts et objectifs.

Pourquoi le processus achat est-il nécessaire?

L’achat consiste à dépenser les revenus d’une organisation pour acquérir des biens et des services. Le processus achat a un impact direct sur les objectifs de réduction des coûts. L’enquête annuelle de Zycus auprès de plus de 400 responsables mondiaux des achats, Pulse of Procurement 2018, a révélé que 54 % des responsables interrogés ont reconnu les économies de coûts comme le principal domaine d’intervention des achats. En outre, 65 % des grandes organisations, 66 % des organisations de taille moyenne et 55 % des petites organisations ont été mandatées pour gérer leurs dépenses au niveau de l’entreprise et pour cela, un système d’achat efficace était la seule solution pour générer des bénéfices plus élevés.
Outre la réalisation d’objectifs de réduction des coûts, un processus achat efficace aide une organisation à améliorer la performance des fournisseurs, la conformité, la gestion des risques, l’utilisation des contrats et la durée du cycle d’achat.

Pourquoi une évaluation périodique du processus achat est-elle nécessaire?

Tout processus doit être examiné régulièrement afin de vérifier s’il existe des goulots d’étranglement ou des obstacles qui doivent être résolus pour perfectionner le processus. En évaluant périodiquement les performances des fournisseurs en ce qui concerne la satisfaction des besoins d’chat d’une organisation, un processus achat permet d’identifier les forces et les faiblesses des fournisseurs en place. Cette évaluation du processus achat nous aide en outre à imaginer et à innover des stratégies d’amélioration des performances. Un processus achat efficace permet également aux organisations d’établir des relations à long terme avec leurs fournisseurs. Ainsi, en se concentrant sur la gestion des relations avec les fournisseurs, les synergies créées entre les deux parties aboutissent à des propositions élevées qui apportent une valeur maximale tant pour le fournisseur que pour l’acheteur.
Un processus acaht bien mis en œuvre permet à une organisation d’avoir une meilleure visibilité sur les performances des parties prenantes. Une plus grande transparence aide les organisations à imposer une plus grande conformité en termes de coûts, de qualité des biens/services, etc. dans l’ensemble des activités des achats.

Comment le processus d’achat peut-il aider?

Dans le contexte actuel d’instabilité politique et économique mondiale, de modification des lois commerciales, etc., l’application d’un système d’achat bien défini peut aider les organisations à gérer leur chaîne d’approvisionnement et les risques qui y sont associés. En gérant les risques tels que les risques financiers, les risques opérationnels, les risques contractuels, etc., le processus achat prévient les perturbations de la chaîne d’approvisionnement qui peuvent affecter directement ou indirectement la rentabilité.

Un processus achat efficace garantit une plus grande efficacité à chaque étape du cycle d’achat d’une entreprise, ce qui permet de réduire la durée du cycle d’achat. Les avantages du flux de processus achat sont recherchés par toutes les entreprises et vous pouvez y parvenir en perfectionnant votre processus à l’aide des étapes mentionnées plus loin dans ce blog !

Les achats ne se limitent pas à l’acquisitionde biens et de services pour une organisation. Un processus d’achat efficace implique une compréhension approfondie des besoins par toutes les unités commerciales, identification de fournisseur adéquat pour répondre à ces besoins, l’évaluation périodique des performances du fournisseur et la négociation de contrats susceptibles de fournir la valeur la plus élevée à un coût minimal.

En savoir plus: Suite Cognitive Procurement

Les 7 étapes d’un processus achat efficace

Après avoir établi les avantages de la planification des achats et défini un processus d’achat, l’étape suivante consiste à concevoir le processus d’achat. Il est maintenant pertinent d’identifier les bonnes étapes à ajouter à votre processus d’achat. Un bon processus d’achat n’est jamais “applicable à toutes”. En tant que responsable des achats, il est de votre devoir d’identifier les étapes qui conviennent à votre organisation en fonction de ses besoins et de ses objectifs, afin que vos indicateurs de performance clés (KPI) puissent brosser un tableau parfait de votre réussite. Il existe de nombreux aspects des achats que vous devez prendre en compte et, bien souvent, certains d’entre eux peuvent ne pas être pertinents pour votre organisation ou votre secteur.

