Skip to content 
TL; DR
- Le Procure-to-Pay (P2P) est un processus de bout en bout qui couvre tout, de la demande de biens/services au paiement des fournisseurs pour garantir des opérations d’approvisionnement et financières transparentes.
- Pourquoi c’est important : Il favorise le contrôle financier, l’efficacité opérationnelle et la conformité, tout en favorisant des relations plus solides avec les fournisseurs.
- Défis sans automatisation : les processus manuels et décousus entraînent des retards, des erreurs, des violations des politiques et une mauvaise gestion des fournisseurs.
- Avantages des logiciels P2P : automatise les flux de travail, réduit les temps de cycle et les coûts, augmente la transparence et permet des livraisons à temps.
- Bonnes pratiques : standardisez les processus, utilisez des outils basés sur l’IA, améliorez la collaboration avec les fournisseurs et exploitez les données pour réaliser des économies mesurables.
Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?
Le Procure-to-Pay (Purchase to Pay ou P2P) est le processus d’approvisionnement et de gestion des matières premières nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service. Il s’agit des données relatives au traitement effectif de la commande et au paiement des biens ou services, ainsi que du flux de données de transaction envoyé à un fournisseur. Cette approche globale du cycle P2P garantit des opérations optimisées du début à la fin, augmentant ainsi l’efficacité et la productivité du processus d’approvisionnement.
Étape par étape : Comprendre le flux de travail du processus Procure-to-Pay
En savoir plus : Flux de processus Procure-to-Pay
- Exigence : Les employés qui souhaitent acheter des biens ou des services créent des exigences. L’automatisation des activités permet au personnel d’exploitation de répondre aux exigences par voie électronique, en sélectionnant souvent des éléments à partir d’une gestion de catalogue d’approvisionnement limitée ou d’une liste d’articles pré-approuvée.
- Demande d’approbation : Une demande doit être approuvée avant de pouvoir être distribuée aux fournisseurs. Compte tenu du temps nécessaire pour obtenir les autorisations, les systèmes d’approbation manuelle ont longtemps été inefficaces, car les approbations sont parfois retardées ou obtenues après coup. L’automatisation permet d’acheminer ces demandes par voie électronique, ce qui accélère le processus d’approbation.
- Émission des bons de commande : Un bon de commande est remis au fournisseur dès qu’une demande a été autorisée. Sans automatisation, les commandes sont envoyées par fax, par e-mail ou appelées aux fournisseurs. L’automatisation permet la transmission électronique des commandes et le retour électronique des confirmations.
- Réception des factures : Les factures sont généralement soumises par les fournisseurs par courrier, qui sont saisies manuellement dans le système ERP/AP après réception. Dans les services automatisés de comptabilité fournisseurs, les factures peuvent être reçues par voie électronique. Si les factures sont reçues manuellement, elles peuvent être numérisées dans le système.
- Rapprochement des factures : Une fois reçues, les factures doivent être rapprochées des bons de commande et des reçus afin que le paiement puisse être versé au fournisseur conformément aux conditions de paiement négociées.
En savoir plus : Comment automatiser le processus de rapprochement des factures à 3 voies
- Émission de paiements : Une combinaison d’ACH (Automated Clearing House) et de cartes d’approvisionnement (P-Cards) augmente le volume des paiements traités électroniquement.
Le cycle Procure-to-Pay expliqué : de la demande au paiement
- Planification des exigences : Le cycle commence lorsqu’une personne dans l’organisation se rend compte qu’elle a besoin d’un élément spécifique pour accomplir un travail. Les matières premières, les outils ou même les services, tels que l’embauche d’un entrepreneur pour aider à une tâche, pourraient en être des exemples.
- Demande de devis : Une fois le besoin identifié, le responsable crée une demande, une sorte de liste de courses, dans laquelle il indique ce dont il a besoin et combien il en a besoin.
- Obtenez l’approbation : La demande doit passer par un processus d’approbation où un superviseur détermine si cela est nécessaire et dans les limites du budget de l’entreprise. Si tout semble être en ordre, la demande est accordée.
- Recherche d’un fournisseur : Après l’approbation, l’entreprise recherche un fournisseur qui peut lui fournir les biens ou les services dont elle a besoin. Vous pouvez enquêter sur différents fournisseurs, évaluer les coûts et évaluer la fiabilité de chacun d’entre eux.
