Un guide complet sur la gestion des dépenses

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses liées aux achats fait référence à la gestion de bout en bout des dépenses d’une organisation. Il englobe les processus, les méthodes et les outils utilisés pour gérer, contrôler et optimiser l’argent dépensé par une entreprise.

Les principaux éléments de la gestion des dépenses sont les suivants :

Analyse des dépenses : identifiez les données de dépenses de l’entreprise pour comprendre l’allocation de l’argent, analyser les tendances et découvrir les opportunités de réduction des coûts.

Lisez notre blog sur : Guide complet de l’analyse des dépenses

Approvisionnement stratégique : créez des stratégies qui équilibrent les coûts, la qualité et les risques, y compris la sélection et la négociation des fournisseurs.

Pour plus d’informations, consultez : Guide complet du sourcing stratégique

Gestion du processus d’approvisionnement : rationalisez le processus d’approvisionnement, de la demande au paiement, en garantissant la conformité, l’efficacité et l’exactitude.

Gestion des contrats : gérez efficacement les contrats pour garantir des conditions favorables, la conformité et les performances des fournisseurs.

Voici le guide ultime de la gestion des contrats : avantages et meilleures pratiques

Gestion des fournisseurs : Établir et maintenir des relations avec les fournisseurs, évaluer les performances et évaluer et atténuer les risques liés aux fournisseurs.

Explorer la gestion des fournisseurs – avantages, processus et meilleures pratiques

Budgétisation et planification : Alignez les activités d’approvisionnement sur les objectifs financiers globaux de l’entreprise et les contraintes budgétaires.

Conformité : Assurez-vous que les activités d’approvisionnement sont conformes aux politiques internes et aux réglementations externes.

Défis et objectifs courants de la gestion des dépenses

Une gestion intelligente des dépenses est essentielle pour les équipes d’approvisionnement. Nous essayons de couvrir les principaux domaines d’intérêt qui sont au cœur des stratégies d’optimisation des coûts et de les relier aux problèmes qui aident à relier les défis et les domaines d’intérêt à améliorer.

1.Une vue unifiée des dépenses pour une meilleure visibilitéÉnoncé du problème : Sans une vue unifiée des données de dépenses, les équipes d’approvisionnement peuvent

• • Vous avez de la difficulté à suivre et à gérer efficacement vos dépenses.
  • Des sources de données et des systèmes différents entraînent souvent une transparence réduite.
  • Il est difficile d’identifier les possibilités d’économies et de faire respecter la conformité.

Objectif : L’accent doit être mis sur la mise en œuvre d’une solution intégrée de gestion des dépenses  qui consolide les données provenant de différentes sources. L’optimisation unifiée des coûts augmente la transparence et permet une meilleure prise de décision et une meilleure planification stratégique.

Impact : Les entreprises disposant d’une solution intégrée de gestion des dépenses font état d’une augmentation de 25 % de l’efficacité du suivi et de la gestion des dépenses (source : Gartner, « Spend Management Trends and Benchmarks »).

2. Gestion des dépenses de queueProblème : Les dépenses de queue couvrent une partie importante des dépenses totales, mais vont souvent

• Le Tail Spend n’est pas géré car il a vraiment peu de valeur.
• La surveillance des dépenses extrêmes peut conduire à des dépenses incontrôlées et inefficaces.

Objectif : Tirez parti de l’analytique avancée et des stratégies de consolidation pour vous concentrer sur la gestion des dépenses résiduelles. Identifiez et gérez les transactions plus petites et moins fréquentes pour vous assurer qu’elles s’alignent sur les stratégies d’approvisionnement de l’organisation.

Impact : Les dépenses extrêmes représentent environ 20 % du total des dépenses d’approvisionnement. Mais dans la plupart des entreprises, elle est souvent sous-gérée (source : The Hackett Group, « Procurement Key Issues Study »).

Lisez notre blog sur :  Naviguer dans l’efficacité avec les solutions de gestion des dépenses résiduelles

3. Aperçu des données non structurées Problème : Pour les grandes entreprises, lorsque le

• De grandes quantités de données d’approvisionnement sont souvent non structurées et difficiles à quantifier, telles que les e-mails, les contrats ou les communications avec les fournisseurs.
• Il est difficile de les analyser et d’en tirer des informations exploitables.

Focus : Les données non structurées peuvent être transformées en informations structurées grâce à l’utilisation de technologies d’IA et d’apprentissage automatique pour la transformation. Une meilleure visibilité des données non structurées contribue à une meilleure évaluation des risques, à un meilleur contrôle de la conformité et à l’identification des opportunités.

Impact : 80 % des données achats des grandes entreprises sont non structurées, ce qui est un défi à analyser et à respecter.

4. Garantir l’exactitude de la classification des dépensesÉnoncé du problème : La classification des dépenses est une pièce essentielle du puzzle pour l’optimisation des coûts.

• Une classification inexacte peut entraîner des décisions mal informées, des risques de conformité et des opportunités d’économies manquées.
• Le volume des transactions peut entraîner des inexactitudes lorsqu’il est configuré manuellement.

Objectif : La gestion des données de dépenses nécessite la mise en œuvre d’outils et de technologies de classification avancés. Cette précision est essentielle pour une budgétisation, des prévisions et une analyse des dépenses efficaces.

Impact : Les entreprises qui mettent en œuvre des outils de classification avancés ont constaté une amélioration de 30 % de la précision du budget .

5. Réduction de l’effort manuel et du problème des ETP :

• Les processus d’approvisionnement manuels sont chronophages, sujets aux erreurs et inefficaces.
• Nécessite l’implication d’employés à temps plein (ETP), ce qui augmente les coûts opérationnels.

Objectif : Automatiser les tâches d’approvisionnement de routine afin de réduire les efforts manuels et la dépendance aux ETP. L’automatisation améliore non seulement l’efficacité, mais permet également aux équipes d’approvisionnement de se concentrer sur les activités stratégiques.
Impact : L’automatisation des achats réduit de 40 % les tâches manuelles , ce qui réduit considérablement les coûts opérationnels.

6. Classification des transactions de faible valeur et de volume élevé Problème du fournisseur :

• Gérez de nombreuses transactions de faible valeur et de volume élevé
• Inefficacités des processus et augmentation des coûts de transaction.

Domaine d’intérêt : Pour rationaliser et optimiser les coûts, l’accent doit être mis sur les transactions de faible valeur. Traitez stratégiquement avec des fournisseurs à volume élevé pour améliorer l’efficacité des processus et réaliser des économies.
Impact : la rationalisation de la gestion des transactions à volume élevé peut entraîner des économies de 15 % dans les achats.

Comment mettre en pratique la gestion des dépenses pour l’équipe achats

La mise en œuvre de l’optimisation des coûts dans les achats doit passer par un processus strict. Les équipes d’approvisionnement peuvent le faire en 5 étapes clés :

1. L’objectif de cette étape doit être de centraliser et d’automatiser la collecte des données de dépenses afin de permettre une visibilité en temps réel et un contrôle plus strict des dépenses de l’entreprise.La mesure la plus importante :
   • Sélectionnez et déployez un système complet de gestion des dépenses.
   • La plateforme devait permettre une intégration transparente avec les systèmes ERP, comptables et d’approvisionnement existants.
2. L’objectif de cette étape doit être de bien comprendre les habitudes de dépenses, d’identifier les possibilités d’économies et d’identifier les domaines d’amélioration des processus.La mesure la plus importante :
   • Effectuez une analyse détaillée de toutes les données de dépenses et classez les dépenses.
   • Identifiez les postes de dépenses les plus importants.
3. Normaliser les processus et les politiques d’approvisionnement L’objectif de cette étape doit être d’assurer la conformité, de rationaliser les activités d’approvisionnement et de minimiser les dépenses inutiles.La mesure la plus importante :
   • Élaborer des processus d’approvisionnement normalisés.
   • Appliquez des politiques claires dans toute l’organisation
4. Mettre en place une surveillance et un reporting continus Cette étape doit se concentrer sur la gestion proactive des dépenses, l’identification rapide des irrégularités et la prise de décision basée sur les données.La mesure la plus importante :
   • Utiliser le système de gestion des dépenses pour la surveillance continue des habitudes de dépenses, la conformité
   • Politique et performance par rapport aux budgets.
5. La fidélisation des fournisseurs peut souvent être distraite, mais cette décision vous aidera à optimiser les dépenses des fournisseurs, à réduire les risques et à favoriser des partenariats stratégiques avec les fournisseurs qui contribuent à la rentabilité et à la création de valeur.La mesure la plus importante :
   • Évaluer et rationaliser la base de fournisseurs, négocier des conditions favorables.
   • Mettre en œuvre des pratiques efficaces de gestion des relations avec les fournisseurs.

Catégorie : Dépenses vs gestion des dépenses extrêmes

Alors que la gestion des dépenses par catégorie se concentre sur les dépenses stratégiques à forte valeur ajoutée, la gestion des dépenses extrêmes traite des transactions plus petites et souvent négligées. Par conséquent, il est important de s’attaquer à l’éléphant dans la pièce.

Catégorie : Gestion des dépenses

La gestion des dépenses par catégorie consiste à gérer et à optimiser les dépenses dans des catégories spécifiques de biens et de services qu’une entreprise achète régulièrement. Ces catégories sont souvent les gros articles qui ont le plus d’impact sur l’entreprise.

Fonctionnalités:

Orientation stratégique :

La gestion des dépenses par catégorie comprend des catégories de dépenses stratégiques qui sont essentielles aux opérations commerciales et peuvent paralyser une entreprise.

• Valeur et impact élevés : Comme mentionné précédemment, il s’agit d’achats à prix élevé qui ont un impact significatif sur la structure de coûts et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.
• Relations avec les fournisseurs : Se concentre sur l’engagement des fournisseurs à un niveau stratégique pour les contrats à long terme.
• Négociations et contrats : Comme il s’agit de catégories récurrentes, la gestion des dépenses consiste à négocier des contrats et des conditions pour obtenir de meilleurs prix et conditions.

Gestion des dépenses de queue

Les petites dépenses que vous faites dans une épicerie pour acheter quelque chose à la dernière minute et l’oublier, c’est la gestion des dépenses de queue. Il s’agit essentiellement de la gestion d’achats plus petits, souvent ponctuels ou non stratégiques, qui ont individuellement une faible valeur mais peuvent représenter cumulativement une part importante des dépenses totales.

Fonctionnalités:

• Achats non stratégiques :  la gestion des dépenses extrêmes peut inclure la gestion d’achats de faible valeur qui ne font pas partie des principales catégories de dépenses stratégiques.
• Fragmenté et diversifié : implique de nombreuses petites transactions, souvent avec un grand nombre de fournisseurs.
• Valeur individuelle plus faible : Les achats individuels ont peu de valeur, mais ensemble, ils peuvent représenter une part importante des dépenses totales.
• Défis de surveillance et de contrôle : Ces dépenses peuvent souvent être sous-gérées en raison du volume élevé et de la faible valeur individuelle, ce qui crée un défi pour la surveillance et le contrôle.

Adoptez une approche synergique de la gestion des dépenses

• Visibilité globale des dépenses : la gestion des dépenses par catégorie et par queue nécessite une bonne visibilité sur les habitudes de dépenses pour une gestion efficace.
• Stratégies complémentaires : Les stratégies dans un domaine peuvent influencer et améliorer les pratiques dans l’autre. Les informations issues de la gestion des dépenses par catégorie, par exemple, peuvent aider à adapter les approches de la gestion des dépenses résiduelles.
• Fonction d’approvisionnement optimisée : La gestion des dépenses comprend une gestion efficace des dépenses de catégorie et de queue pour une fonction d’approvisionnement entièrement optimisée qui garantit qu’aucun aspect des dépenses n’est négligé.

Avantages de la gestion des dépenses alimentée par l’IA

Les pratiques d’approvisionnement sont passées d’une automatisation pure à des outils intégrés de gestion des dépenses alimentés par l’intelligence artificielle (IA). Cette approche moderne offre plusieurs avantages clés par rapport aux méthodes traditionnelles. Voyons les avantages :

1. 1. Analyse avancée des dépenses avec traitement du langage naturel (NLP)

• 1. • Interaction intuitive des données : les  outils de gestion des dépenses alimentés par l’IA avec des capacités NLP permettent aux utilisateurs professionnels d’effectuer une analyse des dépenses à l’aide de requêtes conversationnelles. Cela favorise l’adoption de ces outils et contribue à démocratiser les données.
     • Traitement efficace des données : le NLP simplifie l’analyse des données non structurées, n’oubliez pas que les contrats textuels et les factures sont automatiquement lus pour fournir des informations plus rapides et précises.
  2. Intégration directe des données à partir des systèmes backend
     • Accès transparent aux données : les  outils de gestion des dépenses alimentés par l’IA peuvent extraire des données directement de divers systèmes back-end, offrant ainsi une vue plus intégrée et en temps réel des données de dépenses.
     • Élimination de l’agrégation manuelle des données : cela réduit automatiquement la dépendance aux processus manuels, minimisant ainsi les erreurs et économisant du temps.
  3. Amélioration de la précision grâce à l’IA et à la classification par apprentissage profond
     • Précision dans la catégorisation des dépenses : une analyse efficace des dépenses ne peut être effectuée qu’avec une classification précise des dépenses. Les outils de gestion des dépenses alimentés par l’IA qui utilisent l’apprentissage profond pour rendre cela possible.
     • Adaptation et apprentissage : ces plateformes sont conçues pour apprendre en permanence à partir de nouvelles données, améliorant ainsi la précision de la classification tout en s’adaptant rapidement à l’évolution des habitudes de dépenses au fil du temps.
  4. Utilisation de vastes bases de connaissances
     • Informations complètes sur les données :  Les outils de gestion des dépenses basés sur l’IA s’appuient sur une base de connaissances étendue développée à partir de l’analyse de données de dépenses étendues, ce qui permet d’obtenir des informations beaucoup plus complètes.
     • Analyse comparative et des tendances : Grâce à l’accès à ces bases de données étendues, les outils de gestion des dépenses alimentés par l’IA sont en mesure d’effectuer des analyses comparatives très efficaces par rapport aux normes du secteur.
  5. Vérification continue et vérification de la validité des données
     • Assurer l’intégrité des données : Bien que nous ayons tous acquis une grande confiance dans l’IA au fil des ans, les entreprises doivent toujours s’assurer que des examens et des validations réguliers par des experts garantissent l’efficacité et la validité des données et maintiennent des normes élevées en matière de qualité et de fiabilité des données.
     • Confiance dans la prise de décision : des données de dépenses précises et validées renforcent la confiance dans les décisions stratégiques prises sur la base de l’analyse des dépenses.

Lisez notre blog sur : Comment l’analyse automatisée des dépenses révolutionne les stratégies d’approvisionnement

La gestion des dépenses alimentée par l’IA a complètement fait évoluer le secteur de l’approvisionnement, offrant des améliorations significatives dans le traitement des données, l’analyse et la prise de décision. Il s’agit d’un pas en avant significatif par rapport à la façon dont les choses sont traditionnellement gérées avec beaucoup de structure et d’automatisation. La combinaison de l’IA, du NLP et de l’apprentissage profond dans des outils intelligents de gestion des dépenses permet aux organisations de réaliser des économies sur les dépenses par catégorie et par queue.

Zycus propose des approches de pointe en matière de gestion des dépenses et d’optimisation des coûts, alimentées par l’IA et l’apprentissage automatique. Zycus a développé une méthodologie capable d’analyser des données non structurées grâce à des modèles de données avancés d’auto-apprentissage basés sur des technologies neuronales. La méthodologie comprend les éléments suivants :

MERLIN A.I. : MODÈLE GLOBAL SPENDING-LEARNING

Comprend des modèles de données linguistiques basés sur l’industrie construits avec des algorithmes statistiques basés sur l’IA + l’apprentissage automatique

RÉFÉRENTIEL DE FOURNISSEURS ZYCUS

Référentiel des fournisseurs contenant leur unité d’affaires et leur catégorie selon l’arborescence des catégories de l’UNSPSC

Le modèle d’apprentissage des dépenses mondiales et le référentiel de fournisseurs Zycus, combinés à l’expertise de Zycus, peuvent étendre la classification des dépenses pour la rendre plus intuitive et plus précise. Ensemble, ces éléments peuvent résoudre les besoins urgents liés à la gestion des dépenses.

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Lectures complémentaires:

1. Unlocking Deep Value with GenAI in Procurement For Dummies®
2. Gagner en efficacité grâce aux solutions de gestion des dépenses longues traînes
3. Dépenses longues traînes sans intervention manuelle : le nouveau standard d’efficacité pour un processus P2P de classe mondiale