Voici les sept étapes pour créer un flux de processus achat efficace:

Etape 1 : Déterminer les besoins en biens et services de toutes les unités commerciales

Le cycle d’achat commence lorsque l’une des unités commerciales d’une organisation a besoin d’obtenir des biens/services auprès d’un fournisseur externe. Par conséquent, la première étape du processus achat consiste à identifier et à consolider les besoins de toutes les unités commerciales d’une organisation. Cela permet d’avoir une visibilité sur les domaines et les catégories de dépenses afin d’identifier les zones de réduction des coûts grâce à l’analyse des dépenses.

Cela aide également l’organisation dans ses activités de budgétisation et de prévision des dépenses pour l’avenir. Vous pouvez toujours modifier les besoins en fonction des besoins réels de l’unité, mais les prévisions permettent à votre organisation d’obtenir un chiffre approximatif afin d’optimiser l’utilisation des ressources et d’éviter des gaspillages.

Etape 2: Identifier et évaluer la liste des fournisseurs

Une fois que les unités commerciales ont identifié leurs besoins, l’étape suivante du cycle d’achat consiste à identifier une liste de fournisseurs potentiels susceptibles de fournir les biens et/ou services. Ce processus implique une simple recherche sur Internet ou des mesures plus structurées telles que des RFP, RFQ, and RFI.

L’objectif de cette étape du processus achat est d’évaluer les fournisseurs pertinents. Les paramètres d’évaluation comprennent les prix, la qualité du service, la réputation et la reconnaissance de l’industrie, les dispositions en matière de garantie et le service à la clientèle. Une fois l’évaluation terminée, le fournisseur qui offre la valeur maximale et les meilleurs prix du marché remporte le marché.

Etape 3: Négocier les contrats avec le fournisseur sélectionné

Après avoir sélectionné un fournisseur pour répondre aux besoins d’une organisation, le processus contractuel commence. La contractualisation est une étape cruciale pour toute organisation afin de créer un maximum de valeur et de stimuler la collaboration acheteur-fournisseur. Cette étape du processus achat implique l’évaluation de facteurs critiques tels que la structure des prix, l’étendue du travail, les termes et conditions, les délais de livraison, etc. L’analyse détaillée et la négociation des contrats donnent un aperçu des possibilités de réduction des coûts, y compris les remises dynamiques.

Etape 4 : Établir une demande d’achat et lancer le bon de commande

Une fois qu’une entreprise a finalisé son contrat avec un fournisseur, l’étape suivante consiste à lancer une demande d’achat (DA). Une demande d’achat comprend une description du bien ou du service, le prix et la quantité, les informations sur le fournisseur et le workflow d’approbation.

Une fois la demande d’achat approuvée, l’équipe financière envoie au fournisseur le bon de commande (BC) qui contient des informations telles que le numéro du BC, les conditions de paiement, les informations sur le fournisseur, etc.

Etape 5 : Achever le processus de paiement à la réception d’une facture

Lorsque le fournisseur reçoit un bon de commande, il envoie une facture mentionnant le prix des biens/services demandés. Une fois que l’organisation a reçu le bon de commande et sa facture, l’équipe chargée des achats s’assure que la facture est à jour en termes de quantité et de qualité avant de procéder au paiement.

Lorsqu’une organisation envoie un bon de commande, elle fournit également toutes les informations nécessaires sur ses besoins afin de ne pas laisser de vide ou de confusion sur les besoins qui seront satisfaits par qui, une fois reçus par le fournisseur – de cette façon, il ne peut plus y avoir de scénario où quelque chose ne va pas, car les deux parties savaient exactement comment les choses devaient se passer dès le départ !

En fonction des conditions de paiement établies entre l’organisation et ses fournisseurs, le paiement est libéré avant ou après la livraison.

Etape 6 : Recevoir et vérifier la livraison des biens/services demandés

Le fournisseur livre les biens/services sur la base du paiement et des conditions contractuelles. À la réception, les entreprises doivent procéder à une vérification pour s’assurer que les fournisseurs ont répondu aux attentes en matière de qualité. Le processus de vérification doit comprendre un examen de la documentation du fournisseur, ainsi que des inspections sur place des produits ou services fournis. L’objectif de l’audit est de confirmer que le fournisseur a respecté tous les accords contractuels et que les produits ou services répondent aux normes de qualité requises. Si le fournisseur est jugé non conforme, des mesures correctives peuvent être prises, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat. Il est donc essentiel pour les entreprises de réaliser des audits afin de protéger leurs intérêts et de s’assurer qu’elles reçoivent des produits ou des services de qualité de leurs fournisseurs.

Etape 7 : Maintenir une bonne conservation des factures

La dernière étape du processus achat – Après avoir reçu une livraison, il est important de conserver les factures plus efficacement. Cela permettra de suivre les dépenses et les catégories de dépenses au sein de l’organisation. Il existe plusieurs façons de conserver les factures, par exemple sous forme numérique ou dans des dossiers physiques. La numérisation des factures peut être utile si l’espace est limité, et elle permet également un accès et une organisation plus faciles. En cas de conservation physique, il est important de créer un système qui fonctionne pour l’organisation spécifique, par exemple par ordre alphabétique de fournisseur ou de date. Quelle que soit la méthode choisie, il est essentiel que toutes les factures soient conservées de manière cohérente. Cela permettra de s’assurer que les dépenses sont suivies plus efficacement.

Les types d’achats

Il existe plusieurs types d’achats : les achats directs, les achats indirects, les achats de biens et les achats de services.

1. Achats directs – Les achats directs sont le processus d’acquisition de toute matière première, intrant ou substance qui contribue directement au produit final de l’entreprise. C’est souvent dans cette partie du processus achat que les coûts sont les plus élevés et que l’entreprise peut le moins économiser.
   Les Directeurs achats et les principaux fournisseurs sont les principales parties prenantes de ce processus.
2. Achats indirects – Les achats indirects sont le processus d’acquisition de biens, de services ou d’entités nécessaires pour tout autre chose que le produit final de l’entreprise. Ils n’ont pas d’incidence directe sur le coût des marchandises ou sur les résultats de l’entreprise, mais ils représentent une part considérable des dépenses de cette dernière. Les services informatiques, les fournitures de bureau, etc. sont des exemples de biens et de services achetés dans le cadre de ces achats indirects.
3. Achats de biens – Le processus d’achat de biens physiques diffère beaucoup du processus d’achat de services. Les biens physiques ont un ensemble de coûts différent, car ils doivent parcourir une chaîne d’approvisionnement parfois longue pour parvenir à l’organisation qui les paie. En général, la procédure d’achat de biens implique un ensemble de coûts plus élevés en raison de la nature matérielle des entités impliquées dans le cycle d’achat. Dans un contexte d’achat direct, la majorité des procédures d’achat concernent l’achat de biens.
4. Achats de services – La procédure d’achat de services, virtuels ou non, est généralement effectuée dans le contexte d’un achat indirect. Les étapes des achats de services seront très probablement pour une seule période, si l’organisation est satisfaite des services. Les achats de services peut également être temporaire – location de services ou contrat avec un fournisseur pour des cas d’utilisation spécifiques.

Directeurs achats

Dans toute organisation ayant des besoins complexes en matière d’achats, un chiffre d’affaires important et une présence mondiale importante, une personne est chargée des activités d’achats : Directeur achats Le Directeur achats supervise l’ensemble des procédures d’achat, des cycles d’achat et des activités d’achat – en bref, le système d’achat.

Le rôle du directeur achats n’a cessé d’évoluer au fil des ans et se transforme peu à peu en un rôle stratégique, plus qu’opérationnel.

Les Directeurs achats sont responsables de l’acquisition, de la mise en œuvre et de la maintenance du système d’achat de l’organisation. Ils doivent prendre en compte l’agilité, la sécurité, la résilience et la convivialité lorsqu’ils mettent en œuvre un système d’achat.
Ces derniers temps, de plus en plus de directeurs achats préfèrent les solutions des achats basées sur l’IA aux fournisseurs traditionnels, non pas parce qu’ils pensent qu’il est “agréable d’avoir de l’IA”, mais parce qu’ils “ont besoin d’avoir de l’IA”.

Conclusion 

Les achats ont commencé à devenir une fonction stratégique à long terme d’une organisation, contrairement à son passé tactique. L’objectif de cet article est donc d’aider les organisations à concevoir un processus achat bien structuré et efficace.

Bien que les organisations aient des besoins différents en matière d’achats et que divers processus d’achats soient en place, les étapes décrites dans cet article peuvent être adaptées aux besoins spécifiques d’une organisation.

La conception du processus achat est une étape importante pour obtenir des résultats positifs. Il est donc nécessaire de prendre le temps de bien identifier et concevoir les étapes qui correspondent aux besoins de votre organisation. Les responsables des achats sont chargés d’assurer le succès de leur organisation en adaptant leurs processus aux exigences spécifiques de celle-ci. Avez-vous adapté votre processus achat pour réussir ?