- Effectuez l’achat : Après avoir sélectionné le fournisseur, l’entreprise émet un bon de commande formel.
- Réception des marchandises : Après réception de la commande, le fournisseur livre les marchandises ou fournit le service conformément au contrat.
- Préparation de la facture de paiement : Une fois que tout semble bon, le fournisseur émet une facture à l’entreprise, qui fait office de facture pour les marchandises qu’elle livre.
- Paiement et approbation : Pour s’assurer que tout a été fait correctement, la facture doit passer par un processus d’approbation interne avant d’être payée. Une fois approuvée, l’entreprise paie le fournisseur pour les biens ou les services qu’elle fournit.
- Établir des relations avec les fournisseurs : Après la vente, les entreprises continuent souvent d’avoir des interactions positives avec leurs fournisseurs. Les futurs projets en bénéficieront, car ils pourront s’appuyer sur des fournisseurs fiables et peut-être même négocier plus efficacement.
Lire la suite : Cycle Procure-to-Pay : 6 conseils pratiques pour améliorer et optimiser
Pourquoi le Procure-to-Pay (P2P) est essentiel à la réussite d’une entreprise
Le Procure-to-Pay (P2P) fait partie intégrante du cadre financier et opérationnel d’une organisation et est essentiel à la gestion des dépenses et à l’optimisation du cycle d’approvisionnement. Voici pourquoi le P2P est si important :
- Contrôle financier : Les processus P2P garantissent que toutes les dépenses sont pré-approuvées et dans les limites des contraintes budgétaires. Ce niveau de contrôle est essentiel pour maintenir la santé financière et prévenir les dépenses excessives. En gérant le processus d’approvisionnement de bout en bout, de la demande initiale au paiement final, les entreprises peuvent garder un contrôle ferme sur leurs finances.
- Efficacité opérationnelle : la rationalisation du processus P2P peut augmenter considérablement l’efficacité opérationnelle. L’automatisation des tâches de routine telles que la passation de commandes, le traitement des factures et le paiement peut réduire les délais d’exécution et libérer les ressources des employés pour des activités plus stratégiques. Cela augmente la productivité et réduit les coûts associés aux processus manuels.
- Conformité et transparence : des processus P2P efficaces permettent de garantir la conformité aux politiques internes et aux exigences légales externes. Ceci est réalisé grâce à des processus standardisés et à une documentation centrale, ce qui augmente également la transparence de toutes les transactions.
- Gestion des relations avec les fournisseurs : Un processus P2P bien géré améliore les relations avec les fournisseurs en garantissant des paiements à temps et une exécution précise des commandes. Cela peut conduire à de meilleures conditions et à une meilleure fiabilité, ce qui est crucial pour maintenir une chaîne d’approvisionnement stable.
Dans l’ensemble, le processus P2P est crucial pour toute entreprise qui cherche à optimiser ses dépenses, à améliorer ses capacités opérationnelles et à maintenir des relations solides avec ses fournisseurs afin de contribuer directement aux résultats.
Conditions importantes dans les logiciels procure-to-pay
Gestion du catalogue d’approvisionnement :
Processus de gestion du cycle de vie des catalogues contenant des articles pré-attribués par un ou plusieurs fournisseurs.
Le cycle de vie peut être divisé en les étapes suivantes :
- Créer » Approuver » Publier » Expirer » Mettre à jour
- Créer/mettre à jour des catalogues à l’écran ou en téléchargeant des fichiers
- La classification des articles par un moteur d’IA permet d’analyser les dépenses en temps réel.
- Les catégories typiques comprennent les fournitures de bureau, les accessoires informatiques, les accessoires spécifiques à un domaine tels que MRO, les fournitures de laboratoire, etc.
Informations typiques dans les catalogues :
- Identificateurs : Fournisseur, # d’article du fournisseur, article interne #
- Infos sur l’article : descriptions courtes et longues, catégorie, attributs
- Prix : Prix du marché et prix négocié/contracté/réduit
- Contenu enrichi : image de l’article, URL du produit, site Web du fournisseur
Types de catalogues
Catalogue interne
- Créé par l’administrateur ou partagé par les fournisseurs
- Des champs configurables tels que les audits environnementaux, les taxes gouvernementales, etc.
- Parcourez plusieurs champs, filtrez par prix/catégorie, comparez les articles
Punchouts (catalogue externe/hébergé par le fournisseur)
- Le contenu maintenu et hébergé par le fournisseur pourrait être négocié
- L’échange de données s’effectue via des protocoles standard
- Les utilisateurs sont redirigés vers des sites Web de punch-out où ils ajoutent des articles au panier
- Lors du paiement, les informations du panier d’achat sont transférées vers eProcurement
Catalogues d’approvisionnement publiés
- Approvisionnement : Catalogues partagés par les fournisseurs établis via le portail fournisseur
Demandes:
Les utilisateurs finaux/demandeurs font une demande pour les marchandises dont ils ont besoin par le biais d’une demande d’achat (RP) ou d’une demande en ajoutant des articles au panier et en soumettant la demande sur la page de paiement, comme sur les sites de commerce électronique (Amazon, Snapdeal, Alibaba, etc.).
Cartes d’approvisionnement/Cartes P
Les cartes d’approvisionnement/P-cards sont des cartes de crédit émises aux acheteurs pour leur permettre d’acheter des articles directement sans processus d’approbation
- Les catégories autorisées et la limite de dépenses ont été pré-approuvées
- Le fournisseur débite directement le compte P-Card, qui est facturé périodiquement
- Le relevé de la carte P est rapproché de la transaction avant le règlement
Flux de travail d’approbation :
- Les demandes qui dépassent la limite de dépenses du demandeur doivent être approuvées
- Les flux de travail d’approbation sont configurés à l’aide d’un éditeur par glisser-déposer
- Ces flux de travail nécessitent généralement l’approbation du gestionnaire de rapports
- Les administrateurs ou les utilisateurs peuvent configurer visuellement des règles de routage complexes basées sur une combinaison du total du panier, de la source/des catégories d’articles, de l’unité commerciale et du centre de coûts/service
- Les approbateurs peuvent accepter, rejeter, déléguer ou renvoyer l’approbation au demandeur
Ordres:
- Un bon de commande ou (bon de commande) est une confirmation formelle du besoin qui est envoyée au fournisseur. Il comprend le prix et la quantité d’articles commandés, les frais supplémentaires, les taxes et les informations de facturation et d’expédition
- S’il est créé pour un contrat, il porte le numéro du contrat.
- Les bons de commande peuvent être imprimés sur un modèle personnalisé ou envoyés par e-mail aux fournisseurs. Les fournisseurs peuvent également consulter les commandes sur le portail ou les recevoir par voie électronique
- Une commande globale peut être créée pour les articles fréquemment commandés. Le montant total est plafonné, qui est généralement valide pour un exercice financier
- La conversion automatique des demandes d’achat en bons de commande est disponible
- Les bons de commande sont enregistrés dans l’ERP pour servir d’entrée pour les modules d’inventaire et de réception des marchandises
Réception des marchandises :
- Un reçu est un document délivré pour confirmer la réception des articles qui y sont énumérés. En d’autres termes, il s’agit d’un document qui sert à enregistrer les spécificités des articles qui sont physiquement arrivés à l’entrepôt.
- Permet aux demandeurs ou au personnel de l’entrepôt de recevoir les marchandises commandées
- Réception de bureau : les demandeurs reçoivent contre demande
- Réception centrale des marchandises : magasinier, acheteurs reçoivent contre la commande
- Le système peut enregistrer les quantités rejetées pour permettre la création d’accusés de réception de retour
- Les reçus peuvent être obligatoires pour certaines catégories de marchandises
- Les tolérances peuvent être configurées pour éviter une adoption excessive
Facture:
- Instrument commercial émis par un vendeur à un acheteur. Il identifie à la fois les partenaires commerciaux et énumère, décrit et quantifie les articles vendus, affiche la date d’expédition et le mode de transport, les prix et les remises (le cas échéant), ainsi que les conditions de livraison et de paiement.
- Dans certains cas (notamment si elle est signée par le vendeur ou son représentant), une facture fait office de demande de paiement et devient un titre de propriété lorsqu’elle est payée en totalité. Les types de factures comprennent les factures commerciales, les factures consulaires, les factures douanières et les factures pro forma.
- Les lettres de change (titre de créance négociable) sont émises par le fournisseur à la livraison ou lors de l’atteinte d’étapes importantes
- Il doit être payé dans le délai de crédit convenu dans la commande/le contrat
- Le fournisseur peut proposer des remises sur la facture ou de manière dynamique
- Les factures parviennent à l’acheteur de 2 manières :
- Sous forme de factures papier par fax/courrier, qui sont numérisées par les acheteurs/créanciers
- Factures électroniques (PO flip) transmises depuis le portail ou via EDI
- Les factures sont automatiquement rapprochées (après prise en compte des tolérances)
- Correspondance à 2 voies : commande + facture
- Rapprochement à 3 voies : bon de commande + réception de marchandises + factures
- Les exceptions sont différées, qui sont résolues par examen/approbation
- Les factures approuvées sont programmées pour les paiements afin de profiter de la durée totale du prêt
Ils peuvent être enregistrés dans l’ERP pour la comptabilité/le paiement électronique
Les 6 principaux défis du Procure-to-Pay et comment les surmonter
Les organisations seront confrontées aux problèmes d’approvisionnement clés suivants si l’approvisionnement obsolète basé sur des feuilles de calcul n’est pas remplacé par un logiciel d’automatisation P2P robuste :
Désintégration des processus et des équipes P2P
Au sein d’une organisation, chaque département travaille selon ses propres procédures et priorités. Il est difficile d’unifier le processus d’approvisionnement en raison d’une collaboration et d’une communication inadéquates entre les ministères. L’absence d’une approche cohérente conduit finalement à des incohérences et des erreurs flagrantes.
Technologie obsolète
Les entreprises qui n’adoptent pas de nouveau logiciel d’approvisionnement peuvent être confrontées à des coûts plus élevés, à des processus plus compliqués et à l’incapacité de répondre aux normes d’efficacité. De plus, elles risquent de ne pas répondre aux attentes et aux besoins des clients, des fournisseurs et des vendeurs, et finalement de se laisser distancer par leurs concurrents dans un paysage commercial de plus en plus concurrentiel. L’utilisation d’outils d’approvisionnement modernes est essentielle pour améliorer l’efficacité opérationnelle, le contrôle des coûts et la compétitivité globale.
Non-respect de la conformité et des directives
Pour éviter d’avoir à passer par différents niveaux d’approbation pour chaque demande, les employés enfreignent les directives d’approvisionnement. De plus, les différentes équipes impliquées dans le processus, telles que les comptes fournisseurs et les achats, violent souvent les exigences du contrat en raison d’un manque de communication claire et opportune.
Factures sans commande
Les fournisseurs envoient parfois des factures qui n’ont rien à voir avec un bon de commande. Le traitement de ces factures peut s’avérer difficile pour les comptes fournisseurs et retarder le traitement car elles ne peuvent pas être rattachées à un bon de commande.
Gestion des fournisseurs
Il est difficile de gérer correctement les fournisseurs et d’entretenir d’excellentes relations de travail lorsque l’approvisionnement nécessite des processus manuels. Il peut être difficile de gérer les contrats et de surveiller les performances des fournisseurs. L’intégration de nouveaux fournisseurs peut également être difficile et prendre beaucoup de temps.
Traitement des factures
Même si le processus de facturation prend beaucoup de temps, la révision et le traitement manuels augmentent le temps d’approbation. Cela entraîne des retards de paiement et nuit à votre relation avec les fournisseurs.
8 avantages puissants de l’utilisation d’un logiciel Procure-to-Pay (P2P)
1. Améliore le processus P2P :
Simplifiez les opérations d’achat et rendez l’achat des biens et services nécessaires plus rapide et plus efficace.
2. Réduit les coûts de traitement de l’approvisionnement au paiement :
En automatisant les tâches et en réduisant les interventions manuelles, les outils P2P permettent de réduire les frais administratifs et d’améliorer la rentabilité.
3. Assure la transparence du processus d’approvisionnement au paiement :
Les outils P2P offrent une visibilité en temps réel sur les activités d’approvisionnement, ce qui permet aux parties prenantes de suivre les achats et d’assurer la conformité.
4. Renforce la relation avec les fournisseurs et le fournisseur :
Une meilleure communication et des transactions efficaces favorisent des relations plus solides et mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs.
5. Donne la possibilité de négocier le prix :
L’accès à des données détaillées sur les achats permet aux entreprises de négocier de meilleurs prix et conditions avec les fournisseurs.
6. Simplifie la communication des données dans le cycle P2P :
Les outils P2P créent des rapports complets qui facilitent la prise de décision et l’analyse des performances basées sur les données.
7. Améliore la productivité du processus d’approvisionnement au paiement :
Les processus automatisés et les flux de travail rationalisés libèrent du temps et des ressources, ce qui se traduit par une productivité globale plus élevée.
Aide à la « livraison à temps » :
En rationalisant les processus d’approvisionnement et de chaîne d’approvisionnement, les outils P2P permettent d’assurer la livraison à temps des biens et services et d’augmenter la satisfaction des clients.
IDC met en avant Zycus AI : une percée pour les solutions Procure-to-Pay
Découvrez pourquoi IDC, l’une des principales sociétés d’études de marché mondiales, a reconnu le potentiel de transformation des solutions d’IA de Zycu dans le domaine de l’approvisionnement au paiement. Regardez cette vidéo pour découvrir comment les technologies innovantes de Zycus révolutionnent les processus d’approvisionnement et augmentent l’efficacité aux Philippines et au-delà. Regardez la vidéo pour en savoir plus !
Avantages du logiciel Procure-to-Pay : pourquoi votre entreprise en a besoin maintenant
Simplifiez le processus
La plateforme mondiale centralise, normalise et contrôle le processus tout en étant facile à utiliser en ligne, ce qui entraîne une adoption élevée. Il s’intègre parfaitement aux systèmes ERP existants et prend en charge les cartes P, offrant une compatibilité et des fonctionnalités améliorées.
Assurez la conformité
Le système assure efficacement la conformité aux politiques d’approvisionnement et aux budgets tout en assurant un suivi des contrats en temps réel. De plus, il permet un suivi précis des dépenses par catégorie, ce qui assure un meilleur contrôle financier et une meilleure prise de décision. Après avoir mis en œuvre une solution d’approvisionnement au paiement, les meilleures entreprises constatent que 85 % des commandes sont conformes aux contrats et que 75 % des dépenses sont conformes aux contrats.
Automatiser et réduire le temps de cycle P2P
La plateforme permet la configuration transparente des catalogues d’approvisionnement et des punch-outs pour les achats indirects, tout en fournissant des flux de travail d’approbation robustes pour des processus d’approvisionnement rationalisés. En outre, il automatise la génération des bons de commande et le rapprochement des factures , et fournit un portail fournisseur pour consulter les bons de commande, convertir facilement les bons de commande en facture et le suivi des paiements, améliorant ainsi la rétention et l’efficacité des fournisseurs.
Accélérer et faire évoluer le processus Procure-to-Pay
Le moins de votre temps et de votre argent précieux devrait être consacré à l’approvisionnement en articles et à l’approvisionnement en logiciels payants pour votre entreprise. Quelque chose ne va pas si la création d’une commande prend plus de quelques minutes. N’hésitez pas à dire adieu à votre cycle P2P d’une semaine avec les meilleures pratiques d’approvisionnement au paiement.
Transparence
Vous devez avoir une vision claire de l’argent qui quitte votre entreprise pour contrôler vos dépenses. L’intérêt de l’exercice est perdu si vous et votre équipe passez maintenant une journée entière ou plus à compiler des informations sur les dépenses mensuelles. Vous serez heureux d’avoir accès aux informations d’achat, aux rapports, etc. dans l’ensemble de votre organisation une fois que votre logiciel d’approvisionnement au paiement aura été mis à jour.
Meilleures pratiques Procure-to-Pay : comment rationaliser et optimiser votre cycle P2P
- Uniformiser les processus et définir les rôles et responsabilités de chacun
- Encourager les parties prenantes interfonctionnelles à communiquer et à collaborer
- Fournir une visibilité complète des données pour accroître la transparence sur tous les aspects
- Déployez un logiciel P2P évolutif et appuyez-vous sur une technologie fiable pour automatiser le processus
- Améliorer la gestion et la fidélisation des fournisseurs et se concentrer sur l’amélioration des relations avec les fournisseurs
- Utilisez les données pour fixer des objectifs mesurables et basés sur les données
- Surveillez en permanence ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas afin d’optimiser davantage vos flux de travail et de maximiser les économies.
Maintenant que vous connaissez bien l’approvisionnement en paiement et la façon de l’améliorer, il est temps d’évaluer votre partenaire de transformation numérique. Visitez notre page sur les logiciels d’approvisionnement au paiement et explorez la suite de solutions alimentées par l’IA de Zycus ou réservez une démo avec nos experts !
Foire aux questions
Question 1. Qu’est-ce que le Procure-to-Pay (P2P) en termes simples ?
Le Procure-to-Pay (P2P) est le processus utilisé par les entreprises pour demander, acheter, recevoir et payer des biens et des services. Il connecte les achats et les comptes fournisseurs dans un flux de travail transparent, aidant les entreprises à contrôler les coûts et à rationaliser les opérations.
Question 2. Pourquoi est-il important d’automatiser le processus P2P ?
L’automatisation réduit les erreurs manuelles, accélère les approbations, améliore la conformité aux politiques d’approvisionnement et améliore les relations avec les fournisseurs. Les entreprises qui utilisent l’automatisation P2P bénéficient d’un traitement des factures jusqu’à 65 % plus rapide et de 30 à 50 % de réduction des coûts opérationnels.
Question 3. Comment les logiciels P2P améliorent-ils les relations avec les fournisseurs ?
R : En garantissant des paiements à temps, une communication en temps réel et une exécution précise des commandes, les logiciels P2P favorisent la confiance et la collaboration. Cela conduit à de meilleures conditions contractuelles et à une chaîne d’approvisionnement plus fiable.
Question 4. Quels sont les défis courants dans les processus P2P traditionnels ?
Les systèmes déconnectés, les approbations manuelles, les factures sans commande, les retards de paiement et la mauvaise visibilité des données de dépenses sont les plus grands défis. Les solutions P2P modernes éliminent ces goulets d’étranglement.
Question 5. Qu’est-ce que le rapprochement des factures à 3 voies en P2P ?
Il s’agit d’un processus dans lequel le bon de commande, la réception des marchandises et la facture du fournisseur sont automatiquement comparés pour garantir l’exactitude avant le paiement. Cela permet d’éviter les trop-payés et la fraude.
Question 6 : Les systèmes P2P peuvent-ils être intégrés aux solutions ERP ?
Oui. Le logiciel P2P de Zycus s’intègre de manière transparente aux principales plateformes ERP et étend leurs capacités sans perturber les flux de travail existants.
Question 7. Qu’est-ce qu’une carte d’achat (P-card) en P2P ?
Les P-Cards permettent aux employés d’effectuer directement de petits achats pré-approuvés et d’éviter les longs flux de travail d’approbation pour les articles de faible valeur. Les limites et les catégories de dépenses sont contrôlées dans le système P2P.
Question 8. Comment les logiciels P2P assurent-ils la conformité ?
Il applique les politiques d’approvisionnement par le biais de flux de travail automatisés d’approbation, d’examens budgétaires et de surveillance de la conformité des contrats. Après la mise en œuvre, les entreprises signalent jusqu’à 85 % de conformité aux commandes.
Question 9. Quelles sont les fonctionnalités que je dois rechercher dans une solution P2P ?
Regarde:
- Flux de travail automatisés de la demande au paiement
- Visibilité des dépenses en temps réel
- Portails fournisseurs et gestion de catalogues
- Intégration avec l’ERP existant
- Analyses et rapports alimentés par l’IA
- Solides pistes de conformité et d’audit
Question 10. Pourquoi choisir Zycus pour Procure-to-Pay ?
R : La suite P2P pilotée par l’IA de Zycus accélère la transformation des achats grâce à des fonctionnalités telles que l’automatisation cognitive, l’analyse prédictive et un portail convivial pour les fournisseurs.
Lectures complémentaires:
