Votre guide sur l’approvisionnement électronique

TL;DR

• Définition : L’eProcurement est le processus d’achat numérique qui remplace les méthodes manuelles et papier par des workflows électroniques basés sur le cloud.
• Pourquoi c’est important : Il réduit les coûts, améliore la transparence, accélère les cycles d’approvisionnement et garantit la conformité aux politiques.
• Clés du processus : e-sourcing, e-tendering, enchères inversées, commandes électroniques et intégration des fournisseurs via une plateforme centralisée.
• Avantages : Meilleure gestion des données et des fournisseurs, approbations plus rapides, réduction des risques et des fraudes, optimisation des décisions grâce à l’analyse des données.
• Bonnes pratiques : Standardiser les processus, automatiser les flux, favoriser la transparence, diversifier les fournisseurs et investir dans la formation des équipes achats.

Qu’est-ce que l’eProcurement ?

L’approvisionnement électronique, ou approvisionnement électronique, est le processus par lequel une organisation utilise Internet ou l’intranet pour obtenir les biens et les services nécessaires à son exploitation. Les outils et les flux de travail d’approvisionnement qui permettent ce processus d’achat sont collectivement appelés logiciels d’approvisionnement électronique. Cette stratégie numérique rationalise et rationalise chaque étape du processus d’achat en utilisant un flux de travail entièrement électronique au lieu des procédures traditionnelles sur papier.

Processus d’approvisionnement électronique

L’objectif de l’eProcurement est de normaliser et de rationaliser les processus d’approvisionnement d’une entreprise grâce à l’utilisation d’un logiciel d’approvisionnement basé sur le cloud. Cette transition des opérations manuelles aux processus automatisés peut entraîner des économies de coûts et des gains d’efficacité importants. Des opérations auparavant chronophages, comme la recherche de fournisseurs pour signer des contrats ou le calcul manuel des économies annuelles, peuvent désormais être automatisées grâce à une plateforme unique. Les logiciels basés sur le cloud qui permettent une communication transparente entre de nombreuses entreprises et processus améliorent l’efficacité des achats.

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Le cœur de l’e-procurement est l’élément critique de la gestion des fournisseurs. Deux composantes essentielles sont  la gestion de la relation fournisseur et la gestion des données fournisseurs. Avec une solution d’approvisionnement électronique, les entreprises peuvent mieux gérer leurs relations avec les fournisseurs en ayant un accès plus rapide aux données des fournisseurs, en suivant les performances et en favorisant la collaboration via une plateforme unique.

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De plus, la solution automatisée élimine les processus manuels chronophages tels que le remplissage manuel de questionnaires pour les nouveaux fournisseurs, réduisant ainsi la charge administrative associée aux données des fournisseurs. En tirant parti  des capacités de gestion des fournisseurs de la solution d’approvisionnement électronique, les entreprises peuvent étendre leurs relations avec les fournisseurs, améliorer leur sélection et garantir la conformité aux contrats et aux accords, augmentant ainsi l’efficacité et le succès des achats.

Types d’approvisionnement électronique

1. E-information

Tous les processus d’approvisionnement électroniques comprennent de l’information électronique. L’e-information implique un échange bidirectionnel de données confidentielles. L’échange a lieu au sein de l’organisation entre les parties internes et externes, ce qui permet à l’entreprise d’optimiser ses procédures d’approvisionnement électroniques.

2. Approvisionnement électronique

L’e-sourcing, qui comprend également la spécification des besoins et le sourcing, est la première étape de la passation électronique des marchés. Afin de présélectionner les fournisseurs pour la phase d’évaluation, les fournisseurs potentiels doivent être pré-qualifiés en fonction des besoins de l’entreprise acheteuse.

3. Approvisionnement électronique

L’attribution électronique des marchés accompagne l’appel d’offres et l’évaluation. Les fournisseurs présélectionnés sont invités à fournir des informations, des offres et des offres. Cela aide l’organisation à analyser et à évaluer les fournisseurs. Dans cette étape, l’organisation des achats utilise des technologies pour assurer la transparence de la sélection.

