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Résumé
Ce guide offre une vue d’ensemble complète des achats indirects – ces processus d’approvisionnement qui soutiennent les opérations quotidiennes de l’entreprise sans être directement intégrés au produit final. Avec un potentiel d’économies allant jusqu’à 25% des dépenses, les achats indirects constituent un levier stratégique pour les entreprises. L’article met en lumière des défis tels que le Maverick Buying et le manque de transparence des données, présente des stratégies éprouvées comme la gestion par catégories, et montre comment la digitalisation et l’IA révolutionnent les achats indirects.
Qu’est-ce que les achats indirects ?
Question : Que comprend exactement la notion d’achats indirects ?
Réponse : Les achats indirects englobent tous les biens et services dont une entreprise a besoin pour son fonctionnement quotidien, mais qui ne sont pas directement intégrés au produit final. Pensez aux équipements informatiques, aux fournitures de bureau ou aux services de nettoyage – tout ce qui maintient l’activité de l’entreprise sans faire partie du produit vendu.
Question : Quelle est la différence entre achats indirects et directs ?
Réponse : Les achats directs concernent les matériaux qui deviennent immédiatement partie du produit final – comme les matières premières ou les composants. Les achats indirects, quant à eux, s’occupent de tout ce qui soutient les opérations. Un exemple simple : dans une usine automobile, les tôles d’acier relèvent des achats directs, tandis que le logiciel de comptabilité appartient aux achats indirects.
Question : Quelles catégories typiques comprennent les achats indirects ?
Réponse : Les achats indirects couvrent un large spectre : des équipements et logiciels informatiques aux fournitures de bureau et mobilier, en passant par la gestion des installations, les services de nettoyage, les prestations marketing et de conseil, ainsi que les frais de déplacement et d’événements. Selon l’enquête de Deloitte sur la gestion des risques tiers, les achats indirects comprennent en moyenne plus de 40 catégories de dépenses différentes, ce qui explique leur complexité particulière.
Question : Quelle est la part des achats indirects dans le volume d’achat total ?
Réponse : Typiquement, les achats indirects représentent entre 15 et 30 pourcent du volume d’achat total. Cela peut sembler peu comparé aux achats directs, mais imaginez : pour une entreprise de taille moyenne, cela peut rapidement représenter plusieurs millions d’euros !
Question : Pourquoi les achats indirects sont-ils souvent plus difficiles à gérer ?
Réponse : Contrairement aux achats directs, les achats indirects sont souvent effectués de manière décentralisée par différents départements. S’ajoute à cela un plus grand nombre de fournisseurs avec des volumes de commande plus petits. Cette fragmentation rend le pilotage et le contrôle centralisés particulièrement difficiles.
Pourquoi les achats indirects sont importants pour les entreprises
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi tant d’entreprises restructurent leurs achats indirects ? La raison est simple : un potentiel énorme y sommeille ! Selon les études McKinsey, les entreprises peuvent économiser jusqu’à 25% de leurs dépenses indirectes grâce à une gestion systématique. Ces économies impactent directement votre résultat d’exploitation.
Ne considérez pas les achats indirects uniquement comme un facteur de coût, mais comme un levier stratégique. En regroupant vos besoins, vous obtenez de meilleures conditions auprès des fournisseurs et évitez les commandes en double. C’est comme faire ses courses en gros au supermarché – plus vous achetez en une fois, moins ça coûte à l’unité.
Mais il ne s’agit pas seulement d’argent. Des processus standardisés dans les achats indirects rendent vos opérations plus efficaces. Au lieu que chaque département fasse sa propre cuisine, tous suivent la même recette. Cela économise non seulement du temps, mais réduit aussi considérablement la charge administrative.
Un autre aspect important : la réduction des risques. Un processus d’approvisionnement structuré avec des validations claires et une sélection minutieuse des fournisseurs protège votre entreprise contre les mauvaises surprises. Vous connaissez peut-être cette situation – un fournisseur important fait défaut, et soudain tout s’arrête. Avec des achats indirects bien organisés, vous minimisez ces risques grâce à un meilleur suivi et des stratégies alternatives.
La bonne nouvelle : l’importance stratégique des achats indirects est de plus en plus reconnue. Dans de nombreuses entreprises, ce domaine est désormais géré aussi professionnellement que les achats directs – et pour de bonnes raisons, comme le montre le Guide Stratégique des Leaders des Achats.
Défis courants dans les achats indirects
Dans les achats indirects, il existe des difficultés typiques qui ralentissent les processus et compliquent les économies. Voici les trois plus grands défis :
1. Limiter le Maverick Buying
Le Maverick Buying signifie que les employés achètent sans autorisation – donc en dehors des processus d’achat établis. Cela se produit souvent lorsqu’il n’y a pas de règles claires ou lorsqu’on agit sous pression temporelle.
