Qu'est-ce que Journal des achats

Qu’est-ce qu’un journal des achats (Procurement Log) ?
Un journal des achats est un registre structuré destiné à documenter et suivre de manière systématique l’ensemble des activités d’approvisionnement. Il contient généralement des informations telles que les articles achetés, les fournisseurs, les bons de commande, les dates d’exécution et les coûts associés. Ce registre est un outil fondamental pour la gestion des processus achats, en assurant la transparence, la conformité et en facilitant les audits ainsi que la gestion budgétaire.

Principaux avantages
Efficacité opérationnelle
Le journal des achats améliore considérablement l’efficacité opérationnelle en intégrant les systèmes et les processus, ce qui fluidifie le cycle d’approvisionnement. Cette visibilité accrue réduit les interventions manuelles et garantit un traitement plus rapide et plus précis des opérations achats.

Maîtrise des coûts
Grâce à des données précises et en temps réel, le journal permet une meilleure gestion des coûts. Il favorise des négociations plus pertinentes avec les fournisseurs et éclaire les décisions d’achats, contribuant ainsi à la réduction du coût total de possession (TCO).

Réduction des risques
Le système fournit des données critiques sur la performance des fournisseurs et les risques potentiels. Cela permet une gestion proactive du risque, avec des actions correctives mises en place en amont pour éviter les ruptures ou les non-conformités.

Appui à la décision stratégique
Avec l’aide d’analyses avancées et de données en temps réel, les journaux des achats renforcent la prise de décision stratégique. Les équipes achats peuvent ainsi planifier plus efficacement, gérer les relations fournisseurs et optimiser les stratégies de sourcing.

Adoption par les utilisateurs et satisfaction accrue
Un journal bien conçu simplifie les processus et améliore leur convivialité, ce qui favorise l’adoption par les utilisateurs. En réduisant la charge administrative, il permet aux équipes achats de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

Références Zycus
Pulse of Procurement 2014 : An Overview of Procurement Technology Trends (Part I)

Navigating Complex Procurement Regulations

iZ : The Start of Real Procurement Transformation

6 Scenarios Which Demand Advanced eSourcing

Zycus Delivers Source to Contract Excellence to TE Connectivity