4. Enchère électronique ou revente électronique

L’enchère électronique, également connue sous le nom d’enchère inversée, est liée à l’attribution et à l’évaluation du contrat. À ce stade, les parties concernées négocient le prix et les paramètres du contrat. La cellule d’approvisionnement achète les biens ou les services auprès du fournisseur après la conclusion d’un contrat.

Dans les enchères en ligne, de nombreux acheteurs s’affrontent en augmentant leurs offres pour travailler avec un seul fournisseur. Cependant, dans l’enchère e-inversée, de nombreux enchérisseurs se sont sous-cotés pour obtenir un accord avec un seul acheteur.

5. Commande électronique

Les phases de négociation et de gestion des contrats se chevauchent avec l’e-commande. Les exigences doivent être créées, approuvées et exécutées avant que les commandes puissent être passées et que les marchandises puissent être livrées. Les commandes sur appel exécutées sont désormais indexées dans un catalogue numérique. Les employés ont accès à ce catalogue à tout moment et en tout lieu et peuvent passer des commandes.

Parcours utilisateur – Approvisionnement manuel

Dans l’approvisionnement manuel, le parcours de l’utilisateur fait référence au processus étape par étape qu’un utilisateur suit lorsqu’il effectue des activités d’approvisionnement sans utiliser un système d’ approvisionnement électronique automatisé. Il peut s’agir d’activités telles que l’identification des besoins, la recherche de fournisseurs, l’obtention de devis et enfin la réalisation d’un achat. Voici un parcours utilisateur typique de l’approvisionnement manuel :

Il est important de noter que les processus d’approvisionnement manuels peuvent prendre du temps, être sujets aux erreurs et être inefficaces par rapport à l’utilisation de systèmes d’approvisionnement électroniques automatisés. De nombreuses entreprises sont passées à des solutions d‘approvisionnement électronique  automatisées  pour rationaliser le processus d’approvisionnement et améliorer l’efficacité globale.

Parcours utilisateur – E-Procurement

Le parcours de l’utilisateur dans l’approvisionnement électronique automatisé fait référence au processus séquentiel qu’un utilisateur suit lorsqu’il utilise un  système d’approvisionnement automatisé pour effectuer des tâches d’approvisionnement. Cette approche utilise des logiciels ou des plateformes basées sur le cloud pour rationaliser et contrôler numériquement le processus d’approvisionnement. Vous trouverez ci-dessous un parcours utilisateur typique de l’e-procurement automatisé :

Les systèmes d’approvisionnement électronique automatisés présentent de nombreux avantages, notamment une meilleure gestion des dépenses, moins d’erreurs manuelles, une efficacité accrue et une visibilité accrue sur les activités d’approvisionnement. Le processus d’approvisionnement a été considérablement simplifié grâce à ces outils, ce qui le rend plus facile et plus productif pour les entreprises de toutes tailles.

Pourquoi devriez-vous passer de l’approvisionnement manuel à l’approvisionnement électronique ?

1. Gestion efficace des données

Une gestion efficace des données est cruciale dans le contexte de l’eProcurement. Les entreprises peuvent utiliser les données pour améliorer leur efficacité opérationnelle, ce qui augmente leurs résultats en adoptant des processus numériques.

En stockant les données commerciales sous forme électronique, elles deviennent accessibles sur différents systèmes, ce qui permet de briser les silos de données et de promouvoir des opérations d’approvisionnement transparentes. La disponibilité de mesures de données complètes permet aux organisations d’optimiser les coûts et d’éviter les retards.

2. Une gestion optimisée des fournisseurs

Le passage des processus d’approvisionnement manuels aux méthodes numériques allégées est essentiel pour une gestion dynamique des fournisseurs. La gestion manuelle des tâches répétitives, telles que la communication et les approbations des fournisseurs, entraîne des processus chronophages et sujets aux erreurs.

Les méthodes automatisées rationalisent ces tâches répétitives et réduisent les retards et les malentendus. La santé des entreprises des deux parties est favorisée par une plus grande  efficacité de la gestion des fournisseurs , car elle favorise les liens avec les fournisseurs.

3. Atténuer les risques de non-conformité et les risques juridiques

En termes de conformité réglementaire, le traitement traditionnel sur papier présente des défis importants pour les entreprises. La conservation des registres papier peut rendre l’audit plus difficile, rendre le stockage moins efficace et les rendre plus susceptibles d’être endommagés ou perdus, ce qui peut avoir des implications juridiques.

Le stockage électronique des données offre une solution sécurisée et robuste pour la gestion des risques. Les organisations peuvent stocker et sécuriser en toute sécurité les données sur des plateformes protégées par mot de passe pour s’assurer que seul le personnel autorisé peut accéder aux informations sensibles.

3. Plus de transparence

L’implication de nombreuses parties prenantes dans l’eProcurement, telles que les équipes d’approvisionnement, les approbateurs, les équipes financières et les fournisseurs, peut rendre difficile le maintien de l’ouverture tout au long du processus.

Cependant, en fournissant des informations sur les différentes étapes de l’approvisionnement, la solution eProcurement peut résoudre ce problème. Ces plateformes permettent une meilleure prise de décision et une meilleure collaboration entre toutes les parties prenantes en offrant une transparence sur les tendances, les écarts et les domaines potentiels d’amélioration.

Avantages de l’approvisionnement électronique

• Efficacité : En éliminant les procédures papier, le processus d’achat devient plus rapide et plus facile, ce qui réduit les erreurs manuelles et les retards.
• Économies de coûts : En automatisant les opérations, en négociant des prix plus bas avec les fournisseurs et en identifiant les opportunités d’achat en gros, l’approvisionnement en ligne peut contribuer à réduire les coûts.
• Transparence accrue : La nature électronique de l’approvisionnement électronique offre une visibilité en temps réel sur le processus d’approvisionnement et permet un meilleur suivi et une meilleure surveillance des commandes et des dépenses.
• Amélioration de la conformité : Les systèmes numériques peuvent appliquer les politiques d’approvisionnement et assurer la conformité, réduisant ainsi le risque de non-conformité.
• Gestion des relations avec les fournisseurs : L‘approvisionnement électronique facilite la communication avec les fournisseurs, favorise des relations plus solides et favorise une collaboration efficace.
• Informations basées sur les données : Les données électroniques générées par les systèmes d’approvisionnement électronique peuvent être analysées pour identifier les tendances, les modèles et les domaines potentiels d’amélioration.
• Approbations plus rapides : Les flux d’approbation automatisés accélèrent le processus d’approbation, réduisent les goulets d’étranglement et accélèrent le cycle d’approvisionnement.
• Réduire les dépenses de Maverick : Mettez en œuvre des systèmes et des politiques d’approvisionnement centralisés pour vous assurer que tous les achats respectent les canaux approuvés, évitez les dépenses inutiles et assurez la conformité.
• Améliorer la vitesse des transactions : L’automatisation et les flux de travail efficaces accélèrent les cycles d’achat et permettent d’accélérer l’exécution et la livraison des commandes.
• Négociez des contrats favorables : utilisez l’analyse des données et les informations sur le marché pour obtenir des conditions, des prix et des conditions avantageux afin d’optimiser davantage les résultats de l’approvisionnement.
• Minimisez les achats frauduleux : Mettez en œuvre des contrôles et des processus de vérification stricts pour minimiser le risque d’achats frauduleux. Tirez parti de mesures de sécurité avancées et auditez régulièrement les activités d’approvisionnement pour garantir la conformité et l’intégrité.

Dans l’ensemble, l’approvisionnement électronique offre une approche moderne et efficace de l’achat de biens et de services, permettant aux entreprises d’optimiser leurs pratiques d’achat, d’améliorer leur rentabilité et d’obtenir un avantage concurrentiel sur le marché.

Téléchargez notre rapport de recherche – Comprendre l’approvisionnement électronique, partie 1 : Quantifier les avantages

Exemples de fonctions d’approvisionnement électronique

• Intégration des fournisseurs – le processus par lequel une entreprise distribue des questionnaires à plusieurs fournisseurs pour collecter des données.
• Analyse des dépenses – le système d’approvisionnement électronique enregistre toutes les transactions. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour améliorer leurs décisions d’achat futures.
• Demande d’informations en ligne – Les entreprises peuvent utiliser une plateforme d’approvisionnement électronique pour solliciter des devis et négocier les conditions contractuelles.
• Étude de marché en ligne – La plateforme d’approvisionnement en ligne permet à l’entreprise d’identifier et de comparer facilement différents fournisseurs. Il peut également présélectionner des candidats potentiels, en fonction des critères que vous choisissez.
• Paperasse – Il n’y a pas de paperasse car toutes les transactions se font en ligne. La transaction est plus rapide et moins sujette à l’erreur humaine.

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Achats vs approvisionnement

Achats : Une partie spécifique de l’approvisionnement qui se concentre sur l’achat de produits ou de services auprès de fournisseurs.

Approvisionnement : Le processus d’acquisition de biens ou de services nécessaires à l’exploitation d’une entreprise. Il s’agit de la planification, de l’approvisionnement et de la gestion des fournisseurs.

Circonférence:

Achats : Se concentre sur l’achat réel de biens ou de services sur la base d’exigences prédéfinies.

Approvisionnement : Couvre l’ensemble du processus, y compris l’identification des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation des contrats et la gestion des relations.

Lire la suite : Approvisionnement ou achat : le guide ultime

À long terme ou à court terme :

Achats : Se concentre sur les besoins immédiats pour recevoir des biens ou des services au meilleur prix et de la meilleure qualité pour une utilisation immédiate.

Approvisionnement : Adopte une approche stratégique, en tenant compte des objectifs à long terme et des partenariats avec les fournisseurs, afin d’ajouter de la valeur au fil du temps et d’optimiser les coûts.

Relations:

Shopping : Principalement concerné par la recherche et l’obtention des meilleures offres sur des achats spécifiques.

Approvisionnement : L’objectif est d’établir des relations solides avec les fournisseurs afin d’assurer des sources fiables et durables de biens ou de services.

Implication:

Achats : Généralement géré par l’équipe d’approvisionnement ou un service d’achat spécifique.

Approvisionnement : Implique plusieurs départements et parties prenantes de l’organisation dans la prise de décision et la planification stratégique.

Prise de décision:

Achats : Se concentre sur les décisions tactiques liées aux achats individuels sur la base de critères prédéfinis.

Approvisionnement : Comprend les décisions stratégiques concernant la sélection des fournisseurs, les conditions contractuelles et la gestion des risques.

Foyer:

Achats : Met l’accent sur les achats rentables et la satisfaction en temps opportun des besoins immédiats.

Approvisionnement : Se concentre sur l’optimisation des coûts totaux, les performances des fournisseurs et l’alignement sur les objectifs commerciaux.

Les défis de l’eProcurement

Si l’e-procurement offre des avantages significatifs, elle s’accompagne également de plusieurs défis, tels que :

1. Comprendre le système :

De nombreux acheteurs et fournisseurs ne connaissent pas les systèmes d’approvisionnement électronique, ce qui peut entraîner de la confusion et des retards.

2. Accord des parties prenantes :

Il est crucial d’impliquer toutes les parties prenantes internes et externes dans le processus de décision pour assurer un déploiement sans heurts.

3. Intégration technologique :

Les organisations doivent assurer une intégration transparente avec les systèmes existants, ce qui peut s’avérer difficile en raison des différentes normes et des changements technologiques fréquents.

4. Obstacles à la mise en œuvre :

Les erreurs dans la phase de configuration initiale peuvent entraîner des retards et des inefficacités. Par conséquent, une planification et une exécution minutieuses sont nécessaires pour une mise en œuvre réussie.

Meilleures pratiques en matière d’approvisionnement électronique

Définition claire des objectifs : Formulez les objectifs de votre initiative d’approvisionnement électronique. Alignez-les sur la stratégie commerciale globale pour assurer une exécution ciblée et efficace.

• Normalisez les processus : établissez des processus d’approvisionnement standardisés dans l’ensemble de l’organisation. Définir des politiques claires pour assurer l’uniformité et l’efficacité des activités d’approvisionnement.
• Transparence : Favorisez un processus d’approvisionnement transparent en offrant une visibilité sur l’ensemble du cycle de vie de l’approvisionnement. Communiquer les exigences, les critères et les processus décisionnels à toutes les parties prenantes concernées.
• Automatisation : Utilisez la technologie pour automatiser les processus d’approvisionnement électronique. Mettez en œuvre des systèmes d’approvisionnement électronique et des outils d’approvisionnement qui rationalisent les flux de travail, automatisent les approbations et s’intègrent à d’autres systèmes pour un partage transparent des données.
• Décisions d’inventaire basées sur les données : utilisez l’analyse des données pour prendre des décisions éclairées en matière d’inventaire. Analysez les données historiques, les prévisions de la demande et les tendances du marché pour optimiser les stocks, réduire les ruptures de stock et améliorer les performances globales de la chaîne d’approvisionnement.
• Stratégie multi-approvisionnement : Mettez en œuvre une stratégie multi-approvisionnement pour diversifier les fournisseurs et atténuer les risques. Identifier d’autres sources de biens ou de services essentiels pour assurer la continuité de l’approvisionnement même en cas de perturbations ou de changements dans les conditions du marché.
• Relations à long terme avec les fournisseurs : Entretenez des relations à long terme avec les fournisseurs stratégiques. Investissez dans l’établissement de partenariats solides, la collaboration à l’amélioration continue et l’exploration conjointe des possibilités de réduction des coûts.
• Formation du personnel des achats : Offrez régulièrement des possibilités de formation et de développement professionnel au personnel des achats, en le tenant au courant des tendances de l’industrie, des meilleures pratiques et des technologies en évolution pour améliorer ses compétences et ses connaissances.

Téléchargez notre rapport de recherche – Comprendre l’approvisionnement électronique, partie 2 : Facteurs critiques de succès

En intégrant ces bonnes pratiques, les organisations peuvent accroître l’efficacité des achats, réduire les efforts manuels, améliorer la prise de décision, favoriser la transparence, atténuer les risques et renforcer les relations avec les fournisseurs afin d’accroître l’efficacité opérationnelle et d’obtenir de meilleurs résultats commerciaux.

Inférence

L’e-procurement change la façon dont les entreprises gèrent leurs activités d’achats. En rationalisant les flux de travail, en améliorant la visibilité et en permettant la prise de décision en temps réel, les systèmes d’approvisionnement électronique offrent une solution complète aux défis liés aux achats. L’adoption de cette approche numérique permet aux entreprises de maximiser l’efficacité opérationnelle, de réduire les coûts et de maintenir des relations à long terme avec leurs fournisseurs. Avec l’importance croissante de l’approvisionnement basé sur les données, l’eProcurement devient de plus en plus important pour les entreprises qui cherchent à optimiser leurs chaînes d’approvisionnement et à rester compétitives.

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Foire aux questions

Q1: Qu’est-ce que l’approvisionnement électronique ?

L’approvisionnement électronique est le processus d’achat de biens et de services par voie électronique, souvent au moyen d’un logiciel d’approvisionnement spécial.

Q2: Comment l’approvisionnement électronique augmente-t-il l’efficacité ?

eProcurement rationalise les processus d’approvisionnement en automatisant les flux de travail, en réduisant la paperasserie et en fournissant un suivi en temps réel.

Q3: Quels sont les avantages de l’utilisation des solutions d’approvisionnement électronique ?

Les avantages comprennent des économies de coûts, une meilleure gestion des fournisseurs, une meilleure visibilité et une meilleure conformité aux directives d’approvisionnement.

Q4: Les systèmes d’approvisionnement électronique peuvent-ils être intégrés aux solutions ERP existantes ?

Oui, les systèmes modernes d’approvisionnement électronique sont conçus pour s’intégrer de manière transparente aux systèmes ERP et financiers existants.

Q5: Comment l’eProcurement améliore-t-il la collaboration avec les fournisseurs ?

eProcurement favorise une meilleure collaboration avec les fournisseurs en fournissant une plateforme centralisée pour la communication, la gestion des contrats et l’évaluation des performances.

Lectures complémentaires:

1. Unlocking Deep Value with GenAI in Procurement For Dummies®
2. Gagner en efficacité grâce aux solutions de gestion des dépenses longues traînes
3. Dépenses longues traînes sans intervention manuelle : le nouveau standard d’efficacité pour un processus P2P de classe mondiale