Cela entraîne des coûts plus élevés, un moindre contrôle des dépenses et un non-respect des directives internes. Dans les entreprises françaises, ces achats représentent environ 20-30% de tous les processus d’approvisionnement.
Pour réduire le Maverick Buying, ces éléments sont utiles :
- Des directives d’achat claires
- Des processus de validation digitaux simples
- Des formations pour les employés
2. Créer de la transparence sur les données et les dépenses
Dans les achats indirects, les informations sur les dépenses sont souvent dispersées entre plusieurs départements. Ces données sont parfois incomplètes ou non uniformément enregistrées.
Une vue d’ensemble centralisée des dépenses – par l’analyse des dépenses (Spend Analysis) – facilite l’évaluation. Pour cela, toutes les données sont consolidées, systématiquement enregistrées et analysées avec des outils digitaux.
Visibilité des dépenses : La transparence sur toutes les dépenses est la première étape pour optimiser les achats indirects. Seul ce qui est mesuré peut être amélioré.
3. Améliorer la gestion des parties prenantes
Les achats indirects concernent de nombreux départements différents avec leurs propres exigences. Cette diversité rend la coordination entre les parties prenantes particulièrement exigeante.
Une meilleure collaboration naît d’une communication régulière et d’une répartition claire des rôles. Les départements concernés par l’approvisionnement sont impliqués tôt pour aligner les processus.
Stratégies et meilleures pratiques pour plus d’efficacité
Avec des méthodes claires, les achats indirects peuvent être gérés efficacement. Les meilleures pratiques suivantes offrent une approche structurée pour améliorer les processus.
1. Établir la gestion par catégories
La gestion par catégories consiste à regrouper des biens et services similaires. Ces groupes sont appelés catégories et analysés individuellement.
Définition : La gestion par catégories est la planification et le pilotage de groupes de produits dans le but de réduire les coûts et d’assurer la qualité.
Avantages : La demande groupée crée de meilleures possibilités de négociation, et les connaissances sur chaque catégorie peuvent être utilisées de manière plus ciblée.
Le processus comprend l’identification des catégories, l’analyse des modèles de besoins et le développement de stratégies d’approvisionnement adaptées. Les catégories typiques sont le matériel informatique, les services aux installations ou les services marketing.
2. Consolider la base fournisseurs
Un grand nombre de fournisseurs entraîne une charge administrative élevée. La consolidation signifie réduire le nombre de fournisseurs sans prendre de risques.
Lors de l’analyse de la structure des fournisseurs, les doublons, les faibles parts de dépenses et les contrats inutilisés sont examinés. Des volumes d’achat plus importants auprès de moins de fournisseurs conduisent à de meilleures conditions et des relations plus stables.
Il est important de considérer des fournisseurs alternatifs pour éviter les dépendances. Les fournisseurs sont régulièrement évalués sur leur performance, leur prix et leur fiabilité.
3. Implémenter des directives et une gouvernance
La gouvernance dans les achats assure des processus uniformes et des responsabilités claires. Cela inclut des directives que toutes les parties prenantes appliquent de manière contraignante.
Les directives d’achat contiennent :
- Des processus d’approbation avec des niveaux de validation définis
- Des limites de valeur pour les commandes
- Une répartition claire des rôles et des responsabilités
Des systèmes automatisés vérifient si toutes les exigences sont respectées. Les parties prenantes sont régulièrement informées des changements et impliquées dans des formations.
4. Surveiller les coûts et les risques avec des outils
Les systèmes digitaux aident à enregistrer et analyser les coûts et les risques. Ces outils fournissent des données structurées pour la prise de décision.
Dans l’analyse des dépenses, les dépenses sont analysées par catégories, départements et fournisseurs. La base de données est centralisée. Les risques fournisseurs, les durées de contrat et les écarts dans le processus sont évalués.
Les indicateurs clés de performance (KPIs) importants sont les potentiels d’économies, la fréquence des commandes non autorisées et les temps de traitement. Les résultats sont régulièrement examinés et les mesures ajustées.
Digitalisation et automatisation dans les achats indirects
La digitalisation transforme fondamentalement les achats indirects. Elle rend les processus plus rapides, plus transparents et plus traçables. Les solutions logicielles prennent en charge les tâches routinières et permettent l’accès aux données en temps réel.
1. Introduire des plateformes d’e-procurement
Les systèmes d’e-procurement représentent numériquement l’ensemble du processus d’approvisionnement. Ils comprennent des fonctionnalités comme la gestion des catalogues, les approbations électroniques et les rapports d’évaluation.
L’implémentation se fait en plusieurs étapes. Les utilisateurs sont impliqués dans le processus et formés. Toutes les données sont systématiquement enregistrées, et les processus deviennent plus rapides et traçables.
Un grand avantage est le libre-service : les employés peuvent enregistrer, suivre et gérer leurs besoins eux-mêmes, sans impliquer le service achats à chaque demande.
2. Utiliser des analyses basées sur l’IA
L’intelligence artificielle (IA) aide à analyser de grands volumes de données dans les achats indirects. L’IA peut analyser automatiquement les données d’approvisionnement et les classer par groupes de produits.
Grâce à l’analyse prédictive, les besoins futurs peuvent être modélisés. Des tâches comme la vérification des factures ou la détection d’anomalies sont automatisées.
L’analyse fournit des informations qui alimentent la planification et le pilotage du processus d’achat. Ainsi, les achats stratégiques sont soutenus par la technologie.
3. Standardiser les processus
Des processus uniformes assurent la clarté dans les achats indirects. La standardisation réduit les erreurs et simplifie l’automatisation ultérieure.
Parmi les processus qui sont standardisés figurent :
- La création des besoins
- Les processus d’approbation
- L’intégration de nouveaux fournisseurs
Les employés sont impliqués tôt et reçoivent des formations ciblées. L’efficacité peut être évaluée à l’aide d’indicateurs tels que le temps de traitement, le taux d’erreur ou la satisfaction des utilisateurs.
L’avenir des achats indirects
Les achats indirects seront davantage influencés par les changements technologiques et sociétaux dans les années à venir. Les entreprises prennent de plus en plus en compte les critères ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) dans la sélection des fournisseurs et des produits.
L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique sont utilisés pour analyser les données, reconnaître les modèles et exécuter automatiquement les processus. Grâce à ces technologies, les besoins peuvent être prédits ou les risques fournisseurs détectés précocement.
De nombreuses organisations misent sur des solutions intégrées Source-to-Pay. Ces systèmes connectent toutes les étapes, du besoin à la commande jusqu’au paiement, dans une seule plateforme. Cela crée un processus continu, piloté numériquement.
Le rôle des professionnels des achats évolue également. Outre les compétences classiques de négociation, des compétences dans la manipulation des données, des outils digitaux et la pensée analytique sont recherchées. Les achats indirects se transforment en un domaine fonctionnel basé sur les données.
Optimiser les achats indirects – prochaines étapes
Les achats indirects comprennent de nombreuses catégories de dépenses et processus différents. La première étape vers l’amélioration est une analyse structurée des dépenses (Spend Analysis). Toutes les dépenses indirectes sont collectées, classifiées et analysées.
Après l’analyse vient la définition de catégories de produits et de directives claires. Des catégories comme l’IT, la gestion des installations ou le marketing sont considérées individuellement. Des stratégies spécifiques peuvent être développées pour chaque catégorie.
Les systèmes digitaux d’e-procurement permettent de représenter ces processus dans une plateforme unifiée. Cela inclut des fonctionnalités comme les approbations électroniques, l’approvisionnement par catalogue et le reporting. Des outils basés sur l’IA aident à catégoriser les dépenses.
Zycus propose une suite Source-to-Pay avec des modules assistés par IA. Celle-ci comprend la vérification automatisée des factures, les demandes digitales de besoins et la gestion des fournisseurs. La plateforme est conçue pour les entreprises ayant des structures décentralisées et des exigences d’achat complexes.
FAQs
Q1. Quels biens et services font partie des achats indirects ?
Les achats indirects comprennent les biens et services nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise, mais qui ne sont pas intégrés au produit final. Cela inclut les équipements informatiques, les fournitures de bureau, les services de conseil, la gestion des installations, les voyages d’affaires et les activités marketing.
Q2. Comment mesure-t-on le succès des optimisations dans les achats indirects ?
Le succès est mesuré par différents indicateurs : économies de coûts, amélioration de la vitesse des processus, respect des directives et réduction des achats non autorisés (Maverick Buying). Les systèmes digitaux enregistrent automatiquement ces données.
Q3. Quel rôle joue la durabilité dans les achats indirects ?
La durabilité dans les achats indirects se réfère à la sélection de fournisseurs qui respectent les normes environnementales, préservent les ressources et tiennent compte des exigences sociales. Les entreprises intègrent de plus en plus les critères ESG dans leur sélection de fournisseurs et leurs processus d’achat.
Q4. Comment commence-t-on l’optimisation des achats indirects ?
L’optimisation commence par une analyse des dépenses existantes (Spend Analysis). Ensuite vient une catégorisation structurée des domaines d’achat. Sur cette base, des directives peuvent être établies et des solutions digitales introduites pour standardiser les processus.
Lectures complémentaires:
